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Social Media Guidelines müssen her

Gemäß Angaben der Wirtschaftskammer Österreich sehen 70% der Unternehmensleiter im Themenbereich Social Media große Chancen für ihr Unternehmen, aber nur 17% der Unternehmen haben schriftlich festgelegte Richtlinien und Spielregeln im Umgang mit Social Media durch ihre Mitarbeiter. Diese Differenz lässt darauf schließen, dass zwar die Chancen gesehen werden, aber Unternehmen nach wie vor große Unsicherheit verspüren, was das Thema anlangt und so – wie häufig, wenn in Organisationen Unsicherheit herrscht – erst mal gar nichts tun.

Warum sich Social Media im Unternehmen nicht mehr aufhalten lässt

In meinem Artikel über die Angst der Unternehmer vor Social Media habe ich bereits dargelegt, wie schwer für viele Unternehmer das Angeben der Kontrolle gepaart mit der Angst vor negativen Statements und Beeinflussung der Arbeitszeit ist. Allerdings ist es naiv zu glauben, ein reines Verbot von Social Media in der Dienstzeit würde die befürchteten Probleme lösen.
Nach einer Untersuchung des Marktforschunginstituts Gartner machen die sogenannten Smartphones bereits 19.3% am Handymarkt aus. Alleine im 3. Quartal 2010 betrug die Steigerung der Smartphone-Verkäufe weltweit 96% (!). daraus lässt sich schließen, dass in allerspätestens 3 Jahren jeder Handynutzer ein Smartphone haben wird. Mitarbeiter surfen bereits jetzt im Netz, posten im Lift stehend auf Facebook, twittern während eines langweiligen Meetings oder chatten wild umher.
Unternehmen müssen sich also zunehmend dem Thema stellen. Egal ob Sie als Unternehmen tatsächlich Social Media Tools nutzen, um beispielsweise mit Ihren Kunden zu kommunizieren oder ob es lediglich darum geht, klar zu stellen, was dem Unternehmen in Bezug auf die Nutzung von Social Media durch die Mitarbeiter wichtig ist, wie immer schafft Klarheit Vertrauen und vor allem ein Quäntchen Sicherheit für den verunsicherten Unternehmer.

Was Social Media Guidelines jedenfalls enthalten sollten

Egal wie intensiv Sie im Unternehmen Social Media Anwendungen nutzen, einige Punkte sollten Social Media Guidelines jedenfalls enthalten:

  • Ziel des Unternehmens in der Nutzung von Social Media Anwendungen / Strategische Ausrichtung: Wohin wollen wir mit der Nutzung von Social Media
  • Verantwortlichkeiten – wer darf was: Wer vertritt das Unternehmen auf beispielsweise einer offiziellen Facebook-Seite
  • Erkennungsmerkmal: Wie erkennt der Kunde/Leser/User, dass er es nun mit einem Mitarbeiter des Unternehmens zu tun hat
  • Rechtliche Rahmenbedingungen: Mitarbeiter halten sich an rechtliche Gegebenheiten wie Urheberrecht, Datenschutzbestimmungen, …
  • Geheimhaltungspflichten: Mitarbeiter haben sich an die Geheimhaltungsverpflichtungen, denen sie auch sonst unterworfen sind, zu halten, besonders im Web und bei Branchen, die ohnehin hier strenge Richtlinien zu befolgen haben (zB Banken, Steuerberater, ….)
  • Was darf im Namen des Unternehmens gepostet werden: Welche Inhalte möchte das Unternehmen nicht öffentlich machen, was schon?
  • Nutzung während der Arbeitszeit: Wie oft / lange / überhaupt dürfen Mitarbeiter Social Media Anwendungen in der Arbeits nutzen
  • Umgang mit Krisen / Fehlern: Wi wird auf kritische Reaktionen seitens der Community reagiert? Wer darf reagieren? Was dürfen Mitarbeiter zum allgemeinen Weltgeschehen posten?
  • Reaktionszeiten und Entscheidungswege: Wie schnell soll / muss reagiert werden? Wer entscheidet im Zweifelsfall?


Klarheit schafft Vertrauen

Nicht immer werden sich negative Kommentare oder vermeintlich gut gemeinte Posting von Mitarbeitern, die sich dann ins Gegenteil verkehren, durch Social Media Guidelines abwenden lassen. Trotzdem ist Klarheit im Umgang mit dem Thema sowohl für Mitarbeiter als auch für das Management unerlässlich, um erfolgreich in den modernen Medien unterwegs zu sein. Für Mitarbeiter schafft diese Klarheit vor allem auch das Vertrauen, dass das was ich tue auch in Ordnung ist und mir – solange ich die Spielregeln einhalte – nicht eines Tages zum Verhängnis werden kann. Und für den Unternehmer stellen die Richtlinien sicher, dass alles nötige getan wurde, um den befürchteten Gau zu verhindern. Und das bisschen verbliebene Restangst über Bord zu werfen.


In eigener Sache

Arbeitswelten Corporate Culture & Worklife Consulting unterstützt Unternehmen bei der Erstellung von Social Media Guidelines, bei der Schulung von Mitarbeitern in dem Thema und bei der Erstellung einer Social Media Strategie. www.arbeitswelten.at

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