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Niete … die richtige Absage im Recruiting

Professionelles Recruiting besteht auch aus Absage-Schreiben. Ein „leider nein“ oder „Niete!“ sind zwar aussagekräftig, doch es geht auch netter, zukunftsorientierter. Denn auch wenn der Kandidat jetzt nicht für die ausgeschriebene Stelle passend ist, so könnte er es doch künftig für einen anderen Aufgabenbereich sein. Und: Bewerber kommunizieren. Sind Absagen nicht entsprechend formuliert, gehen Sie Employer-Branding-technisch 2 Schritte zurück. Wie aber sieht ein gutes – wenn nicht perfektes – Absageschreiben aus?

Es trudeln bei beliebten Stellenangeboten mitunter bis zu fünfzig Bewerbungen auf eine einzige Stelle ein und hier den restlichen 49 ein Absageschreiben zu senden, bedeutet jede Menge Arbeit. Aus diesem und vielleicht aus anderen Gründen verzichten viele Unternehmen noch darauf. Das ist allerdings ein gravierender Fehler, schließlich hat der Bewerber selbst viel Zeit und Geduld in die Unterlagen gesteckt und verdient eine angemessene Absage. Das Image des Arbeitgebers wird dadurch ebenfalls nicht gerade ins beste Licht gerückt.

Jobsuche und Bewerbungsverfahren sind beliebte Gesprächsthemen und eignen sich hervorragend für den Small Talk. Ein Gesprächsteilnehmer ist vielleicht gerade auf der Suche und meint “Es ist nicht einfach. Ich habe schon so viele Bewerbungen versendet und viele antworten mir gar nicht, zum Beispiel jene von xy. Ich habe schon seit vier Wochen nichts von ihnen gehört.” Solche Nachrichten verbreiten sich in Windeseile und sind für das Employer Branding nicht gerade fördernd.

Haben Sie schon einmal zum Telefon gegriffen?

Eine personalisierte Absage zu erstellen, erfordert jede Menge Zeit. Wie wäre es, statt dem Verfassen, Personalisieren, Korrekturlesen und Abschicken gleich den Hörer in die Hand zu nehmen? Dem Bewerber kann in kurzen und prägnanten Worten erklärt werden, dass er leider nicht der Passende ist, aber zum Beispiel in der engeren Auswahl war. Sind von Seiten des Kandidaten noch Fragen offen, kann er diese genauso gut stellen. Schwierig wird es dann aber, wenn er das “Warum nicht?” beantwortet haben möchte.

Kritik – Richtlinien in Sachen Diskriminierung

Den Grund für eine Absage zu finden oder auch bekanntzugeben, ist oft schwer. Ist ein Kandidat schon eine Runde weiter gekommen und wurde er zumindest bereits im Jobinterview unter die Lupe genommen, wird eine Begründung schon einfacher sein. Sieht man jedoch nur die Bewerbungsunterlagen einer Person und deren Werdegang, ist man oft verleitet, eine standardisierte Absage zu verwenden. Kritik ist zwar einerseits gut, da die betreffende Person dann daraus lernen kann, aber andererseits ist die Grenze zur Diskriminierung sehr dünn. “Sie waren leider zu alt für die Stelle” oder “Leider sind wir auf der Suche nach einem männlichen Mitarbeiter” sind zum Beispiel Gründe, welche gegen die Menschenrechte verstoßen. Wichtig: Niemand sollte persönlich kritisiert werden.

Was aber dem Bewerber helfen kann, seine Chancen auf einen anderen Job zu erhöhen, ist ehrliches Feedback zu der Bewerbung. Waren Rechtschreibfehler vorhanden, war das Bewerbungsfoto eher ungeeignet oder hat das Unternehmen den Bezug zu der ausgeschriebenen Stelle vermisst und das Anschreiben eher als Standardvorlage empfunden? All diese Punkte können erwähnt werden, der jeweilige Jobsucher wird dafür dankbar sein.

Seien Sie ehrlich!

Absagen sind schwer, aber es hilft nichts, sie mit unerfüllbaren Versprechen zu schmücken. “Wir werden uns Ihre Bewerbung in Erinnerung halten und Sie bei einer passenden Stelle kontaktieren”, von diesem Satz sollte Abstand genommen werden, wenn ohnehin bereits eine überfüllte Mappe mit „Vielleicht für später“-Lebensläufen vorhanden ist.

Zu guter Letzt gehört an das Ende einer jeden Absage eine angemessene Grußformel: “Für Ihre weitere berufliche Zukunft wünschen wir Ihnen alles Gute und viel Erfolg bei der Jobsuche.”

Interessant übrigens: Kienbaum Consulting hat 2009 einen Award für die besten Absageschreiben verliehen. Die Preisträger finden Sie hier: Die besten Absageschreiben.

Die besten Absageschreiben

Focus Money ging auf „die besten Absageschreiben“ ein und griff dabei auf eine Zusammenstellung von Kienbaum Consulting zurück, die diesbezüglich 2009 einen Award verliehen. Weiter im Text – direkt von Focus Money online (Link zum Artikelzum Vergrößern bitte Bilder/Absageschreiben anklicken!):

Platz 1 im Wettbewerb um die beste Absage heimste die Continental AG ein: Im Inhalt sehr authentisch, in der Sprache klar und untheatralisch geht das Unternehmen der Jury zufolge in ihren Ablehnungsschreiben auf die eigene Unternehmenssituation und die Befindlichkeiten der Bewerber ein.


Eine individuelle Ansprache, die zwischen Emotion und Information balanciert, verhalf der TNT Express GmbH zu Platz 2 im Wettbewerb um die besten Absagen. „Manchmal, so wie in Ihrem Fall, sind es nur kleine Nuancen, die eine Entscheidung zwischen zwei so guten Bewerbern ausmachen“ – mit einem solchen Satz sprach das Unternehmen auch der Jury aus dem Herzen, so die Begründung.


Hermes Logistic Gruppe: Mit der Formulierung „Das muss jedoch nicht das letzte Wort sein“ öffnet Hermes dem Bewerber den Blick in die Zukunft. Der Leser spürt, dass das keine Floskel ist, urteilte die Jury und verlieh dem Unternehmen Platz 3.


Den Sonderpreis in der Kategorie Auszubildende ging an die Volksbank Oberberg. Die Fachhochschulreife mit guten Noten sei Voraussetzung, heißt es im Absageschreiben. Das ist zwar nicht die Antwort, die manche Bewerber hören mögen – aber auf die Ablehnung folgen konkrete Tipps, wie sich künftige Azubis fit für die nächste Bewerbung machen können.


Martin Pfenning Söhne Bauunternehmung GmbH: „Sie haben sicherlich gerade ein flaues Gefühl im Bauch, während Sie diesen Brief geöffnet haben und gerade diese Zeilen lesen“: Das ist ein sanfter Einstieg, findet die Jury, einer, der die Bewerber abholt. Nach der fachlichen Begründung für die Absage folgt der Lichtblick: Die Firma verweist auf ein benachbartes Unternehmen, dem sie auf Wunsch gerne die Bewerbung weiterleitet. Das ist konkrete Hilfe, die kein Bewerbermanagementsystem der Welt leisten kann.


Einen hervorragenden zweiten Platz im Wettbewerb um die besten Absagen an Auszubildende belegt das Bauunternehmen Otto Quast aus Siegen. Routine hat sich in der Korrespondenz mit Bewerbern nicht eingeschlichen, lobte die Jury – vielmehr gehen Personalverantwortliche in ihrem Schreiben individuell auf Stärken und Schwächen des Bewerbers ein.



Wie sehen Absage-Schreiben in Ihrem Unternehmen aus? Ich freue mich auf Ihre Kommentare gleich unterhalb dieses Artikels!

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Ein Kommentar

  1. Antonius am

    Ein interessantes Thema! Sie haben Recht, die Formulierung ist auch bei einer Absage wichtig. Danke, dass sie noch einmal die Beispiele eingebunden haben. Der Award kam mir bekannt vor, aber die Beispiele kannte ich nicht. Sehr interessant zu lesen.

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