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HR-Tipp | Meeting-itis | Meetings effektiv führen und gestalten – Tipp 5+6/6


HR-Tipp: Meetings efektiv führen und gestalten.
Tipp 5: Festhalten, wer was bis wann tut
Tipp 6: Feedback geben & einholen
(alle Teile dieser Tipp-Serie)

Zielgruppe:



Personen, die für die Vorbereitung und / oder den Ablauf von
Meetings verantwortlich sind oder Einfluss darauf nehmen können.


Tipp-Geber:


xxx


Reiner Voss


Wenn der Arbeitsalltag von Meetings geprägt ist, reiht sich eine Sitzung an die nächste. Diese „Meeting-itis“ hat Ursachen. Wir haben Tipps – mit positiven Nebenwirkungen.

Je enger die Mitarbeiter eines Unternehmens zusammenarbeiten, umso größer ist der Abstimmungsbedarf. Und: Je schneller sich das Unternehmensumfeld wandelt, umso häufiger muss die Führungsmannschaft sich auf neue Problemlösungen verständigen. Doch viele Meetings könnten ersatzlos gestrichen werden, wenn die verbleibenden effektiver gestaltet würden. Zudem könnte ihre Dauer verkürzt werden, wenn sie nicht zuweilen so unstrukturiert wie Kaffeekränzchen verliefen. Deshalb zur Erinnerung: Meetings sind Arbeitstreffen, bei denen bestimmte Ziele erreicht werden sollen – in möglichst kurzer Zeit. Entsprechend sollten sie gestaltet sein.

Tipp 5: Festhalten, wer was bis wann tut

Oft wird in Meetings irgendwann die Zeit knapp, und die Teilnehmer blicken immer häufiger auf die Uhr. Entsprechend hastig erfolgt die Maßnahmenplanung, weil jeder denkt: Den anderen wird schon klar sein, was es zu tun gilt. Die Folge: Vieles, von dem alle denken, es sei beim nächsten Meeting erledigt, ist dann nicht erledigt. Auch weil ohne Maßnahmenplan zwischenzeitlich kein Check möglich war, ob die nötigen Initiativen ergriffen wurden. Entsprechend mies ist beim nächsten Meeting von Anfang an die Stimmung. Denn jeder denkt: Jetzt müssen wir darüber erneut debattieren.

Tipp 6: Feedback geben und einholen.

Weil bei vielen Meetings die Zeit aus dem Ruder läuft, eilen die Teilnehmer nach deren Ende auseinander wie eine aufgeschreckte Rinderherde. Weder werden sie für ihre Arbeit gelobt, noch werden sie auf Dinge hingewiesen, die nicht optimal verliefen. Kurz: Es erfolgt weder eine Zusammenfassung dessen, was geleistet und erreicht wurde, noch eine „Manöverkritik“. Die Folge: Jeder kehrt an seinen Arbeitsplatz zurück und hat in der Hektik des Alltags schnell das Besprochene vergessen. Und beim nächsten Meeting heißt es dann „The same procedure as…“.


Ein Dank an den Tipp-Geber

Reiner Voss ist Geschäftsführer des Trainings- und Beratungsunternehmens Voss+Partner, Hamburg (www.voss-training.de), das unter anderem Kommunikationstrainings durchführt, in denen auch das Thema „Meetings moderieren“ erörtert wird.

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