Branchen-Übersicht | HR-Software
Artikel in 3 Teilen:
- Teil I / III: Anforderungen
- Teil II / III: Kosten – Nutzen
- Teil III / III: Integration in bestehende Strukturen
Vorbei sind die Zeiten, in denen HR-Aufgaben mittels Excel-Listen oder ähnlicher Substitute gelöst wurden. Eine zielführende HR-Software ist in die gesamte Unternehmenssoftware eingebunden und keineswegs nur auf die Nutzung innerhalb der HR-Abteilung beschränkt. Intuitive Bedienung und „Joy of Use“ sollten im Vorderrund stehen.
Etwas, das für Großunternehmen Alltag ist und in vielen KMU noch in den Kinderschuhen steckt, ist der Einsatz professsioneller HR-Software.
Viele KMU kommen herrlich ausschließlich mit einer Lohnverrechnungs-Software zurecht. Die übrigen Tasks werden mit Excel- Listen oder ähnlichen Substituten gelöst. Das mag hervorragend funktionieren, doch stößt es irgendwann – vor allem mit zunehmender Unternehjomensgröße – an administrative Grenzen.
Dieser Artikel richtet sich an all jene, die ihre HR-Software neu aufsetzen oder andenken, sie durch zusätzliche Module zu erweitern.
Das Gebiet der HR-Software-Angebote ist groß, die richtige Lösung für das jeweilige Unternehmen sehr individuell und der Weg dorthin mit vielen Detailfragen ausstaffiert. Gleichgültig ob es sich um die völlige Neuanschaffung einer Gesamtlösung der HR-Software oder auch nur um das Ergänzen in Teilbereichen handelt – es muss ein strategisch durchdachter Schritt sein. Um der Lösung ein wenig näher zu kommen, wurden Vertreter der großen HR-Software-Produzenten zu Wort gebeten, zusätzlich einen Anbieter einer Detaillösung und einen HR-Dienstleister.
Anforderungen
HR-Software ist mittlerweile kaum noch auf die Nutzung innerhalb der HR-Abteilung beschränkt. Führungskräfte, bis hin zur Unternehmensführung, nehmen meist so viel HR-Aufgaben wahr, dass diese in die Nutzung der HR-Software miteinbezogen werden müssen und sollten. Zusätzlich ist der Zugang – in ausgewählten Anwendungsbereichen – oft auf die gesamte Belegschaft ausgeweitet.
Eine einfache Handhabung, ein intuitives Bedienen, ist daher vorteilhaft. “Für den Softwaredesigner mit Personalverstand geht es vielmehr um intuitive Bedienung und ›Joy of Use‹ in der Anwendung“, streicht Mag. (FH) Wolfgang Rehor (Leitung Marketing und Sales, Sage, dpw H.R. Software) hervor. “Damit wird nicht nur der Personalabteilung, sondern auch zeitgeplagten Führungskräften Unterstützung und ein Anreiz geboten, im HR-System aktiv mitzuarbeiten. Zum Beispiel, indem das Identifizieren und Fördern von Talenten unterstützt wird oder die richtigen Kennzahlen und Informationen auf Knopfdruck angezeigt werden.”
Dr. Christian Arbeiter (selbst Director Human Resources bei SAP Österreich) ergänzt: “Eine HR-Software sollte alle Anforderungen einer täglichen HR-Arbeit erfüllen. Auch wenn eine Software nicht alles automatisieren kann bzw. es keinen Sinn macht, dies zu tun, hilft sie mir, meine Arbeit effizient zu erledigen. Die IT spielt in der Personalarbeit mittlerweile eine sehr große Rolle. So sind z. B. Prozesse wie Lohn- und Gehaltsabrechnungen ohne IT-Unterstützung gar nicht mehr vorstellbar. Besonders wichtig ist es, dass eine HR-Software die Personalabteilung bei administrativen Prozessen entlastet und gleichzeitig bedienerfreundlich für die Mitarbeiter ist.”
So weit so gut. Wie aber kommt man genau zu dieser Lösung?
Eines sei voraus geschickt: Nein, es gibt keine einzige Ideallösung, die unreflektiert für Ihr Unternehmen passend ist. Der Weg dorthin – zur Ideallösung – ist mit vielen Detailfragen gepflastert, die zur individuellen – und dann idealen – Lösung führen.
“Die Tendenz geht seit vielen Jahren weg von Insellösungen hin zu integrierten und übergreifenden Anwendungen. Daher muss die Software den gesamten Prozess rund um den Mitarbeiter unterstützen”, so DI Sepehr Mohajer (Geschäftsführer, effect Personalmanagement). Daher muss sich der Weg zur individuell idealen Lösung mit mehreren Ebenen befassen: vorzugsweise mit
- dem “Was soll die Software können?” und
- dem “Wie soll sie eingesetzt und umgesetzt werden können?”.
- Im Hintergrund müssen Fragen wie “Wer soll die Software nutzen?”, “Wann soll sie eingeführt bzw. in welchen Schritten sollen einzelne Module angefügt werden?” und ähnliche beantwortet werden.
Beginnen wir mit den Grundlagen:
WAS muss die Software beinhalten?
Mag. Michael Friedwagner (Geschäftsführer, Infoniqa HR Solutions) listet eine Aufstellung der “wichtigsten Funktionen einer HR-Software, die wir als absolutes Muss am Markt erleben:
- Bewerbermanagement/E-Recruiting
- Personalakte/digitale Personalakte
- Skill-/Talent-/Kompetenzmanagement
- Seminar- und Bildungsmanagement
- Management- und Employ-Self-Service- Funktionen
- Antragswesen
- Mitarbeitergespräche
- Verwaltung von Sachzuweisungen/Leihgaben
- Organigramme verwalten/generieren/abbilden
- HR-Kennzahlen
- Flexible und umfangreiche Workflow- Funktionen
- Flexible Checklisten für z. B. das On-/ Offboarding oder bei der Organisation von Seminaren, Events
- Generierung und Verwaltung sämtlicher HR-bezogener Dokumente und Korrespondenzen
- Integrationen zu Lohn- und Gehaltsverrechnung
- Benutzer-Directories
- E-Mail- und Kalender-Integration
- Offene Schnittstellen zu anderen Standard- Programmen
- etc.”
Je nach Unternehmensgröße und Unternehmenserfordernis sind manche Punkte relevanter als andere. Einzelne Punkte können gestrichen werden, andere hinzugefügt. Optional – als nice-to-have – wird oft genannt:
- E-Learning/Blended Learning
- Stellenplanung
- Personaleinsatzplanung
- Karrierewege
- Nachfolgeplanung
- Ausbildungsplanung (z. B. Lehrlinge)
- Zeugnismanagement
- Zeitwirtschaft.
WIE muss die Software funktionieren?
“Eine HR-Software muss so ausgelegt sein, dass jeder Mitarbeiter im Unternehmen alle erforderlichen Informationen und Funktionen in den zu unterstützenden HR-Prozessen einsehen bzw. nutzen kann”, sagt Michael Friedwagner (Infoniqa HR Solutions) klar. “Das klingt jetzt sehr global oder vielleicht sogar banal, ist aber in der Praxis absolut nicht selbstverständlich.“ Warum erläutert er in Beispielen:
- In manchen Unternehmen wird Personalmanagement nur von der Personalabteilung betrieben, folglich nutzen nur ein paar Mitarbeiter die HR-Software. In anderen Unternehmen ist jede Führungskraft in HR-Prozesse involviert bzw. sind auch die einzelnen Mitarbeiter in die HRProzesse eingebunden und haben Zugang zu für sie relevante Daten. Dass die Anforderungen an eine HR-Software bei diesen beiden Fällen unterschiedlich sind, liegt auf der Hand.
- Einige Unternehmen sind sehr stark dezentral und international aufgestellt. Durchgängige Webfähigkeit aller Funktionen sowie Mehrsprachentauglichkeit der Software sind hier ein absolutes Muss. Andere Unternehmen sind zu 100 % national tätig, wo diese Funktionen nicht im Vordergrund stehen.
- Oft sind auch die primären Bedürfnisse sehr stark abweichend. Während ein Unternehmen bereits in einer ersten Phase des Projekts den gesamten Ausbildungsprozess papierlos und Workflow-unterstützt abbilden will, wünscht sich ein anderer Kunde, dass er auf Knopfdruck eine Auswertung über alle im Unternehmen beschäftigten Ingenieure abrufen kann.
Eine geeignete Lösung “muss funktional und technisch in der Lage sein, die Anforderungen von Firmen mit weniger als 100 Mitarbeitern, aber auch von großen Konzernen zu erfüllen. Dabei spielen Themen wie Offenheit der Software, aber auch Single- Sign-On [einmalige Anmeldung für alle Betriebssysteme, Applikationen, Domäne, Ressourcen etc.] eine Rolle für die Mitarbeiter- Akzeptanz”, führt Sepehr Mohajer (effect Personalmanagement) aus und fügt hinzu: “Ein weiterer wesentlicher Aspekt ist die Skalierbarkeit der Lösung – funktional, regional und auch aus technischer Sicht. Je mehr Länder gesetzlich, sprachlich und technisch von einer Software unterstützt werden, desto besser.” Reinhold Immler (Geschäftsführer, JoinVision E-Services) ergänzt: “Maximale Effizienz, hundertprozentige Datensicherheit und ein hohes Maß an Flexibilität gehören neben Stabilität und Performance ebenfalls zu den must haves.”
