Software-Lösungen gibt es viele. Kürzlich hörte ich von einer Software, die v.a. die jährlichen Gehaltsrunden fokussiert und über das Firmen-Intranet läuft (ASR-Online). Was daran ist das Besondere? Ein Interview mit Lars Reinecke (Consultant Process Management, stallwanger IT.dev).
Interview
Lars Reinecke
Software für jährliche Gehaltsrunden: Was bringt es HR & Führungskräften?
Sie haben mir viel erzählt über die ASR-Online-Software. Können Sie das für meine Leser kurz zusammenfassen?
ASR-Online ist eine browserbasierte Software für das Firmen-Intranet, mit der sich Gehaltsrunden in mittleren und größeren Unternehmen deutlich einfacher gestalten lassen. Steht die jährliche Gehaltsrunde an, kann die Geschäftsleitung einfach ein Budget festlegen, welches durch die jeweiligen Führungskräfte über die verschiedenen hierarchischen Ebenen nach unten aufgeteilt wird. Die zuständigen Führungskräfte können dann das entsprechende Teilbudget, sobald dieses freigegeben wurde, auf ihre Mitarbeiter verteilen. Die Software lässt sich direkt an gängige Entgeltabrechnungssysteme anbinden, so dass keine zusätzliche Datenpflege notwendig ist und die Gehaltsveränderungen einfach übertragen werden können.
Was macht diese Software so besonders – was hebt sie von Produkten des Mitbewerbs ab?
Es ist die einzige Software, die direkt diesen Geschäftsprozess adressiert. Wenn sich Unternehmen in der Situation wiederfinden eine Gehaltsrunde durchführen zu wollen – sei es in Form von Standardbezügen oder Bonuszahlungen –, wird häufig kurzerhand eine Excel-Tabelle mit Mitarbeiter- und Lohndaten erstellt. Diese wird dann zunächst für die Abteilungsleiter aufgeteilt und verschickt, welche die Tabellen wiederum für untergeordnete Einheiten aufdröseln et cetera. Das ganze muss schließlich wieder konsolidiert werden – häufig mit dem Ergebnis, dass das Zielbudget gesprengt wurde und der Turnus von vorne beginnt.
So gesehen würde ich auf Ihre Frage tatsächlich antworten, dass sich ASR-Online von Mitbewerbern zunächst vor allem dadurch entscheidet, dass es explizit für die Durchführung von Gehaltsrunden entwickelt wurde. Erfahrungsgemäß lässt sich die Gehaltsrunde mit ASR-Online je nach Unternehmensgröße und –struktur um bis zu sechs Wochen verkürzen. International aufgestellte Unternehmen profitieren zusätzlich, da Hürden durch verschiedene Währungen oder der Einsatz verschiedener Entgeltabrechnungssysteme für diesen Geschäftsprozess eingeebnet werden.
Abgesehen von Excel kann man Gehaltserhöhungen sicherlich auch in anderer Standardsoftware eintragen, aber eben nicht systematisch und strukturiert durchführen, weshalb diese Software den Geschäftsprozess nicht nennenswert unterstützt. Im Vergleich zu Standardsoftware bietet ASR-Online im Übrigen den Vorteil, dass es sich von unserer Seite mit geringem Aufwand an diverse Unternehmensvorgaben anpassen lässt, während Standardsoftware umgekehrt voraussetzt, dass sich Unternehmen an sie anpassen. Auch die Integration in die bestehende IT-Infrastruktur ist durch die browserbasierte Lösung deutlich einfacher, als bei Standardsoftware.
Ein wichtiges Augenmerk lag auch darauf, die Software möglichst pflegeleicht zu gestalten. Updates sind wenn überhaupt nur serverseitig vonnöten und die Daten müssen nicht extra gepflegt werden, sondern kommen direkt aus dem bestehenden Entgeltsystem. Denn es ist sicher niemandem geholfen, wenn die Zeitersparnis, die durch die effiziente Durchführung der Gehaltsrunde entsteht, im selben Zuge für eine zusätzliche Datenpflege oder Ähnliches eingesetzt werden muss.
Warum ist gerade der Prozess der Gehaltsrunden so relevant, dass Sie ausgerechent dafür eine eigene Software zur Verfügung stellen?
Die Gehaltsrunde ist eine zeitaufwendige und häufig nervenaufreibende Angelegenheit, welche die Führungskräfte aller Bereiche betrifft. Eben weil hier beinahe ausschließlich hochbezahlte und ausgelastete Führungskräfte eingebunden sind, loh nt sich die Gestaltung eines effizienten Workflows besonders.
Erklären Sie mir bitte ein wenig mehr über den zugrundeliegenden Workflow.
Der Ablauf ist in der Regel wie folgt: Zunächst beschließt die Geschäftsleitung ein Gesamtbudget für die Gehaltsrunde. Bestimmt ist zudem, welche Mitarbeiter bei der Runde überhaupt zu berücksichtigen sind. Auszubildende oder beispielsweise auch Mitarbeiter in Elternzeit werden in aller Regel ausgeschlossen.
Von oben nach unten teilen die jeweils zuständigen Führungskräfte das Budget auf. Wenn die Budgetierung freigegeben ist, können die Verantwortlichen das zur Verfügung stehende Budget auf die entsprechenden Mitarbeiter verteilen. Häufig geschieht dies auch im Rahmen eines Jahresmitarbeitergespräches, der Überprüfung von erreichten Zielvorgaben oder einer Potentialeinschätzung. Während die Budgetierung von oben nach unten verlief, findet die eigentliche Budgetverteilung zunächst unten statt, so dass die Vorgesetzten der darüber liegenden Hierarchieebene die eingereichte Verteilung genehmigen können und ihrerseits die Planung abschließen und weiter nach oben reichen können. Häufig werden auch geplante Erhöhungen über einem bestimmten Schwellwert gesondert an die Geschäftsleitung eskaliert und dort genehmigt oder korrigiert. Schließlich wird die Runde vom Prozessverantwortlichen und der Geschäftsleitung abgesegnet und geschlossen, woraufhin die neuen Gehaltsdaten in das Entgeltabrechnungssystem übertragen werden können. In einem letzten Schritt müssen die Mitarbeiter noch in einem Serienbriefverfahren über ihre geänderten Bezüge informiert werden.
In der Praxis, in der wie beschrieben ganz häufig einfach mit Excel gearbeitet wird, gibt es für den Prozessverantwortlichen kaum Steuerungsinstrumente. Das Budget wird festgelegt und die Gehaltsrunde angestoßen – ab diesem Zeitpunkt befindet sich der Prozessverlauf praktisch in einer Blackbox und der Verantwortliche kann weder die Budgettreue noch den Fortschritt kontrollieren. Hier unterscheidet sich der Workflow mit ASR-Online drastisch, da zu jedem Zeitpunkt eingesehen werden kann, ob das Budget beziehungsweise die Teilbudgets eingehalten werden und wie weit einzelne Abteilungen fortgeschritten sind. So kann auch gezielt eine Führungskraft angesprochen werden, bei der es eine Verzögerung gibt. Ebenfalls sehr bedeutend ist die durch die Software geschaffene Medienhomogenität: Anstatt diverse Excel-Dokumente per E-Mail zu versenden, entsteht ein zentraler Punkt, ein zentrales Medium, über das die Runde abgewickelt wird. Das beschleunigt die internen Abstimmungsprozesse enorm.
Können Sie mir einen praktischen Einblick geben – eine kurze Case Study?
Ein schönes Beispiel aus diesem Jahr ist die Einführung bei einem führenden Personaldienstleister in Deutschland mit nahezu 2.000 Mitarbeitern und zahlreichen Niederlassungen im gesamten Bundesgebiet. Dort stand ein organisatorischer Wandel an, in dessen Zuge auch die Verantwortung der Gehaltsplanung dezentralisiert und damit von 20 auf rund 160 Führungskräfte erweitert wurde. Eine Durchführung mit Excel wäre hier praktisch kaum zu realisieren gewesen. Die Einführung von ASR-Online wurde von den Anwendern sehr gut angenommen, was den Rückmeldungen zufolge insbesondere der intuitiven Bedienbarkeit zu verdanken ist.
Laut dem Leiter der Entgeltabrechnung konnte die Durchführung der Gehaltsrunde erheblich beschleunigt werden. Auch müssen die zuvor zuständigen Mitarbeiter der Zentrale weniger reisen, da die Gehaltsplanung jetzt ja durch die Führungskräfte direkt vor Ort vorgenommen wird. Durch die so entstandene Zeit- und Kostenersparnis, erwartet der Kunde eine Amortisierung innerhalb von nur drei Jahren – und das, obwohl die Einführungskosten in diesem Fall durch eine Reihe von Anpassungen nach Unternehmensvorgaben höher lagen, als es gewöhnlich der Fall ist.
Wie sichern Sie den Datenschutz dieser browserbasierten Lösung für das Intranet?
Wie Sie schon ganz richtig sagen, handelt es sich um eine Lösung für das firmeninterne Intranet – und dies natürlich aus gutem Grund. Trotz des Hypes ums Cloud Computing haben Unternehmen Vorbehalte, ihre sensiblen Gehaltsdaten auf einen Server im Internet zu übertragen. Diese Skepsis teile ich. Das hat für mich gleichwohl nichts mit Technikverweigerung zu tun, sondern ist meines Erachtens ganz schlicht vernünftig. Das Cloud Computing bietet sicher viele Möglichkeiten, aber in diesem konkreten Fall sehe ich keinen Nutzen, zumal das Bereitstellen von ASR-Online keine IT-Abteilung vor eine Herausforderung stellt. So bleiben Daten zu Gehältern und gegebenenfalls Potentialeinschätzungen wo sie hingehören – beim Unternehmen selbst.
In ASR-Online selbst hat jeder Anwender eine bestimmte Benutzerrolle und damit verbundene Rechte sowie klare Zuständigkeiten für bestimmte Organisationseinheiten. Nur die Mitarbeiter dieser Einheiten kann der Anwender einsehen und bearbeiten. Auch dies ist sicherlich ein großer Pluspunkt im Vergleich zum Vorgehen mit Excel, bei dem unzählige Excel-Tabellen und darin enthaltene Gehaltsdaten in E-Mail-Postfächern landen und verweilen und darüber hinaus in der Regel unüberschaubar an diversen Orten lokal und im Firmennetzwerk gespeichert werden. In ASR-Online sehen die beteiligten Führungskräfte nur die für sie vorgesehenen Lohndaten und diese auch nur so lange die Gehaltsrunde läuft.
Danke für das Interview und die Einblicke!
Link zur Software:
ASR-Online: www.asr-online.org
Interview-Partner:
Lars Reinecke ist Consultant Process Management bei stallwanger IT.dev. Das Unternehmen spezialisiert sich auf HR-Prozesse und Management-Reportings. www.stallwanger.net
