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Effizientere HR mit IT-Methoden | Wie IT-Manager die Personalabteilung glücklich machen können

Die HR-Abteilung hat sich vom klassischen Verwaltungsbereich in der Vergangenheit zu einer unternehmensstrategisch relevanten Serviceeinheit verwandelt. Von modernen Personalabteilungen wird erwartet, dass sie auf Augenhöhe das Management beraten und bei der Erreichung der Unternehmensziele unterstützen sowie gleichzeitig die täglichen HR-Aufgaben effizient erledigen. Bedingt durch die gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Veränderungen haben sich die Anforderungen und Rahmenbedingungen für die HR grundlegend geändert. Dementsprechend müssen sich HR-Organisationen Gedanken über ihre zukünftige Ausrichtung machen.

Immer noch sind viele HR-Abteilungen klassisch organisiert, leiden an Personalmangel und überbordender Komplexität. Sie sind häufig nicht in der Lage, auf die dynamischen Entwicklungen im Unternehmen und in ihrem Markt zu reagieren, geschweige denn ihre Aufgaben als Berater der Geschäftsleitung wahrzunehmen. Dabei gewinnt die HR, angesichts des steigenden Wettbewerbs um die besten Talente, stetig an Bedeutung. In der modernen Wissensgesellschaft hängt der Erfolg von Unternehmen zu einem großen Teil vom Personal ab. Die Anforderungen an die Personalabteilung sind hoch. Unternehmen benötigen eine klare HR-Strategie sowie eine effiziente und flexible HR-Arbeit, die nicht nur verwaltet, sondern aktiv gestaltet.

Nur durch eine gezielte Effizienz- und Qualitätssteigerung des HR-Bereichs kann dieser mit seinen Leistungen auch tatsächlich alle Geschäftsbereiche eines Unternehmens entlang des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus hinweg unterstützen. Denn in einer globalen Wirtschaft stellen die Mitarbeiter vermehrt einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil in der Arbeitswelt dar.

Im HR-Bereich schlanker werden, gleichzeitig breiter aufgestellt sein und die Bedürfnisse des Business optimal erfüllen stellt somit keinen Widerspruch dar, sondern ist die Konsequenz einer stringenten Organisation mit effizienten Prozessen. Wie kann es HR vor diesem Hintergrund schaffen, sich mehr und mehr als wertschöpfender Business-Partner für ein Unternehmen zu etablieren?

Vorbild IT

IT-Organisationen orientieren sich bereits seit Jahren hinsichtlich ihrer Aufbau- und Ablaufstruktur am Rahmenwerk ITIL (IT Infrastructure Library). Bei diesem Framework handelt es sich um eine Sammlung von Best Practices für Service Management. Durch den prozessorientierten Ansatz wird es ermöglicht, die Qualität von Services und Service-Organisationen maßgeblich zu erhöhen und dem Kunden somit durch kosten- und nutzeneffiziente Prozesse eine für ihn wertschöpfende Dienstleistung zu liefern. Aufgrund der universellen Gültigkeit liegt es nahe, dieses Rahmenwerk auch auf andere Service-Organisationen wie den HR-Bereich anzuwenden und zu adaptieren. Diese Vorgehensweise bietet große Vorteile für HR. Unter anderem können gleichartige Leistungen und Prozesse standardisiert bzw. auch zentralisiert werden, was zu einer deutlich erhöhten Transparenz in den Abläufen beiträgt. Zudem wird die Definition von Schnittstellen sowohl innerhalb der HR-Organisation als auch nach außen hin zum Kunden zur Aufnahme der konkreten Anforderungen gefördert. Nicht zuletzt wird die Möglichkeit geschaffen, die Leistungserbringung anhand verschiedener Kennzahlen zu überwachen und so kontinuierlich zu verbessern.

HR-Prozesse nach ITIL

Bei der Ausgestaltung eines HR-Prozessmodells in Anlehnung an ITIL bietet es sich einerseits an, zur klaren Zuständigkeitszuweisung zwischen den drei Management-Ebenen in einem Unternehmen zu differenzieren, um andererseits damit einen glatten Ablauf und eine Ebenen-übergreifende Kommunikation durch Schnittstellen sicherzustellen. Die Untergliederung bezieht sich auf die strategische, taktische und operative Ebene.

Auf strategischem Level steht zunächst die Planung und damit die klare Definition des Modellrahmens im Mittelpunkt, um alle nachfolgenden Prozessebenen daran auszurichten. Die taktische Ebene fokussiert stärker die konkrete Aufnahme von Anforderungen und Überlegungen, welche Leistungen künftig wie erbracht werden sollen. Das operative Level befasst sich schließlich mit der eigentlichen Leistungserbringung der Services.

Das Prozessmodell bezieht sich in seinem vollumfänglichen Einsatz auf die unterschiedlichsten HR-Prozesse, sei es im Recruiting, beim Onboarding neuer Mitarbeiter, für die Abwicklung von Krankmeldungen, Urlaubsanträgen oder Reisekostenabrechnungen, wie für die Erstellung von Zwischenzeugnissen oder im Bereich der Mitarbeiterentwicklung.

Natürlich unterstützen moderne Service-Management Systeme und Tools in hohem Maße bei der Umsetzung. Denn durch die Automatisierung von Prozessen sinkt die Fehleranfälligkeit, Parallelstrukturen mit redundanter Leistungserbringung werden vermieden und die Abwicklungsgeschwindigkeit steigt genauso wie die Transparenz. Damit erhöht die HR-Abteilung nicht nur die Qualität ihrer Arbeit, sondern gewinnt zudem wertvolle Zeit, um sich als Business Partner mit innovativen Ideen im Unternehmen einzubringen und gezielt zur Wertschöpfung beizutragen.


Gast-Autor

Fabian Henzler ist als Director Product Marketing für die Vermarktung aller Matrix42 Produkte verantwortlich.

Matrix42 ist einer der Top-Anbieter von Software für das Arbeitsplatzmanagement. Unter dem Motto „Reimagine Workspace Management“ bietet das Unternehmen zukunftsorientierte Lösungen für moderne Arbeitsumgebungen. Mehr als 3.000 Kunden – darunter BMW, Infineon und Carl Zeiss – verwalten mit den Workspace Management Lösungen von Matrix42 über 3 Millionen Arbeitsplätze weltweit.
www.matrix42.com

 

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