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Was Fluktuation wirklich kostet – eine Berechnung.

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Während meist nur die direkten, spürbaren Kosten herangezogen werden, wenn es darum geht, Fluktuationskosten zu berechnen, so liegen die tatsächlichen Kosten dafür um einiges höher. Ich habe dazu bereits im Jahr 2012 in meinem Artikel „Mitarbeiterbindung bringt’s … oder: Was Fluktuation kostet“ eine Musterrechnung gemacht. Auf vielfachen Wunsch habe ich diese Berechnung der Kosten für Mitarbeiterfluktuation nun für Sie in ein Excel Sheet verpackt, sodass Sie sie jederzeit selbst machen können.

Es sind mehr Flutuationskosten als man sieht

Wie teuer Fluktuation wirklich ist, wird erst bewusst, wenn man sich mit den Echtkosten von Mitarbeiterfluktuation auseinander setzt. In den meisten Fällen sind zwar Kosten für Inserate, Personalberater, ggf. noch Einstellungsgespräche, etc. bewusst und bekannt, nicht jedoch jene Kosten, die im Inneren der Organisation auflaufen. Das liegt daran, dass die Budgets für zB eine Personalabteilung bzw. die Personen, die das Recruiting betreiben, ohnehin fixiert sind und daher nicht in Bezug auf die Fluktuationsrate / die Ein- und Austritte betrachtet werden. Zieht man diese Faktoren, sowie zB Minderleistungen und Doppelbelastungen hinzu, dann steigen die Kosten für einen einzelnen Austritt mit anschließender Nachbesetzung beträchtlich. Aber mal langsam. Welche Kosten fallen überhaupt an (Fluktuation – Definition der Kosten)?

Kosten des ausscheidenen Mitarbeiters

Zu den Kosten des ausscheidenden Mitarbeiters zählen:

  • Auszuzahlende Resturlaubtage
  • Kosten für die Erledigung der Formalitäten (Abmeldung, Dienstzeugnis, ggf. Veränderungen am Arbeitsplatz, …)
  • Minderleistungen durch zB innere Kündigung oder Jobsuche des Ausscheidenden
  • Schulungskosten, deren Umsetzung nun nicht mehr genutzt werden kann
  • ggf. Abfertigungszahlungen

Kosten der Neubesetzung

In vielen Fällen wird nachbesetzt. Entsprechend fallen hier einige Kosten an:

  • Kosten für Inserate und Ausschreibungen bzw. Personalberater
  • Kosten für den Zeitaufwand der Abstimmung von Ausschreibungen und Suchstrategien
  • Kosten für Sichten von eingehenden Bewerbungen
  • Kosten für das Führen von Bewerbungsgesprächen
  • Kosten für Einstellungsformalitäten (Anmeldung, Dienstvertrag, etc.)

Kosten der Einarbeitung

Aber auch in der Einarbeitungsphase fallen zahlreiche, oft versteckte Kosten an:

  • Einarbeitungszeit, in der zwar das volle Gehalt gezahlt werden muss, aber nicht die volle Leistung möglich ist
  • Kosten für Einschulung und Weiterbildung
  • ggf. Kosten für erhöhte Fehlerquote oder langsameres Arbeiten aufgrund von Unerfahrenheit im Job

Kosten für Mehrbelastungen

Zudem kommt es meist zu einer Mehrbelastung der Organisation bzw. des Teams durch einen personellen Wechsel:

  • Kosten für das Einrichten eines neuen Arbeitsplatzes, benötigter IT Lizenzen, etc.
  • Kosten für Doppelbesetzungen (zB in der Übergabezeit)
  • Kosten für Personalrochaden, neue Aufgabenverteilungen im Team, etc.
  • Kosten für Überstunden, die vom Team während der Umbesetzung zu leisten sind

Weitere Fluktuationskosten

Natürlich können noch weitere Kosten anfallen, die sich aber nur schwer im Vorfeld beziffern lassen. Ein klassisches Beispiel wären Kosten für Kundenabgänge wie sie in manchen personenbezogenen Dienstleistungen durchaus üblich sind. Aber auch Kosten durch den Verlust von Wissen oder dem durch einen Wechsel zur Konkurrenz verlorengehenden Know-How bzw. Insiderwissen. Berücksichtigt man in manchen Branchen diese Faktoren, dann ist Fluktuation praktisch jedenfalls zu vermeiden.

Das Berechnungsblatt (Kosten Fluktuation)

In einem einfachen Berechnungblatt habe ich für Sie die Möglichkeit geschaffen, die oben angegebenen Kosten für einen konkreten Fall an Fluktuation und Nachbesetzung auszurechnen. Sie können das Ergebnis dann gerne anhand ihrer Gesamtfluktuation hochrechnen und werden überrascht sein, was sich an Echtkosten durch Mitarbeiterfluktuation ergeben kann.

Bitte beachten Sie, dass das Tool keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt. Es wurden zB Sonderzahlungen außer Acht gelassen. Ebensi können keine Branchenspezifika abgebildet werden. Aber für eine grobe Einschätzung ist das Instrument gut verwendbar. Entsprechend freue ich mich über Ihre Rückmeldung, wenn Ihnen etwas abgehen sollte oder unklar ist.

Mein abschießender Appell an dieser Stelle als jemand, der sich viel mit Mitarbeiterbindung in Organisationen beschäftigt: Eine Investition in Mitarbeiterbindung lohnt sich fast immer!

Das Berechnungblatt auf Excelbasis finden Sie hier: Berechnung Fluktuationskosten

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