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HR-Tipp | Meeting-itis | Meetings effektiv führen und gestalten – Tipp 3+4/6


HR-Tipp: Meetings efektiv führen und gestalten.
Tipp 3: Die Reihenfolge der Themen klären
Tipp 4: Medien nutzen & Zwischenergebnisse fixieren
(alle Teile dieser Tipp-Serie)

Zielgruppe:



Personen, die für die Vorbereitung und / oder den Ablauf von
Meetings verantwortlich sind oder Einfluss darauf nehmen können.


Tipp-Geber:


xxx


Reiner Voss


Wenn der Arbeitsalltag von Meetings geprägt ist, reiht sich eine Sitzung an die nächste. Diese „Meeting-itis“ hat Ursachen. Wir haben Tipps – mit positiven Nebenwirkungen.

Je enger die Mitarbeiter eines Unternehmens zusammenarbeiten, umso größer ist der Abstimmungsbedarf. Und: Je schneller sich das Unternehmensumfeld wandelt, umso häufiger muss die Führungsmannschaft sich auf neue Problemlösungen verständigen. Doch viele Meetings könnten ersatzlos gestrichen werden, wenn die verbleibenden effektiver gestaltet würden. Zudem könnte ihre Dauer verkürzt werden, wenn sie nicht zuweilen so unstrukturiert wie Kaffeekränzchen verliefen. Deshalb zur Erinnerung: Meetings sind Arbeitstreffen, bei denen bestimmte Ziele erreicht werden sollen – in möglichst kurzer Zeit. Entsprechend sollten sie gestaltet sein. Hierfür einige Tipps.

Tipp 3: Die Reihenfolge der Themen klären

Dies ist nötig, weil die Themen oft zusammenhängen. So erübrigt es sich zum Beispiel, über Investitionen zu debattieren, wenn der Finanzbericht zeigt: Unsere Kasse ist leer. Aber auch, wenn die Themen nicht zusammenhängen, sollten Sie mit den Teilnehmern klären: In welcher Reihenfolge besprechen wir sie? Denn aufgrund ihrer Position im Unternehmen messen die Anwesenden ihnen eine unterschiedliche Bedeutung bei. Deshalb besteht, wenn Sie nicht abstimmen, was als Erstes und was später behandelt wird, die Gefahr: Einige Teilnehmer sind sauer, weil „ihre“ Themen am Schluss erörtert werden. Und restlos verärgert sind sie, wenn „ihre“ Themen, weil die Zeit knapp wird, am Ende nur noch im Schnelldurchgang behandelt oder gar vertagt werden. Entsprechend gering ist nach dem Meeting ihre Motivation, Beschlüsse umzusetzen.

Tipp 4: Medien nutzen und Zwischenergebnisse fixieren

Bei vielen Meetings kommen solche Präsentationsmedien wie Flipcharts, (Moderations-)Tafeln und Projektoren nur zum Einsatz, um die Teilnehmer beispielsweise über die Ergebnisse zwischenzeitlicher Arbeitstreffen zu informieren. Werden die Vorschläge jedoch ausgearbeitet und ihre Vor- und Nachteile erörtert, stehen die Medien ungenutzt in der Ecke. Die Folge: Endlose Debatten, bei denen immer wieder dieselben Argumente vorgetragen werden. Sei es, weil die Zwischenergebnisse nicht festgehalten wurden oder die Teilnehmer die Zusammenhänge nicht „vor Augen“ haben. Für solche Diskussionen gilt: Nicht die beste Lösung, sondern die ausdauerndsten Redner gehen aus ihnen als Sieger hervor.


Ein Dank an den Tipp-Geber

Reiner Voss ist Geschäftsführer des Trainings- und Beratungsunternehmens Voss+Partner, Hamburg (www.voss-training.de), das unter anderem Kommunikationstrainings durchführt, in denen auch das Thema „Meetings moderieren“ erörtert wird.

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