Online Präsentation | Meetings ohne Pinnwand und Flipchart präsentieren

Meetings können mit der modernen Informations- und Kommunikationstechnik effektiver gestaltet werden als mit den klassischen Arten der Moderation wie Pinnwand und Flipchart mit einer Mind Map darauf. Deshalb nutzen Unternehmen und Moderator diese Technik verstärkt zur Präsentation.

Autorin: Sabine Machwürth

Je vernetzter die Strukturen in Unternehmen und je komplexer ihre Problemlösungen sind, umso größer ist der Bedarf an bereichs- und oft sogar unternehmensübergreifender Abstimmung. Entsprechend viele Workshops und Meetings fanden bis zum Ausbruch der Corona-Krise in den Unternehmen statt; zudem Kick-offs und Tagungen, an denen oft Hunderte und zuweilen sogar Tausende von Personen teilnahmen.

Bei solchen Events stellt sich ein Unternehmen oft die Frage: Wie können wir die Teilnehmer so einbinden, dass

• einerseits alle aktiv am Meeting und an der Meinungsbildung sowie Entscheidungsfindung mitwirken können und
• andererseits der Prozess handelbar bleibt?

Die Mitarbeiter als Moderator smart in das Meeting einbinden

Denn wenn sehr viele Mitarbeiter an der Meinungsbildung und Entscheidungsfindung mitwirken sollen, dann stoßen die klassischen Arten der Moderation – mit Pinnwand und Flipchart – an ihre Grenzen. Aus folgenden Gründen:

• Es erfordert zu viel Zeit bis alle Teilnehmer ihre Meinungen oder Einschätzungen gegenüber dem Moderator geäußert haben.
• Die Teilnehmer beeinflussen sich wechselseitig, so dass kein objektives Stimmungsbild entsteht.
• Es vergeht zu viel Zeit bis alle Voten ausgewertet sind, so dass mit den Ergebnissen weitergearbeitet werden kann.
• Das Dokumentieren der gewonnenen Erkenntnisse und Ergebnisse ist sehr zeitaufwändig, weil Sie die auf einer Mind Map am Papier notierten Informationen zunächst am PC erfassen müssen, bevor Sie sie zum Beispiel als Handout an die Teilnehmer oder an den Moderator selbst senden können.

Hinzu kommt: Mit den klassischen Methoden der Moderation lassen sich nur die Voten oder Beiträge der im Raum anwesenden Personen erfassen. Mit ihnen können sich Personengruppen, die sich an unterschiedlichen Orten befinden, nicht in das Meeting integrieren. Dies ist in größeren Unternehmen, die meist mehrere Niederlassungen haben, jedoch oft nötig. Dies gilt speziell dann, wenn es zum Erreichen der übergeordneten Ziele wichtig ist, dass alle Mitarbeiter sich mit der beschlossenen Strategie oder Problemlösung identifizieren und aktiv an deren Realisierung mitwirken.

Meetings effektiver und interaktiver gestalten – ohne Flipchart, Pinnwand und Mind Map

Deshalb dachten bereits vor der aktuellen Krise viele Unternehmen darüber nach, wie man größere Meetings dynamischer und effektiver sowie bei Bedarf so gestalten kann, dass die Teilnehmer sich an unterschiedlichen Orten versammeln. Sie kamen zur Erkenntnis: Mit der modernen Informations- und Kommunikationstechnik (IuK-Technik) können wir unsere Workshops nicht nur dynamischer und effektiver, sondern auch interaktiver gestalten.

So lassen sich zum Beispiel, wenn genügend kleine digitale Helfer wie Smartphones, Tablets oder Laptops nebst einer entsprechenden Software zur Verfügung stehen, Veranstaltungsdesigns sogar für Mega-Gruppen schmieden, bei denen

• alle Teilnehmer Fragen an den Moderator stellen können,
• der Moderator sie regelmäßig nach ihrer Einschätzung fragt und
• die Teilnehmer in wechselnden, sich spontan bildenden Kleingruppen an Problemlösungen arbeiten.

Denn mit der modernen IuK-Technik können Sie Meinungen und Lösungsvorschläge im Gegenteil zur klassischen Mind Map am Papier schnell erfassen, auswerten und visualisieren, so dass Sie die relevanten Einzelbeiträge und verdichteten Ergebnisse weiterbearbeiten können.

Entsprechend viele Unternehmen und Verbände führten bis zum Ausbruch der Corona-Krise bereits mit der sogenannten digitalen Moderation die unterschiedlichsten Formen von Präsenz- und Online-Meetings durch –

• von (Change‑, Strategie‑ und Vertriebs‑) Workshops,
• über (Händler‑, Management‑ und Führungskräfte‑) Tagungen bis hin
• zu Großveranstaltungen wie Betriebsversammlungen, sowie Open-Space-Veranstaltungen und Zukunftskonferenzen.

Und in der Krise? In ihr führten börsennotierte Unternehmen mit Hilfe der modernen IuK-Technik sogar ihre Jahreshauptversammlungen digital durch.

Die benötigte technische Infrastruktur für einen erfolgreichen Workshop

Bei der digitalen Moderation werden vernetzte Computer nebst den dazu gehörenden Endgeräten wie Monitoren als Kommunikations- und Interaktionsinstrumente genutzt. Das heißt: Eine Voraussetzung für eine digitale Moderation ist, dass die benötigte technische Infrastruktur vorhanden ist – also entweder firmenintern existiert oder ein Dienstleister diese zur Verfügung stellt.

Nötig für das Durchführen einer digitalen Moderation ist ein Meeting-Cockpit. Dieses Softwareprogramm lässt sich mit PowerPoint vergleichen, mit dem eine Präsentation konzipiert und die erforderlichen Charts erstellt werden. Der zentrale Unterschied: Ein Meeting-Cockpit enthält mehr Funktionen, da mit ihm keine Ein-Weg-, sondern eine IT-gestützte Mehr-Weg-Kommunikation ermöglicht wird. Denn bei der mit Hilfe der digitalen Moderation durchgeführten Präsentation erfolgen oft auch komplexe Befragungen mit unterschiedlichen Antwortmöglichkeiten, deren Auswertungen grafisch aufbereitet werden. Hierfür werden mit dem Meeting-Cockpit die Vorlagen erstellt. Außerdem gibt es bei Großveranstaltungen häufig wechselnde Arbeitsgruppen und deren Ergebnisse sollen Sie anschließend nicht nur unmittelbar dokumentieren, sondern auch bearbeiten und präsentieren. Auch hierfür werden im Meeting-Cockpit im Vorfeld die Vorlagen erstellt.

Das Durchführen der Präsentation selbst erfordert eine Infrastruktur, die sich als ein Client-Server-System beschreiben lässt. Sie besteht in der Regel aus folgenden Komponenten, deren Zahl abhängig von der Größe und Art des Meetings variieren kann:

• einem Digital Moderation-Server, der mit einem Webserver verbunden ist und auf dem die mit dem Meeting-Cockpit entworfenen Vorlagen für die Befragungen, die Gruppenarbeit usw. gespeichert sind,
• mindestens einem Meeting-Cockpit, über das der Moderator die Online Präsentation steuert,
• einem Bühnen-Client, auf dem Sie das Geschehen für alle anwesenden Personen präsentieren und visualisieren können
• einer Vielzahl von Teilnehmer-Clients, die auf Laptops, Smartphones oder Tablets gestartet werden und über die die Teilnehmer ihre Beiträge eingeben.

Grafik: Für eine Digitale Moderation benötigte technische Infrastruktur

Die digitale Moderation und Online Präsentation haben sich bewährt

Mit dieser technischen Infrastruktur lassen sich die unterschiedlichsten Meetings durchführen – von (Online‑)Workshops bis hin zu Großveranstaltungen mit Tausenden von Teilnehmern, die sich gerade in der aktuellen Zeit an verschiedenen Orten befinden.

Bewährt hat sich die digitale Moderation bei all diesen Veranstaltungen unter anderem aufgrund

• der Schnelligkeit, mit der Sie Informationen sammeln, bewerten und auswerten sowie visualisieren können,
• der erweiterten Kommunikations- und Interaktionsmöglichkeiten, die die Technik bietet, sowie
• der Kostenvorteile, die sich aus der effektiven Nutzung der investierten Zeit ergeben.

So werden Meetings, bei denen die Teilnehmer an verschiedenen Orten arbeiten, erst durch die Technik möglich. Ansonsten wären die Kosten (Reise, Unterbringung und Verpflegung) zu hoch. Auch der Verlust an (Arbeits-)Zeit aufgrund der Reisezeiten wäre betriebswirtschaftlich nicht vertretbar.

Mitarbeiter begrüßen Arbeit mit modernen Medien

Deshalb nutzen immer mehr Unternehmen die digitale Moderation zum Durchführen von Großveranstaltungen, Workshops und Meetings. Auch weil sie erkannt haben: Die Teilnehmer fühlen sich durch die schnellen und vielen Feedback- und Interaktionsmöglichkeiten, die ihnen die digitale Moderation bietet, wertgeschätzt und gehört. Sie haben zudem registriert, dass sich gerade ihre jungen technik-affinen Mitarbeiter, wenn sie in Workshops oder Tagungen mit Pinnwand und Flipchart arbeiten, zunehmend fragen: „Warum nutzen wir hier diese ‚Steinzeit-Medien‘? Im Arbeitsalltag nutzen wir für die Meinungsbildung und Entscheidungsfindung zum Beispiel bei der Projektarbeit doch auch die moderne IuK-Technik. Warum also nicht hier?“

Diese Einstellung wird sich bei ihnen in den kommenden Monaten, wenn sie von zu Hause aus kommunizieren und arbeiten, verstärken. Nach der Krise werden die Unternehmen noch stärker auf die moderne Informations- und Kommunikationstechnik sowie die digitale Moderation setzen.

Gast-Autorin

Sabine Machwürth ist Mitglied der Geschäftsleitung der Managementberatung Machwürth Team International (MTI Consultancy), Visselhövede (D), die Unternehmen u.a. beim Einführen der für die Digitale Moderation erforderlichen Technik unterstützt und deren Mitarbeiter in deren Handhabung trainiert (www.mticonsultancy.com, info@mwteam.de).