WWWebinar – die Anfänge

Es gibt gewisse Dinge die über die letzten Jahre signifikant an Verbreitung gewonnen haben. Neben internetbasierten Sozialen Netzwerken wie Xing und Facebook, Blogs, Foren und Kurznachrichten wie Twitter gehören auch Webmeetings und Webinare dazu.

Angepriesen werden derartige Tools v.a. durch gewonnene Effizienz und sinkende Reisekosten. Aber bieten Webmeetings und Webinare überhaupt einen Mehrwert für die meisten Unternehmen? Wo liegen die Vorteile, wo die Tücken? Und was muss man beachten um erfolgreich mit Webmeeting und Co. zu arbeiten?

Eine kurze Recherche vor der Verfassung dieses Artikels hat ergeben, dass Webmeetings per se keine moderne Erfindung sind, sondern seit über 10 Jahren derartige Techniken und kommerzielle Anbieter existieren. Zunächst als reine Audiokonferenzdienste und parallel außerhalb des Internets als meist sehr investitionskostenstarke Videokonferenzanlagen. Und letztlich in der heutigen Form als eine breite Palette von Web-Conferencing Lösungen die von „free and open source“ bis hin zu hochpreisig reichen.

Eine kurze Begriffsklärung

Aus meiner Sicht gibt es einige miteinander verwandte Begriffe die aber letztlich vom Einsatzzweck aber auch von der technischen Funktionalität her getrennt betrachtet werden müssen.

• 1:1 Screensharing: Dabei steht im Zentrum, den Bildschirminhalt des einen Nutzers auf den Monitor des anderen Nutzers zu übertragen. Man kann so gemeinsam eine Präsentation durchgehen oder ein Supportmitarbeiter kann sich ein Problem aus der Ferne ansehen. Mit zusätzlich gegebenen Zugriffsrechten ist auch Fernwartung ein Einsatzzweck.
• Webmeetings: Dabei handelt es sich um den Zusammenschluss von 3-15 Personen über das Internet. Es gibt einen Hauptmoderator der das Meeting leitet und technisch gesehen die meisten Rechte zur Steuerung der Interaktion im Meetings besitzt. Per se sind aber alle Teilnehmer miteinander in Austausch und Interaktion. Es können abwechselnd Präsentationen gezeigt und über eine parallele Audiokonferenz diskutiert werden.
• Webinare: Dabei handelt es sich um „den großen Bruder“ von Webmeetings. Die Größe reicht von 15 bis open end und kann sogar 1.000 Personen umfassen. Aufgrund der größeren Teilnehmerzahl gibt es mehr Rechte für den Moderator und weniger für die Teilnehmer. Letztere befinden sich meist im „listen only“-Mode und bekommen für Fragen oder Wortmeldungen das Rederecht erteilt. Begleitende Chat-Funktionalitäten runden das Spektrum ab.
• Webtrainings: Dabei handelt es sich um speziell auf Trainings und Personalentwicklungszwecke ausgerichtete Webmeetings, die verstärkt didaktische Möglichkeiten bieten. Neben dem reinen Austausch und der gemeinsamen Erarbeitung stehen auch das Erbringen von Einzelleistungen und die Intervention durch den Lehrenden im Zentrum.

Jeder Techniker oder Internetexperte möge mir meine rein aus der Praxis heraus verfasste Klassifikation verzeihen. Aber ich meine: Das ist es im Großen und Ganzen.

Die Vorteile

Es lassen sich verschiedenste Vorteile von Webmeetings ableiten. Im Kurzabriss:

• Wenig Investitionskosten: Es gibt schon gute Lösungen für wenig Geld. Die eigene IT muss dann noch die Netzwerkeinstellungen anpassen und los geht’s.
• Niedrigere Reisekosten: Man kann weit verstreute Akteure zusammenbringen und schont dabei die Reisekassa und Umwelt.
• Kürzere Meetings – häufigere Meetings: Es wird oft davon gesprochen, dass sich gerade Projektteams durch Webmeeting-Technologie häufiger austauschen und damit optimiert zusammen arbeiten. Die Meetings werden gleichzeitig kürzer.
• Visuelle Kommunikation und Archivierung: Webmeetings bauen auf einer visuellen Aufbereitung im Sinne von Folien auf. Dies erfordert mehr fokussierte Vorbereitung als ein klassisches Meeting. Gleichzeitig können Webmeetings aufgenommen, archiviert und damit nicht Anwesenden zur Verfügung gestellt werden. Man kann das versäumte Meeting „anschauen“ anstelle im Protokoll nachzulesen.
• Downloads statt Attachments: Dokumente die zum Meeting gehören können als Downloads zur Verfügung gestellt werden.
• Gemeinsame Erarbeitung: Collaboration Tools wie Mindmapping o.Ä. ermöglichen es, live gemeinsam etwas zu erarbeiten was unmittelbar danach allen zur Verfügung steht.
• Meinungsbilder erheben: Funktionalitäten wie Kurzabstimmungen erlauben es auch bei großem Publikum interaktiv zu bleiben.

Die Tücken

Wo Licht da auch Schatten. Aus meiner Sicht zählen zu den größten Tücken und Stolpersteinen derartiger Techniken:

• Technisches Know-How: Man muss sich auf eine derartige Technik einlassen und sich auch daran gewöhnen. Ein Webmeeting mit Web-unaffinen Personen ist schwierig bis unmöglich.
• Technisches Equipment und Büroumgebung: Um effizient zu arbeiten benötigt man ein Headset und eine ruhige Umgebung. Ein Webmeeting ohne entsprechendes Equipment aus einem bspw. Großraumbüro heraus wird schwierig.
• Technische Grundeinstellungen: Je nach IT-Sicherheitsrichtlinie eines Unternehmens ist es leichter oder schwieriger an einem Webmeeting teilzunehmen. Bei heterogenen Teilnehmern und unterschiedlichen Unternehmen ist es immer möglich, dass die Firewall eines Teilnehmers blockt und Probleme bereitet.
• Disziplin: es erfordert eine andere Art von Aufmerksamkeit bspw. 15 Personen online zu folgen. Man muss Ablenkungen im eigenen Büro ignorieren, muss auf den eigenen Lärmpegel achten und Hintergrundgeräusche eliminieren. Und bitte Tippen Sie NICHT während eines Webmeetings. Einfach NUR störend!
• Gute Vorbereitung: Man kann in einem Webmeeting weniger Improvisieren als in einem normalen Meeting. Es ist formaler und strukturierter. Und das erfordert Vorbereitung.
• Death by Powerpoint: Die Visualisierung auf Folien birgt auch die Gefahr zu sehr diesem Medium zu verfallen. Normale Meetings bieten mehr Alternativen der Informationsvermittlung.

Es sind vermutlich noch viele andere Schwachpunkte anzuführen. Aber dies sind zumindest jene, die auch mir in der Praxis immer wieder Probleme bereitet haben. Wozu ich Webmeetings einsetze? Um internationale Projektteams zu koordinieren. Mit großem inhaltlichen Erfolg und – wie ich meine – mit hoher Zufriedenheit der Teilnehmer. Entsprechend bin ich Fan dieser Technologie und kann sie jedem empfehlen. Zumindest es auszuprobieren.

Empfehlungen für die Gestaltung

Umso wichtiger ist es sich einiger Gestaltungsempfehlungen zu bedenken wenn man ein Webmeeting plant.

1) Interaktiv sein: Man muss in einem Webmeeting umso mehr versuchen das Publikum einzubinden und die Distanz bzw. Virtualität zu überbrücken. Das reicht von zwischenmenschlichem Smalltalk am Anfang eines Meetings bis hin zu technisch unterstützter Interaktivität wie kurzen Abstimmungsfragen (alle Teilnehmer voten und man sieht das aggregierte Ergebnis online). Auch eine Webcam oder zumindest ein Photo des Moderators am Beginn der Präsentation kann eine persönliche Beziehung aufbauen helfen.

2) Üben und Plan B: Man muss die Präsentation in Webmeetings gewissenhaft üben und neben dem eigenen Inhalts auch die technische Plattform beherrschen. Nichts ist peinlicher als wenn technisch etwas nicht funktioniert. Dazu gehört auch, sich zumindest 10 Minuten vor dem Webmeeting einzuwählen bzw. einen Notfallplan zu haben: Die Folien das Meetings im „technischen Notfall“ als Email aussenden zu können und sich nur telefonisch auszutauschen ist so ein Plan B.

3) Meetings bedeuten Kommunikation in beide Richtungen: Informationsmeetings in denen man einer Person 1h lang nur zuhört und kein Anwesender etwas zu sagen hat sind Tod langweilig. Als Webmeeting sind diese noch schlimmer. Webmeetings die nur Information senden müssen daher kurz sein (max. 20 Minuten) oder im Aufbau und der Struktur Interaktivität fördern.

4) Fairness unter den Teilnehmern: Das fängt bei internationalen Webmeetings bei der Zeitzone an, in der das Meeting angesetzt wird, reicht über das Ausreden lassen bis hin zu allgemeinen Planung. Meist wird empfohlen, dass sich a) Teilgruppen in einem Meetingraum treffen und vernetzen oder b) alle Teilnehmer an ihrem Einzel-PC sitzen. Die Mischung aus „10 Teilnehmer sind in einem Meetingraum“ und „1 nimmt virtuell teil“ erzeugen eine große Asymmetrie die dem Austausch eher abträglich ist.

5) Fokus: Wie es in einem normalen Meeting die Regel sein sollte Handys abzuschalten, so sollte es auch in einem Webmeeting Common Sense sein, keine Emails nebenbei zu beantworten oder ähnliches. Webmeeting-Tools zeigen die Aufmerksamkeit der Teilnehmer teilweise sogar an (es wird geprüft ob das Meeting-Fenster im Vordergrund des Bildschirms ist).

Ich wünsche Ihnen auf jeden Fall viel Erfolg für Ihre Webmeetings.