Der Tag, an dem wir unseren Papierkorb das letzte Mal sahen
Das papierlose Office gilt seit Jahren als das Non-Plus-Ultra der Produktivitätssteigerung im Büro. Bei der Zimmer Gruppe, einem IT-Unternehmen aus Berlin, ist der Papierkorb bereits seit über drei Jahren Geschichte und das papierlose Büro gelebte Praxis. Mit Vorteilen für Mensch UND Umwelt.
Als innovatives IT-Unternehmen traf die Zimmer Gruppe vor über drei Jahren eine revolutionäre Entscheidung: das Büro sollte zu 100% papierlos werden. Durch die Entwicklung von speziellen Work Stations, den sogenannten Smart Desks, wurde das Arbeiten ohne Papier ermöglicht.
Auf einem Smart Desk befindet sich alles, was auch zur normalen Ausstattung eines Bürotisches gehört: Tastatur, Maus und Computerbildschirm. Zusätzlich gibt es aber noch Touchscreens (Größe: zwei A4-Seiten) und einen digitalen Stift, mit dem handschriftliche Notizen auf digitales Papier gekritzelt werden.
Die mobile Version des Smartdesks hat ein Touchpad integriert, das aus dem Tisch herausgenommen und somit immer und überall mitgenommen werden kann. Für Handwerker werden spezielle stoß- und wasserfeste Touchpads für den Baustelleneinsatz angeboten.
„Das hab ich gerade nicht dabei“ war gestern
Egal ob beim Kunden, zuhause oder im Büro – die Mitarbeiter haben zu jedem Zeitpunkt ALLE Dokumente digital verfügbar und haben die Möglichkeit, diese mit dem digitalen Stift sofort zu bearbeiten. Auf einer Baustelle oder beim Kundentermin können vor Ort Änderungen bei Plänen oder Konzepten vorgenommen werden, die in real-time sofort an alle weiteren Mitarbeiter übertragen werden. Somit können die nächste Schritte prompt eingeleitet werden, ohne wertvolle Zeit zu verlieren.
Mittlerweile hat die Zimmer Gruppe das Konzept des papierlosen Office bereits an zahlreiche Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz verkauft. „Die Umgewöhnungsphase der Mitarbeiter dauert gewöhnlich ca. drei Monate“, sagt René Zimmer (Geschäftsführer der Zimmer Gruppe und hauptverantwortlich für die Entwicklung des Smart Decks). „Danach kommen sie aber meist zu uns zurück und wollen noch mehr Digitalisierung, weil es ihren Work Flow einfach so immens verbessert.“
Vorteile für Mensch und Umwelt auf dem Tablet(t) serviert
Die ökologischen Vorteile liegen klar auf der Hand. Es werden weder Papier, noch Drucker inkl. Toner und auch keine Aktenschränke und Hängeordner mehr benötigt. Das führt auch zu einer Verkleinerung der benötigten Bürofläche und somit zu transparenter Kostensenkung.
Das Arbeiten von zuhause oder unterwegs ist durch den Mobile Smartdesk endlich zu 100% möglich und schenkt den Mitarbeitern wertvolle Zeit, die sie sonst im Stau, unproduktiv im Zug oder zuhause verbracht hätten. Somit steigt wiederum die Lebensqualität jedes Einzelnen.
Bei all der Digitalisierung darf auf die essentielle menschliche Komponente im Unternehmen aber nicht vergessen werden. „Wir betonen stets, dass die Face-to-Face Kommunikation im Unternehmen aufgrund der Digitalisierung nicht unter den Tisch fallen darf“, bemerkt auch Zimmer.
Digitales Papier hat bei der Zimmer Gruppe übrigens Vorrang gegenüber normalen Papier. Die Post wird nur einmal in der Woche geöffnet, manchmal auch nur alle zwei Wochen. Zimmer dazu: „Wir weisen alle Kunden, Zulieferer und Partner darauf hin, dass wir alles digital wollen. Schicken sie dennoch eine Papierrechnung o.ä., dann müssen sie warten. Und wer wartet schon gerne auf sein Geld oder eine Antwort? Die meisten steigen dann automatisch auf digitale Dokumente um.“
Nähere Info unter
www.info-e-motion.de (ein Unternehmen der Zimmer Gruppe)
