Der nachfolgende Anwenderbericht, der in Form eines Interviews durchgeführt wurde, zeigt an Hand der Einführung der Personalwolke HR Cloud bei unserem Kunden „Falkensteiner Michaeler Tourism Group AG“ welche Vorteile aus Sicht des Kunden durch die Nutzung der Software entstehen.
Interviewer: Liebe Frau Virostek, erzählen Sie mir bitte kurz, wie Ihre HR-Prozesse vor der Personalwolke abgewickelt wurden. Sprich, wie Ihre Mitarbeiter/innen Arbeitszeiten erfasst oder Urlaubsanträge gestellt haben.
Frau Virostek: Jeder unserer Mitarbeiter/innen hatte sein eigenes Excel-Sheet, in dem die Arbeitszeiten notiert wurden. Am Ende des Monats ging jede dieser Excel-Dateien zur Sichtung und anschließenden Unterschrift zum direkten Vorgesetzten. Danach wanderten die Excel-Listen in die Personalabteilung, welche alle Daten der Zeiterfassung in eine eigene Excel-Tabelle übertragen musste, damit diese an die Lohnverrechnung weitergegeben werden konnte.
Ein Urlaubsantrag gestaltete sich ähnlich. Es gab eine Word-Vorlage für einen Urlaubsantrag, die die Mitarbeiter/innen ausfüllen und im Anschluss dem Vorgesetzten zur Unterschrift vorlegen mussten. Der bestätigte Antrag ging dann an die HR-Abteilung zur endgültigen Bearbeitung.
Alles in Allem ein langwieriger und zeitaufwändiger Weg.
Interviewer: Ich nehme an, die Komplexität dieser Abläufe begründeten Ihren Entschluss, eine HR-Software dafür einzuführen, richtig?
Frau Virostek: Ja richtig, dies war einer der Hauptgründe für unsere Entscheidung. Unser Ziel war es schlicht und ergreifend, diese Prozesse zu vereinfachen und schneller abwickeln zu können. Außerdem hatten wir den Wunsch, den administrativen Aufwand in der HR-Abteilung zu verringern.
Ergänzend dazu gab es noch weitere Beweggründe für eine Veränderung des Systems. Die Führungskräfte im Unternehmen hatten mit dem alten System keine gute Übersicht über die Arbeitszeiten oder Salden ihrer Mitarbeiter/innen. Um sich solche Informationen zu verschaffen, mussten diese explizit in der HR-Abteilung nachfragen.
Man muss auch gestehen, die Fehlerquote bei Eingaben in Excel-Tabellen befand sich nicht immer in einem akzeptablen Bereich. Dies war ebenso ein Denkanstoß für uns, die Situation zu ändern.
Interviewer: Wie sah der Projektverlauf aus? Wie sind Sie auf uns gestoßen? Wie lange dauerte die Umsetzung des Projektes?
Frau Virostek: Auf die Personalwolke bin ich am HR Inside Summit 2015 aufmerksam geworden. Dort führte ich ein informatives Erstgespräch mit einem Mitarbeiter Ihres Unternehmens. Da wir jedoch ein HR-System gemeinsam mit einem Gleitzeitmodell einführen wollten, hat sich die Implementierung der Personalwolke etwas hinausgezögert.
Zuerst mussten einige interne Vereinbarungen und Entscheidungen bezüglich dem Gleitzeitmodell getroffen werden, bevor wir uberhaupt ein Zeiterfassungsmodul einsetzen konnten.
Aus diesen Gründen nutzen wir die Personalwolke nun erst seit Anfang 2017.
Interviewer: Auf welche Herausforderungen sind Sie im Zusammenhang mit dem Projekt gestoßen?
Frau Virostek: Die größte Herausforderung, die zwar nicht die Personalwolke betrifft, aber dennoch Teil des Projektes war, sahen wir in der Umstellung auf das Gleitzeitmodell. Es ergaben sich dadurch viele Änderungen im Unternehmen und wir mussten z.B. für jede/n Mitarbeiter/in Einzelvereinbarungen treffen.
Die Einführung der Software war insbesondere für unsere Mitarbeiter/innen ein Change-Projekt. Zuvor hat ein/e Mitarbeiter/in üblicherweise erst am Ende des Tages oder sogar erst am Ende der Woche die Arbeitszeiten für den jeweiligen Tag oder die jeweilige Woche in Excel dokumentiert. So hatten die Mitarbeiter/innen in den ersten Wochen mit der Personalwolke etwas Schwierigkeiten im Bezug auf die Live-Buchung. Oft wurde auf das Einbuchen in der Früh oder das Ausbuchen bei Antritt der Mittagspause vergessen. Doch hier hatten wir eine effektive und erfolgreiche Lösung. Damit das Buchen nicht in Vergessenheit gerät, platzierten wir im ganzen Haus Erinnerungen, z.B. am Haupteingang oder in der Kaffeeküche.
Eine weitere Herausforderung für mich stellten die Einschulungen für das System dar. Das Personal und die Führungskräfte wurden getrennt eingeschult. 2 Schulungen fanden noch vor den Weihnachtsfeiertage, 3 weitere danach statt. Da zu dieser Zeit viele Mitarbeiter/innen auf Urlaub waren, gestaltete sich die Koordination ein wenig schwierig, da schließlich alle rechtzeitig eine Einschulung bekommen sollten.
Interviewer: Zum Abschluss: Wie lautet nun Ihr Fazit zur Personalwolke? Was hat sich durch diese bei FMTG verändert oder verbessert?
Frau Virostek: Von den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen bekomme ich häufig das Feedback, die Oberfläche sei so benutzerfreundlich und modern. Am liebsten würde Jeder im Unternehmen ALLE Funktionen gleich mit der App bedienen.
Unsere HR-Prozesse haben sich um Vielfaches vereinfacht und laufen schneller über die Bühne.
Auch für Mitarbeiter/innen, die überwiegend geschäftlich unterwegs sind, und davon haben wir sehr viele, ist die Personalwolke eine große Erleichterung.
Wir sind alle sehr zufrieden und hoffen, dass dies auch in Zukunft so bleibt.
Wir bedanken uns bei der Falkensteiner Michaeler Tourism Group und insbesondere bei Frau Virostek für die hervorragende Zusammenarbeit!
