Über Abacus Umantis
Die Umantis HR-Suite ist eine umfassende, cloudbasierte Softwarelösung, die alle relevanten HR-Prozesse abbildet, von der Rekrutierung und Einstellung über die Weiterbildung bis hin zur Nachfolgeplanung. Zusätzlich werden administrative Aufgaben wie die digitale Verwaltung von Personalakten und das elektronische Signieren von Arbeitsverträgen effizient unterstützt.
Um unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden, bietet Abacus Umantis zwei verschiedene HR-Suite-Modelle an: eine Lösung, die speziell für kleinere und mittlere Unternehmen konzipiert wurde, sowie eine Variante, die sich an Organisationen mit komplexeren Strukturen richtet.
Abacus Umantis wurde im Jahr 2000 gegründet und hat sich seitdem zu einem der führenden Anbieter für digitale HR-Lösungen im deutschsprachigen Raum entwickelt. Seit 2023 fungiert das Unternehmen als HR-Kompetenzzentrum der Abacus-Gruppe. Mit rund 110 Mitarbeitenden an den drei Standorten St. Gallen (CH), München (DE) und Freiburg (DE), verfolgt Umantis das Ziel, Personalabteilungen bei der Digitalisierung und Optimierung ihrer Prozesse ganzheitlich zu unterstützen.
Die Umantis HR-Suiten im Überblick
Die cloudbasierten HR-Suite-Lösungen von Abacus Umantis bieten Unternehmen jeder Grösse eine leistungsstarke Basis für digitale Personalprozesse.
Umantis HR-Suite Flex
Die Umantis HR-Suite Flex ist eine cloudbasierte individuell anpassbare Komplettlösung für Unternehmen mit komplexeren Strukturen. Sie digitalisiert sämtliche zentralen HR-Aufgaben – von der Personalverwaltung über Recruiting und Talentmanagement bis hin zu Weiterbildung, interner Kommunikation und datenbasierter HR-Analyse. Dank ihres modularen Aufbaus und der benutzerfreundlichen Oberfläche unterstützt die Lösung eine nachhaltige Effizienzsteigerung im Personalwesen und begleitet Unternehmen durch organisatorische Veränderungen.
Vorteile auf einen Blick:
- Zentrale Lösung für alle HR-Aufgaben
- Individuell anpassbar an Ihre Prozesse
- Automatisierung für weniger Verwaltungsaufwand
- Cloudbasiert und jederzeit verfügbar
- Schnelle Auswertungen und gezielte Mitarbeiterentwicklung
- Verbesserte Kommunikation mit Mitarbeitenden
Ideal für Unternehmen mit komplexen HR-Anforderungen, die Wert auf Flexibilität, Effizienz und Benutzerfreundlichkeit legen.
https://www.umantis.com/hr-suite_flex/
Umantis HR-Suite SmartKMU
Die Umantis HR-Suite SmartKMU ist eine sofort einsatzbereite, cloudbasierte HR-Lösung, die speziell für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt wurde. Vorkonfigurierte Best-Practice-Module ermöglichen die strukturierte und effiziente Abbildung aller zentralen HR-Prozesse. Die klare Benutzerführung sorgt für eine schnelle Produktivsetzung innerhalb von drei Wochen, während die Lösung gleichzeitig skalierbar und flexibel erweiterbar bleibt. Unternehmen profitieren dabei von über 20 Jahren HR-Expertise und einer Lösung, die mit ihren Anforderungen mitwächst.
Vorteile auf einen Blick:
- In nur 3 Wochen einsatzbereit
- Schnell startklar durch vorkonfigurierte Prozesse
- Cloudbasiert & skalierbar für wachsende Unternehmen
- Speziell für den Mittelstand vorkonfiguriert
- Best-Practices aus 20 Jahren HR-Erfahrung integriert
- KI-gestützte Funktionen zur Effizienzsteigerung
- Erweiterbar durch Module für Bewerbermanagement & Mitarbeiterentwicklung
https://www.umantis.com/hr-suite_smartkmu/
Details zu den Modulen von Abacus Umantis
Bewerbermanagement
Das Modul für Bewerbermanagement ermöglicht die vollständige Digitalisierung des gesamten Recruiting-Prozesses. Von der Stellenausschreibung über die Bewerbererfassung bis zur finalen Auswahl laufen alle Schritte zentralisiert und strukturiert ab. Bewerbungen lassen sich in der Software effizient vergleichen und bewerten. Automatisierte Abläufe erleichtern sowohl der Personalabteilung als auch Fachabteilungen und Führungskräften den Zugang und beschleunigen Entscheidungsprozesse.
Job Marketing
Das Modul Job Marketing erleichtert das zielgerichtete Schalten von Stellenanzeigen auf verschiedenen Jobbörsen. Die Multiposting-Funktion ermöglicht die gleichzeitige Veröffentlichung auf mehreren Plattformen und liefert datengestützte Empfehlungen, welche Kanäle für eine bestimmte Position am erfolgversprechendsten sind. Bestehende Verträge oder Rahmenvereinbarungen mit Medienpartnern können nahtlos in das System übernommen werden.
Onboarding und Offboarding
Das Modul On-/Offboarding sorgt dafür, dass neue Mitarbeitende strukturiert und individuell in das Unternehmen integriert werden. Bereits ab dem Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung beginnt ein systemgestützter Einarbeitungsprozess, in dem alle Beteiligten – von HR über Führungskräfte bis zu den neuen Teammitgliedern – ihre Aufgaben über die Plattform koordinieren können. Auch das Offboarding wird effizient gestaltet, um Wissenstransfer sicherzustellen und formale Abläufe zuverlässig zu steuern.
Mitarbeiterentwicklung
Mit dem Modul für Mitarbeiterentwicklung lassen sich individuelle Entwicklungsziele definieren, Schulungsbedarfe identifizieren und passende Bildungsmaßnahmen ableiten. Die Software bietet eine umfassende Übersicht über Kompetenzen, Qualifikationen und Entwicklungspotenziale der Mitarbeitenden. Unternehmen gewinnen so fundierte Einblicke in ihr Human Capital und schaffen systematisch Entwicklungsperspektiven.
Hinweis: Aufgrund der Vorkonfiguration beinhaltet die Umantis HR-Suite SmartKMU nur die Funktion von Mitarbeitergesprächen.
Vergütung
Eine transparente und faire Vergütung ist zentral für Mitarbeitermotivation und langfristige Bindung. Das Modul Vergütung unterstützt Führungskräfte und HR-Verantwortliche bei der Planung von Lohnanpassungen, Bonuszahlungen und anderen monetären Anerkennungen. Durch individuell definierbare Richtlinien und datenschutzkonforme Workflows lassen sich Vergütungsrunden strukturiert und nachvollziehbar abbilden. Die Planung erfolgt unabhängig vom Standort und kann flexibel an verschiedene Unternehmensbereiche angepasst werden.
Mitarbeiterkommunikation
Das Modul Mitarbeiterkommunikation zur internen Kommunikation fördert die Vernetzung innerhalb des Unternehmens und trägt zur Stärkung der Unternehmenskultur bei. Informationen, News und Ankündigungen können gezielt und zeitnah an alle Mitarbeitenden verteilt werden. Der Zugriff ist über die Mitarbeiterportale MyAbacus sowie über die mobile App AbaSquare möglich. Dies ermöglicht eine standort- und geräteunabhängige Kommunikation, die besonders in hybriden oder dezentralen Arbeitsumgebungen eine hohe Relevanz hat.
Digitale Personalakten
Die Digitale Personalakte zentralisiert alle relevanten Informationen und Dokumente rund um Mitarbeitende in einer geschützten, digitalen Umgebung. HR-Verantwortliche und berechtigte Nutzerinnen und Nutzer haben jederzeit Zugriff auf aktuelle Unterlagen, Arbeitsverträge, Abwesenheiten oder Weiterbildungsnachweise. Vordefinierte Zugriffsrechte garantieren Datenschutz und Compliance, während gleichzeitig Transparenz und Effizienz in der täglichen Personalarbeit deutlich steigen.
Zeitwirtschaft
Die Zeiterfassung wird durch das Modul Zeitwirtschaft vollständig digitalisiert. Arbeitszeiten, Pausen und Abwesenheiten können flexibel über verschiedene Kanäle erfasst werden, etwa über die mobile App AbaClik, die stationäre Lösung AbaClock, kontaktlos via NFC-Sender oder browserbasiert über MyAbacus. Die Integration in das ERP-System erlaubt eine automatische Weiterverarbeitung der Zeitdaten für Lohnabrechnungen und Planungen.
Hinweis: Dieses Modul ist im Paket der Umantis HR-Suite Flex für den DACH-Raum und in der Umantis HR-Suite SmartKMU für DE und CH verfügbar.
Digitale Signatur
Durch die Integration der elektronischen Signaturlösung DeepSign können Dokumente rechtsgültig und sicher digital unterzeichnet werden. Der Unterschriftsprozess erfolgt unabhängig vom Ort und beschleunigt die Abwicklung personalrelevanter Vorgänge erheblich. Besonders bei Remote-Arbeit oder im Umgang mit externen Mitarbeitenden sorgt diese Funktion für eine professionelle und ressourcenschonende Abwicklung.
Personaleinsatzplanung
Die Personaleinsatzplanung ermöglicht es, Arbeitszeiten, Schichtpläne und Ressourcen optimal zu organisieren. Gesetzliche Vorgaben sowie individuelle Anforderungen werden automatisch berücksichtigt, während der digitale Arbeitsplan über das Mitarbeiterportal zur Verfügung gestellt oder ausgedruckt werden kann.
Spesenmanagement
Mit dem Modul Spesenmanagement lassen sich Auslagen und Reisekosten vollständig digital erfassen, prüfen und rückerstatten. Die App AbaClik ermöglicht es Mitarbeitenden, Belege direkt per Smartphone zu scannen. Dabei werden automatisch relevante Informationen wie Mehrwertsteueranteile oder Beträge erkannt. Der Prozess wird durch künstliche Intelligenz unterstützt und reduziert den administrativen Aufwand für Mitarbeitende und Freigabestellen erheblich.
HR-Core
Das Modul HR-Core ist das Fundament der gesamten Umantis HR-Suite. Es dient als zentrale Schaltstelle für alle Personalstammdaten und Routineprozesse. Gleichzeitig bietet es Funktionen wie Self Services für Mitarbeitende, automatisierte Verwaltungsaufgaben und flexible Schnittstellen zu angrenzenden Systemen. Das Modul HR-Core sorgt für durchgängige Prozesse, hohe Datenqualität und eine konsistente Nutzererfahrung über alle Module hinweg.
Daten Cockpit
Das Modul Daten Cockpit stellt umfangreiche Analysemöglichkeiten bereit, um HR-Daten in aussagekräftige Berichte und Visualisierungen zu überführen. Die nahtlose ERP-Integration reduziert den Aufwand klassischer Business-Intelligence-Lösungen erheblich. Mit wenigen Klicks lassen sich spezifische Auswertungen erstellen, beispielsweise zu Fluktuation, Abwesenheiten oder Entwicklungsverläufen.
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