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HR-Software – The Joy of Use II

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Vorbei sind die Zeiten, in denen HR-Aufgaben mittels Excel-Listen oder ähnlicher Substitute gelöst wurden. Eine zielführende HR-Software ist in die gesamte Unternehmenssoftware eingebunden und keineswegs nur auf die Nutzung innerhalb der HR-Abteilung beschränkt. Intuitive Bedienung und „Joy of Use“ sollten im Vorderrund stehen.

 

Kosten – Nutzen

Die Implementierung und Nutzung neuer Software bedeutet zwangsläufig Aufwand – zeitlich, monetär, Opportunitätskosten etc. Abhängig von vorhandener Struktur, zu implementierender Software und Funktionsumfang variiert dieser Aufwand und gliedert sich in

  • initialen Aufwand bei der Implementierung (inklusive Planung) und
  • laufenden Aufwand im Zuge der tagtäglichen Nutzung.

 

Kosten

“Einmalige Kosten entstehen bei der Implementierung der Software”, sagt Dr. Carsten Busch (Managing Director Central Region, StepStone Solutions). “Jedoch ist dieser Aufwand verhältnismäßig gering, da der große Funktionsumfang unserer Talent Suite bereits ein Arbeiten out-ofthe- box ermöglicht. Dies führt letztendlich zu einem ROI (Return on Investment) von unter einem Jahr.”

“Abhängig von den Unternehmensanforderungen und dem Betreibermodell – Inhouse, SaaS, ASP (Application Service Providing) – besteht der P&I-Ansatz darin, das Know-how beim Kunden schnellstmöglich aufzubauen, um die laufenden Kosten absolut zu minimieren“, so Manfred Nagl (Geschäftsführer, P&I). “Einmalige Kosten sind abhängig von angedachten Funktionalitäten, die laufenden Kosten betragen ca. 20 % per anno auf Basis der Anschaffungskosten.”

 

Nutzen

Diesem Aufwand kann und soll konkreter Nutzen wie Zeitersparnis, effizientere Arbeitsabläufe etc. gegenüber gestellt werden.

Hohes Optimierungspotenzial durch Self- Service sieht Manfred Nagl (P&I): “Ein Mitarbeiter- und Führungskräfteportal dient zur Unterstützung und Optimierung aller Mitarbeiterprozesse. Mitarbeiter werden in Abläufe integriert und entlasten dadurch die HR-Abteilungen von administrativen Routinetätigkeiten. Kosten personalwirtschaftlicher Prozesse werden durch Einsparungen bei Druck-, Verteilungs- und Versandkosten, Verringerung der Fehlerquoten sowie Beschleunigung des Informationsflusses reduziert.”

 

Beispiele

Die Zeitersparnis kann durch den Einsatz der richtigen HR-Software gravierend sein.

Carsten Busch (StepStone Solutions): “Wichtige KPIs (Key Performance Indicator) werden durch die Talent Suite von StepStone positiv beeinflusst:

  • Durch die Verwendung unserer E-Recruiting- Software kann die Time-to-hire entscheidend reduziert werden. Auch die Zufriedenheit der Kandidaten mit dem Bewerbungsprozess wird positiv beeinflusst, was letztendlich auch für eine positive Employer Brand entscheidend ist.
  • In der Nachfolgeplanung werden die gesamten Rekrutierungskosten nachhaltig reduziert, insbesondere kann zunehmend auf externe Berater verzichtet werden.
  • Ein digitaler Performance- und Zielvereinbarungsprozess birgt neben drastischen Kosteneinsparungen vor allem eine geringere Fehlerquote und eine hohe Zeitersparnis.
  • Durch die reduzierten Administrationstätigkeiten kann die HR-Abteilung in allen Teilprozessen eine hohe Kosten- und Zeitersparnis erreichen.”

Noch ein Beispiel, diesmal von SAPChristian Arbeiter (SAP Österreich): “Einführungskosten und -aufwand sind natürlich immer da. Wichtig ist, dass sich der Aufwand möglichst rasch amortisiert und wir als Anwender in der täglichen HR-Arbeit auch besser unterstützt werden und so mehr Zeit für strategische Personalarbeit zur Verfügung haben. Bei SAP Österreich hat jeder Mitarbeiter – abhängig von seiner Funktion – einen Zugang zum SAP System. So können z. B. auch unsere Manager über unser eigenes Intranet direkt auf Personaldaten zugreifen und so Personalprozesse mitgestalten. Mitarbeiter wiederum können selbst z. B. ihre Urlaubsanträge elektronisch verwalten oder ihre eigenen Reisespesen erfassen und kommen somit schneller zu ihren Reiseerstattungsbeträgen. Sehr gut bewährt hat sich bei uns auch der elektronische Gehaltszettel, den die Mitarbeiter selbstständig abrufen können. SAP hat z. B. ein HR Shared Service Center in Prag etabliert, wo alle allgemeinen HRProzesse für fast 70 Länder zusammenlaufen und zentral gesteuert und verwaltet werden. Durch diese Automatisierung und Standardisierung von früher eher zeitraubenden administrativen HR-Tätigkeiten haben die lokalen HR-Teams jetzt mehr Zeit für strategische Aufgaben.”

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