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Cloud Computing für die HR-Abteilung

Alles bewölkt? Manchmal scheint es so. Cloud Computing – viele verwenden es, wenige merken etwas davon. Eine Vielzahl der täglich verwendeten Computer-Programme hängen in der Cloud. Was versteht man aber darunter? Kann die Human Resource Abteilung ebenfalls von dieser Technologie profitieren? Über Vorteile aber auch über Sicherheitsrisiken schreibt das Recuritingclub-Team.

Egal ob wir auf Facebook eine Statusmeldung posten, uns auf Linkedin vernetzen oder etwas von unserer Gmail-Adresse versenden, in all diesen Fällen betreiben wir Cloud Computing. Dass etwas in der Cloud hängt, bedeutet nämlich lediglich, dass wir mit unseren Geräten (Laptop, Smartphone, Tablet etc.) auf einen Service Dritter zugreifen und dort unsere Daten gespeichert haben. Aber auch das bloße Speichern unserer Dateien außerhalb unseres Computers, fällt unter diesen Begriff. Einige der bekanntesten Beispiele sind etwa Google Drive oder Dropbox, welche viele Personen verwenden um größere Datenmengen zu versenden.

Hiermit zeigt sich schon einer der größten Vorteile dieser neuen Technik: Es ist nicht mehr nötig große Datenmengen auf unserem Desktop bzw. Computer zu speichern, sondern es wird der Service an Dritte ausgelagert. Somit ist es nicht mehr notwendig zahlreiche Softwares herunterzuladen, die noch dazu eine gewisse Leistung vom Gerät fordern.

Cloud Computing für HR

Am deutlichsten wird der Vorteil in Unternehmen, die verschiedenste Standorte haben und den Service der HR ausgelagert haben oder von einem einzigen Standort aus leiten. Jeder Mitarbeiter muss seine persönlichen Daten und Informationen sowie deren Aktualisierungen an den Zuständigen in der HR-Abteilung senden. Das würde einen immensen E-Mail-Verkehr bedeuten und bei jeder kleinen Änderung – der Bankdaten, der Adressen oder Urlaubsbeantragung – muss jemand verständigt werden. Was bei kleineren Unternehmen noch einfacher zu bewältigen ist, wird bei Konzernen eine Herausforderung. Was würde sich hier also besser eignen, als eine Software in der Cloud anzubieten von der jeder Einzelne zugreifen kann. Die Services umfassen alles Mögliche, so können Arbeitnehmer hier ihre Arbeitszeiten eintragen oder auch Feedback über derartige Tools geben.

Dass wir täglich in der Cloud arbeiten, ist vielen nicht bewusst. Termine mit dem Google Kalender zu managen wird vielen kein Fremdwort sein, auch hier sind wir in der Cloud zu Gange.

Das heute so beliebte Home Office wäre in vielen Fällen ohne Cloud Computing nicht möglich. Abgesehen von der eigenen E-Mail-Adresse sind es zahlreiche Programme, die sich von jedem möglichen Standort öffnen lassen und vielen Mitarbeitern Flexibilität ermöglichen.

Achtung Sicherheitsrisiko!

Das Auslagern verschiedenster Programme in die Cloud bedeutet jedoch auch, dass man auf einen Dritten angewiesen ist. Bei technischen Problemen verliert man die Kontrolle darüber und ist auch mit der hauseigenen IT-Abteilung machtlos. Zudem treten durch das Zugreifen vieler verschiedener Geräte weitere Risiken auf. Schließlich können Arbeitnehmer auch mit den privaten Computern arbeiten bzw. diverse Cloud-Programme öffnen. Wichtig in diesem Zusammenhang ist, dass man Guidelines festlegt. Fragen wie „Dürfen interne Firmendaten auf dem privaten Laptop abgespeichert werden?“ oder „Können Arbeitnehmer eigentlich mit ihren eigenen Geräten im Home Office arbeiten?“ müssen beantwortet und ausreichend kommuniziert werden.

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2 Kommentrare

  1. Jakob am

    Danke für den interessanten Artikel!

    Ich denke schon länger darüber nach ob es überhaupt noch möglich ist, dem ganzen irgendwie zu „entkommen“? Wie Sie in dem Artikel schon schreiben: Vieles passiert ja schon in der Cloud, von dem wir es gar nicht bewusst wahrnehmen.

    Liebe Grüße,
    Jakob

  2. Klaus Marwede am

    Hallo,
    die Cloud ist praktisch – aber auch nicht ganz unkritisch zu sehen. Meinen Ausführungen möchte ich vorausschicken, dass sie sich auf deutsches Datenschutzrecht beziehen.

    a) Wer personenbezogenen Daten bei externen EDV-Dienstleistern verarbeiten lässt (Cloud..), der muss diese Dienstleister gem. §11 BDSG im Rahmen einer Vereinbarung zur Auftragsdatenvereinbarung verpflichten und sich regelmäßig vom Stand der sog. Technischen und Organisatorischen Maßnahmen zum Datenschutz überzeugen.

    b) Wer personenbezogene Daten seiner Mitarbeiter an fremde Dritte übermittelt braucht in Deutschland regelmäßig die Zustimmung des Personalrats/Betriebsrates oder aber die Zustimmung eines jeden einzelnen Betroffenen (Mitarbeiters).

    c) Wenn Sie keine eigenen, lauffähigen Backups von den Daten in der Cloud bei sich im Unternehmen verfügbar haben, dann kann das SEHR unangenehme Folgen haben – bei bestimmten Daten bis hin zur Insolvenz.

    Ich weiß – Datenschützer gelten gelegentlich als Spielverderber – aber die allgemeine Euphorie zum Thema Cloud braucht halt auch eine Vielzahl an flankierenden Maßnahmen, damit es die reine Freude bleibt.

    Viele Grüße
    Klaus Marwede

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