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HR-Software – The Joy of Use III

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Vorbei sind die Zeiten, in denen HR-Aufgaben mittels Excel-Listen oder ähnlicher Substitute gelöst wurden. Eine zielführende HR-Software ist in die gesamte Unternehmenssoftware eingebunden und keineswegs nur auf die Nutzung innerhalb der HR-Abteilung beschränkt. Intuitive Bedienung und „Joy of Use“ sollten im Vorderrund stehen.

 

Bestehende Struktur

Darüber hinaus muss die Software flexibel genug sein, um sich an die bestehenden Abläufe und die Unternehmenskultur anzupassen. Wie bei jeder Neueinführung von Software sollte man auch die Chance sehen, langjährige und etablierte Prozesse neu zu überdenken und vielleicht Änderungen vorzunehmen. Ein wirklicher Nutzen einer Software ergibt sich meist dann, wenn Arbeitsabläufe effizienter und somit kostenschonender gestaltet werden können. Das bedeutet, einige Abläufe und deren Struktur werden und sollen sich aufgrund neuer Software ändern. Andernfalls wäre die Software sinnlos. Andererseits, ist die notwendige Strukturänderung zu groß, führt es zu großen Reibungsverlusten in der Umsetzung und zu Akzeptanzproblemen.

Leichter fällt es bei kleineren Modulen, die den bestehenden Abläufen einfach hinzugefügt werden können: “Eine unserer obersten Prioritäten bei der Entwicklung des CVlizers war, dass keine Änderungen in der Unternehmensstruktur notwendig sind”, erklärt Reinhold Immler (JoinVision E-Services). “Eine Software ist ein Werkzeug und sollte sich immer an die jeweilige Unternehmensstruktur anpassen lassen und vor diesem Hintergrund bei Bedarf auch modular aufgebaut sein.”

Michael Friedwagner (Infoniqa HR Solutions) reflektiert: “Auch wenn diese Überlegungen bei jeder Art von Software berechtigt sind, fällt bei der Einführung von HR-Software auf, dass informelle Abläufe sowie Organisationsstrukturen ans Tageslicht kommen! Hier müssen plötzlich bei einer institutionalisierten Abbildung von Prozessen und Organisationsstrukturen Entscheidungen getroffen werden, die manchmal nicht ganz so leicht sind! Schließlich geht es um Menschen, Befindlichkeiten, Gefühle und Motivatoren!” Demnach, so Friedwagner (Infoniqa HR Solutions) weiter, sei darauf zu achten, dass die notwendige Änderung der innerbetrieblichen Struktur so gering wie möglich sei, andernfalls wäre die neue Software “nicht wirklich zielführend und würde letztendlich zu Akzeptanzproblemen führen. Manchmal wird aber die Software als vermeintlicher Grund für diverse organisatorische Veränderungen abgestraft, obwohl dies nicht zutreffend ist.”

Trotz aller positiven Entrümpelungseffekte, die eine neue Software mit sich bringen kann, gilt, wie Wolfgang Rehor (Sage, dpw H.R. Software) deutlich macht, ganz grundsätzlich: “HR-Software muss so gestaltet sein, dass sie die Organisation unterstützt. Das heißt, die Software muss sich der Struktur anpassen, nie umgekehrt. “

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