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HR-Tipp | Meeting-itis | Meetings effektiv führen und gestalten – Tipp 1+2/6


HR-Tipp: Meetings efektiv führen und gestalten.
Tipp 1: Agenda erstellen und Ziele definieren
Tipp 2: die „Tops“ vorab kurz durchgehen
(alle Teile dieser Tipp-Serie)

Zielgruppe:



Personen, die für die Vorbereitung und / oder den Ablauf von
Meetings verantwortlich sind oder Einfluss darauf nehmen können.


Tipp-Geber:


xxx


Reiner Voss


Wenn der Arbeitsalltag von Meetings geprägt ist, reiht sich eine Sitzung an die nächste. Diese „Meeting-itis“ hat Ursachen. Wir haben Tipps – mit positiven Nebenwirkungen.

Je enger die Mitarbeiter eines Unternehmens zusammenarbeiten, umso größer ist der Abstimmungsbedarf. Und: Je schneller sich das Unternehmensumfeld wandelt, umso häufiger muss die Führungsmannschaft sich auf neue Problemlösungen verständigen. Doch viele Meetings könnten ersatzlos gestrichen werden, wenn die verbleibenden effektiver gestaltet würden. Zudem könnte ihre Dauer verkürzt werden, wenn sie nicht zuweilen so unstrukturiert wie Kaffeekränzchen verliefen. Deshalb zur Erinnerung: Meetings sind Arbeitstreffen, bei denen bestimmte Ziele erreicht werden sollen – in möglichst kurzer Zeit. Entsprechend sollten sie gestaltet sein. Hierfür einige Tipps.

Tipp 1: Agenda erstellen und Ziele definieren

Das erscheint selbstverständlich. Ist es aber nicht. Oft sagt bei Meetings ein Teilnehmer, kaum sind die geladenen Personen im Raum: „Lasst uns loslegen. Ich muss noch …“ Und weil dies bei den anderen ähnlich ist, stürzen sich alle auf das erstbeste Thema. Wild debattieren sie darüber, ohne vorab zu klären:

  • Was müssen wir besprechen?
  • Welches sind die wichtigsten/dringlichsten Themen?
  • Welche Ziele wollen/können wir erreichen?
  • Welches Vorgehen ist sinnvoll?

Entsprechend unstrukturiert verläuft das Gespräch. Erstellen Sie deshalb zu Beginn jedes Meetings eine Agenda. Und erörtern Sie das Vorgehen, und stellen Sie zur Orientierung einen Zeitplan auf.

Tipp 2: die „Tops“ vorab kurz durchgehen

Das wird oft vergessen – speziell dann, wenn vor dem Meeting schon andere stattfanden. Dann nimmt der Leiter der Besprechung meist an: Allen ist klar, worüber wir sprechen. Und völlig überrascht ist er, wenn plötzlich ein Teilnehmer zum Beispiel sagt: „Ich dachte, wir sprächen heute über das Thema …“. Gehen Sie deshalb zu Beginn eines Meetings mit den Teilnehmern die Tops, also Tagesordnungspunkte, durch. Sorgen Sie dafür, dass Einigkeit über die Inhalte und Zielsetzungen besteht, und ändern Sie, sofern nötig, die Agenda.


Ein Dank an den Tipp-Geber

Reiner Voss ist Geschäftsführer des Trainings- und Beratungsunternehmens Voss+Partner, Hamburg (www.voss-training.de), das unter anderem Kommunikationstrainings durchführt, in denen auch das Thema „Meetings moderieren“ erörtert wird.

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