Schnittstelle Personalberater & Unternehmen: eine Frage der zielgerichteten Kommunikation

Vor … Jahren war ich selbst als Personalberaterin tätig. Ich weiß noch wie unterschiedlich die Kunden (Recruiter, Abteilungsleiter, Geschäftsführer etc) waren. Und ich weiß auch noch, wie unklar bei neuen Kunden die Vorstellung darüber war, wie viel Eigen-Aufwand im Prozess zu leisten ist. Gerne ließen sie Schritt für Schritt durch den Prozess leiten .

Experten-Interview

Mit diesem Interview möchte ich

• einerseits herausfinden, in wie fern sich die Prozesse von Personalberater zu Personalberater unterscheiden und
• andererseits den Ansprechpartnern im Unternehmen einen kleinen Leitfaden in die Hand geben, um mit ihrem Personalberater friktionsfrei ans Ziel zu gelangen.

Vergangene Woche zog ich bereits eine Frage aus dem Gesamtinterview vor: „Woran scheitert die Zusammenarbeit zwischen Personalberater und Unternehmen am ehesten?“.

Das heutige Interview wird viel konkreter: SO stellen sich Personalberater die Zusammenarbeit idealer Weise vor. Ja, natürlich ist jede Situation individuell und kommt an auf … . Meine Fragen fokussieren den Idealzustand. Besonders interessant sind die Unterschiede zwischen den Personalberatern – von einem sehr persönlichen Zugang bis hin zu wissenschaftlicher Fundierung:

Mag. (FH) Hermann Pavelka-Denk (PAVELKA-DENK Personalberatung):

Was muss auf jeden Fall auf Kundenseite vorbereitet werden?
Wir schätzen es sehr, wenn auf Kundenseite ein Jobprofil oder ein konkretes Bild von der vakanten Position vorhanden ist. So erleichtert es eine Positions- und Umfeldanalyse zu machen, die Innensicht des Unternehmens mit der Außensicht des Arbeitsmarktes zu matchen.

Wo setzt Ihre Unterstützung ein?
Wir fragen so lange nach bis wir den Job verstanden haben. Die Aufgaben und Anforderungen müssen schlüssig sein. Nach einer eingehenden Recherche wird dem Kunden ein Jobprofil auf Basis dieser Analyse erstellt.

Wie aktiv soll Ihr Kunde am Recruiting-Prozess teilnehmen?
Wir steuern den Prozess und der Kunde begleitet ihn. Es wird ein Plan, eine Struktur und Suchstrategie definiert. Wie und wann der Kunde direkt in den Prozess eingebunden wird, hängt von den Wünschen der Kunden als auch von der Sinnhaftigkeit in der Suche ab. Interessierte Kunden, die erreichbar sind und die Rückmeldungen geben sind die besten Kunden.
Nach Präsentation von passenden Kandidaten sind rasche Entscheidungswege gefragt. Werden schon ein oder zwei Kandidaten in eine finale Runde weiter gelotst oder soll die Suche weiter durchgeführt werden. Wir begleiten unsere Kunden sehr intensiv in diesen Phasen, um zu vermeiden, dass interessierte Kandidaten aufgrund von zu langen Entscheidungsprozessen wegfallen.

Was zeichnet Sie in der Zusammenarbeit aus?
Unsere Kunden sagen über uns, dass unsere Prozesse sehr personenbezogen und professionell aufgesetzt sind, die Qualität passt und die zusätzlichen Serviceleistungen im Suchprozess unseren Kunden immer einen Mehrwert geboten haben.

Victoria Petsch (Markus Baldauf Management Consulting):

Was muss auf jeden Fall auf Kundenseite vorbereitet werden?
Wir kooperieren ganz individuell mit unseren Kunden und gehen auf alle Situationen und Anforderungen speziell ein. Manche Unternehmen haben bereits ein fertiges Stellenprofil, ein fixes Gehaltsschema und ganz klare Vorstellungen von den Idealkandidaten vorbereitet. Andere wiederrum haben vielleicht das Aufgabenfeld und das Tätigkeitsprofil der Position grob formuliert, haben jedoch noch in einigen Punkten Klärungsbedarf. Wir arbeiten mit beiden Kunden und haben Methoden entwickelt, um effektiv und zielführend gemeinsam zu arbeiten.

Wie aktiv soll Ihr Kunde am Recruiting-Prozess teilnehmen?
Wir arbeiten teilweise mit Kunden, die gerne aktiv am Bewerbungsprozess teilnehmen, gerne zwischendurch Feedback bekommen und auch öfters nachfragen. Mit diesen Kunden gestalten wir die laufende Zusammenarbeit aktiv und geben ein Gefühl der offenen und kommunikativen Zusammenarbeit. Andere Kunden wiederrum übergeben uns Aufträge und freuen sich, wenn wir Sie selbstständig und ohne viel Nachfragen bei Ihrer Arbeit unterstützen können. Nachdem wir passende Kandidaten anhand eines Bewerbungsdossiers mit allen Informationen vom Kandidaten und auch von unserem Eindruck dem Unternehmen präsentiert haben, freuen wir uns über eine Rückmeldung und ein Feedback zu dem Kandidaten, das ist sehr hilfreich hinsichtlich zukünftiger Kandidaten und Positionen.

Was zeichnet Sie in der Zusammenarbeit aus?
Wir arbeiten individuell, effektiv und lösungsorientiert. Wir sind ein Team von kommunikativen und proaktiven Personen mit vielen Kontakten und Expertise im Bereich IT, Consulting, Finanz- und Vertrieb. Uns ist eine kundenorientierte und abgestimmte Zusammenarbeit wichtig und wir gehen ganz explizit auf Veränderungen und Wünsche von Seiten der Kunden ein. Wir zeichnen uns durch unsere Anpassungsfähigkeit und unser Engagement aus. Und genau das ist es, was uns neue Kunden und Folgeaufträge verschafft.

Mag. Verena Irrschik (Karrieremanufaktur):

Was muss auf jeden Fall auf Kundenseite vorbereitet werden?
Je mehr Informationen wir zum Unternehmen und zu der offenen Position bekommen, desto besser! Ergänzende Informationen zum Unternehmen (die wir nicht selbst im Internet recherchieren können), ein Organigramm sowie ein Stellenprofil sind auf jeden Fall notwendig. Ein persönliches Kennenlernen des Fachvorgesetzten, ein kurzer Blick auf den Arbeitsplatz sowie Details zum Arbeitsalltag des zukünftigen Mitarbeiters ermöglichen ein noch besseres Verständnis und Gefühl für die spezifischen Anforderungen eines Jobs.
Im Zuge des ersten Gesprächs sind wir auch öfter mit unrealistischen Wünschen und Vorstellungen konfrontiert, die wir dann gemeinsam an die aktuelle Situation anzupassen versuchen.

Wie aktiv soll Ihr Kunde am Recruiting-Prozess teilnehmen?
Wir freuen uns wenn ein Kunde sich aktiv einbringt! Gerade bei Kunden mit denen wir erst kurz zusammenarbeiten. Wir agieren während des Suchprozesses rasch und zeitnah. Es kann vorkommen, dass wir interessante Bewerber bereits wenige Stunden nach Eingang der Bewerbungsunterlagen kontaktieren und zu einem persönlichen Gespräch einladen. Der Zeitfaktor ist vor allem bei den „Top-Bewerbern“ extrem wichtig.

Wie soll es nach der Präsentation der ersten Kandidaten weitergehen – idealer Weise einerseits und realistisch andererseits?
Nach der Präsentation des Kandidaten könnte sich der Personalberater eigentlich zurücklehnen und in Ruhe die Entscheidung des Unternehmens abwarten. Doch gerade diese Phase bis zur Entscheidung ist mitunter eine sehr sensible Zeitspanne in der sich der Berater um die Bewerber kümmern muss. Die Kandidaten sollten bis zur Entscheidung vom Personalberater auf dem Laufenden gehalten und mit Informationen versorgt werden. Ideal wäre ein zeitnahes (innerhalb von 1-2 Wochen) zweites und konkreteres Gespräch zwischen Kunde und Bewerber und eine anschließende Entscheidung und Konkretisierung. Nicht selten geht es darum, die Bewerber charmant „hinzuhalten“ bis ein Kunde eine endgültige Entscheidung getroffen hat, was oft mehrere Wochen dauern kann.

Was zeichnet Sie in der Zusammenarbeit aus?
Unsere Kunden schätzen vor allem unsere sehr persönliche, wertschätzende, professionelle und flexible Arbeitsweise. Die Basis dafür ist gegenseitiges Vertrauen sowie eine ehrliche und gute Kommunikationsbasis.

Melissa Wurzer (Trenkwalder Personaldienste GmbH):

Was muss auf jeden Fall auf Kundenseite vorbereitet werden?
Ein persönliches Gespräch mit den Ansprechpartnern und Entscheidungsträgern im Unternehmen des Kunden ist Basis für den Suchauftrag – auch im Hinblick auf die passende Persönlichkeit und der Softskills der künftigen Bewerber. Ziel des Gespräches ist ein klar definiertes Anforderungsprofil inkl. detaillierter Informationen z.B.: zum bestehenden Team, Vorgesetzten, Rahmenmodalitäten, Perspektiven, etc. zu erhalten, damit passgenau rekrutiert werden kann.

Wo setzt Ihre Unterstützung?
Wir arbeiten auf Basis eines wissenschaftlich begründeten Verfahrens ein kompetenzorientiertes Sollprofil aus. Mit der Reduzierung des Anforderungsprofils auf die wesentlichen Punkte werden qualifizierte und ansprechende Jobprofile gezielt auf bewährten, zielgruppenorientierten Plattformen inseriert.

Wie aktiv soll Ihr Kunde am Recruiting-Prozess teilnehmen?
Das ist sehr unterschiedlich. Meist übernehmen wir die Vorauswahl und Abwicklung des kompletten Bewerbungsprozesses inkl. Kompetenztestung, Referenzeinholung etc. und eine aktive Beteiligung ist primär nicht relevant. Generell ist es wichtig, dass die Feedbackschleife funktioniert. Detaillierte Absagegründe oder oftmals kleine Änderungen zum Aufgabengebiet sind sinnvoll, damit die Suche effizient angepasst werden kann.

Was zeichnet Sie in der Zusammenarbeit aus?
Für uns gilt eine transparente Kommunikation mit dem Klienten, als auch mit den Bewerbern als oberstes Gebot, um eine langfristige Zusammenarbeit zu gewährleisten. Aufgrund unseres europaweiten dichten Standortnetzes können wir rasch und persönlich vor Ort beim Kunden als auch in der Nähe der Bewerber agieren. Die 30-jährige Marktpräsenz und die ständige Aus- und Weiterbildung unserer Mitarbeiter fördert die Professionalität und das Engagement im Recruiting – dies wurde heuer bereits zum 3. Mal in Folge mit dem Golden-Best-Recruiter“-Siegel ausgezeichnet.

Mag. Barbara Schopper (Schulmeister Management Consulting):

Was muss auf jeden Fall auf Kundenseite vorbereitet werden?
Idealerweise gibt es ein bis zwei Ansprechpartner auf Kundenseite, die auch die Personalentscheider sind. Unternehmensinformationen, Stellenprofile, Organigramme, alte Inserate, etc. erleichtern die Besprechung des Anforderungsprofils.

Wo setzt Ihre Unterstützung ein?
Unterschiedlich. Wir begleiten Unternehmen in allen Phasen der Personalsuche, von der Definition der Anforderungen und Erwartungen an eine zu besetzende Position bis hin zur Gehaltsfindung und Vertragsgestaltung bei Einstellung eines neuen Mitarbeiters. Dabei gehen wir jeweils ganz individuell in der Zusammenarbeit mit unseren Kunden auf deren Wünsche und Bedürfnisse ein.

Wie aktiv soll Ihr Kunde am Recruiting-Prozess teilnehmen?
Während des Recruiting-Prozesses gibt es im Normalfall mehrere Feedback-Schleifen, insofern sind unsere Kunden automatisch in den Recruiting Prozess involviert. Insbesondere, wenn es sehr wenige potenziell passende Bewerber für eine sehr spezifische Position gibt, ist es oft nötig, den Suchradius zu verändern oder zu erweitern und mit den Kunden abzuwägen, inwieweit sich das tatsächliche Qualifikationsprofil eines Bewerbers vom Wunschprofil des Kunden unterscheiden darf.

Was zeichnet Sie in der Zusammenarbeit aus?
Seriöse, qualitätsorientierte Personalberatung in klarer Abgrenzung zu „Lebenslauf-Händlern“!
Fachlich sehr kompetente Berater. Über 14 Jahre Erfahrung in der Personalsuche im Bereich Controlling, Finanz- und Rechnungswesen. Fachbeirat, um den laufenden Know How Transfer zwischen Lehre und Forschung und der Unternehmenspraxis zu gewährleisten. Strategische Partnerschaften mit Aus-und Weiterbildungsinstituten, Universitäten.

Mag. Birgit Witzelsberger (Deloitte):

Was muss auf jeden Fall auf Kundenseite vorbereitet werden?
Je konkreter und klarer der Kunde schon vor Beginn der Suche weiß, was er vom zukünftigen Stelleninhaber erwartet, welche Qualifikationen dieser unter allen Umständen mitbringen soll aber auch welche nicht unbedingt erforderlich sind, desto eher kann eine Position erfolgreich besetzt werden. Nicht optimal ist, wenn das genaue Stellen- und Anforderungsprofil erst im Laufe der Suche bzw. erst nach einer ersten Kandidatenpräsentation konkretisiert bzw. neu angepasst wird.

Wo setzt Ihre Unterstützung ein?
Wir unterstützen unsere Kunden so, wie es die Situation erfordert bzw. der Kunde es wünscht, d.h. je nach Bedarf übernehmen wir den gesamten Recruitingprozess, Teilaspekte (z.B. Inseratschaltung und Auswahlverfahren) oder setzen konkrete Einzelmaßnahmen (z.B. eine Datenbankrecherche). Im üblichen Fall übernehmen wir den gesamten Recruitingprozess.

Wie aktiv soll Ihr Kunde am Recruiting-Prozess teilnehmen?
Eine stärkere Involvierung des Kunden kann manchmal erforderlich und zielführend sein. In den meisten Fällen ist die Einbindung des Kunden bei Projektstart und dann wieder im Zuge der Gespräche mit den Short List Kandidaten am intensivsten. Im Idealfall ist der Berater über alle relevanten Themen am gleichen Wissensstand wie der Kunde, um auch den Kandidaten gegenüber professionell agieren zu können.

Welche generellen Entwicklungen sehen Sie im Recruiting?
Wir sehen eine starke Entwicklung in Richtung Online- und Mobile-Recruiting. Zudem kommt die starke Nutzung von Social Media wie LinkedIn, twitter, Xing etc.. Personalberatern wird die Arbeit durch state-of-the-art Online-Datenbanken erleichtert, in die Bewerber ihre Daten und Dokumente selbst hochladen können, idealerweise gleich von ihrem Smartphone aus. Es gibt sogar bereits Versuche zu Recruiting über What´s App. Der Recruiting-Prozess wird sich auch in Zukunft zunehmend vernetzter und in vielen Fällen auch ideenreicher gestalten lassen.

Was zeichnet Sie in der Zusammenarbeit aus?
Als Teil eines der größten Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungsunternehmen sprechen und verstehen wir die Sprache der Wirtschaft. Unser Ziel ist es, das Business unserer Kunden zu unterstützen. Wir bündeln die gesamte Palette an HR Business Know-how, ob strategische Personalbedarfsplanung, Kompetenzmodellierung oder Unterstützung bei Arbeitsrecht, Gehalt, Payroll und steuerlichen Themen – im Deloitte-Team gibt es die richtigen ExpertInn

Die Gesprächspartner

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