eMails sind Segen und Fluch zugleich. Sie sind der schnellste Weg der schriftlichen Kommunikation und für die moderne Berufswelt nicht mehr wegzudenken. Dennoch klagen viele „Wissensarbeiter“ über eine enorm angestiegene, ja schon belastende Zahl an eMails pro Tag. Was kann man tun um das zu ändern? Beispielsweise die Art und Weise überdenken wie man selber Emails versendet! Das Schlagwort ist „hermetisches eMailing“ – oder einfach wie man Emails so verschickt, dass man möglichst wenige Antworten darauf bekommt.
Der effiziente Umgang mit eMails ist ein häufiges Thema – auch in der Personal- und Organisationsentwicklung. In fast jedem Teamworkshop rund um das Thema „Kommunikation im Büroalltag“ taucht auch früher oder später die Frage auf, welche Kommunikationskanäle wie genutzt werden sollten. Jedes Zeitmanagement und Effizienz-Seminar wird sich auch der Frage widmen, wie man mit der vielzitierten „Flut an eMails“ zurande kommt und welche Taktiken zur Abarbeitung es gibt.
Die so adressierten Themen sind meistens
a) ist eMail überhaupt das richtige Kommunikationsmedium oder
b) wie arbeite ich eMails effizient ab.
Nur selten steht im Zentrum wie man eMails überhaupt verfassen sollte um die Bearbeitung zu optimieren. Und genau zu diesem Thema hat der Tech-Kolumnist Sascha Lobo vor einiger Zeit einen spannenden Beitrag verfasst. Dessen Kerninhalte möchte ich mit Ihnen teilen.
Hermetisches eMailing oder die Kunst der Mailminimierung
Es geht simpel darum sich im hermetischen eMailschreiben zu üben. Hermetisches Schreiben bedeutet, eine eMail so zu verfassen, dass die Chance auf eine Rückantwort auf ein absolutes Minimum reduziert wird. Dies klingt im ersten Moment etwas Wirr denn: ist es nicht das Ziel auf eine eMail eine Antwort zu bekommen?
Ja und nein! eMail ist ja per se so etwas wie eine moderne Rohrpost. Ich übertrage damit Informationen deren Inhalt eine Reaktion auslösen sollen. Diese Reaktion ist zumeist das Ausführen einer Aktion durch eine andere Person. Wenn dies das Ziel einer eMail – zumindest im beruflichen Kontext ist – dann bedeutet hermetisches eMailing die Chance darauf eine irrelevante Rückantwort zu erhalten zu minimieren und die direkte, rückfragefreie Abarbeitung der Aufgabe zu maximieren. Und das macht schon mehr Sinn!!
Die Eckpunkte des hermetischen eMailings
Im Grunde sind es recht einfache Regeln die man aufstellen kann um sich in der Kunst der eHermetik zu üben. Im Grund geht es um Disziplin um der Verfassung und Berücksichtigung einfacher Grundregeln:
- Verständlichkeit: Jede Unklarheit in einem eMail erhöht die Chance auf eine unnötige Antwort oder Rückfrage. Zur Verständlichkeit zählt auch eine klare Struktur mit Absätzen oder Bulletpoints.
- Zitation: Geht man auf Fragen des Gegenübers direkt ein und beantwortet diese am besten direkt unter den zitierten Fragen (Reply-eMail mit eingefügter Originalnachricht), so ergibt sich automatisch eine effiziente Struktur und das Gefühl beim Gegenüber keine offenen Fragen mehr zu haben.
- Präzision der Daten und Informationen: Die meisten unnötigen Rückfragen ergeben sich durch Ungenauigkeiten. Von „nächster Dienstag“ bis „ich benötige rasch eine größere Menge einer Sache“. Genaue Aussagen eliminieren Rückfragen. Daher lieber „ich benötige bis 13.3. 11:00 Uhr 300 Stück einer Sache“ schreiben.
- Keine Scherze, keinen Smalltalk, keine Smileys oder rhetorische Fragen: Wer weniger eMailen möchte sollte hier Disziplin walten lassen. Dies provoziert unnütze Rückantworten. Verstehen wir uns? 😉
- Formalität: Offiziell wirkende Mails werden meist seriöser und offizieller beantwortet als sehr saloppe.
- Und wenn das noch nicht hilft empfiehlt Lobo die Unterwegs-Taktik: einfach ins eMail „sent from my iPhone“ als Signatur einfügen und jeder denkt an Ihre Reisetätigkeit und hält sich mit Antworten zurück.
Sinn und Unsinn
Man kann nun darüber Philosophieren ob „hermetisches eMailen“ eine absolut-blöde Idee ist oder nicht. Ich persönlich kann ihr etwas abgewinnen. Weil es (teils überspitzte) Gedanken sind wie man die inhaltliche Schreibweise von eMails überdenken und anpassen kann. Weil man sich selber immer wieder dabei ertappt bei 10 Emails täglich nachzufragen was denn genau gemeint war oder man 5 „Danke“ eMails pro Tag sendet, die absolut unnötig sind.
Probieren Sie es doch einfach mal aus! Achten Sie eine Woche lang darauf präzise, kurze, gut strukturierte eMails zu schreiben. Verzichten Sie auf Scherze, Smileys 🙂 😉 😮 , Smalltalk, übertriebene Gruß- und Abschiedsworte und versuchen Sie selbst zu zählen, wie viele unnötige eMails Sie erhalten.
Und zur Not…..Es gibt ja immer noch das gute alte Telefon!
Link Tipp
Sascha Lobo über hermetisches eMailing: http://webciety.de/2011/03/18/die-kunst-der-mailminimierung-%E2%80%93%C2%A0hermetisches-schreiben/
