Die Digitalisierung von HR-Prozessen schreitet voran und fordert nicht nur die HR-Abteilung, sondern alle Mitarbeitenden des Unternehmens. Die Einführung neuer Software ist oft ein Großprojekt, bei dem mehrere Abteilungen idealerweise eng miteinander kommunizieren.
Gast-Autoren: Robert Wölzl und Alfred Schubrig, BDO Austria
Um das beste Ergebnis und einen guten Übergang ins neue System zu erzielen und reibungslose Prozesse zu bewerkstelligen, ist es nötig, dass sich HR- und IT-Abteilung eng abstimmen und die jeweils andere Fachsprache verstehen.
INHALT
Bei der Synergie zwischen HR und IT ist es wichtig, sich in das Gegenüber hineinzuversetzen und der anderen Abteilung nicht geläufige Abläufe und Prozesse möglichst allgemeinverständlich zu „übersetzen“, damit eine solide gemeinsame Arbeitsgrundlage entsteht.
Wenn diese beiden Abteilungen nur eine „minimalistische“ Beziehung führen, kann es schnell zu Problemen, Verzögerungen und Missverständnissen kommen. Dabei wirkt es oft Wunder, wenn Mitarbeitende und Entscheidungstragende aus HR und IT sich auch abseits des Projekts besser kennenlernen, z.B. im Rahmen eines fachlichen und persönlichen Austauschs.
Softwareimplementierungen
Fachabteilungen wie HR haben spezifische Anforderungen an Software und suchen die passende Software im Rahmen eines Software-Auswahlverfahrens, in das die IT optimalerweise bereits eingebunden ist. Denn die gewählte Software muss nicht nur den inhaltlichen Anforderungen, sondern auch jenen an Budget, Datenschutz und Informationssicherheit genügen. Letztendlich muss die Software den Ansprüchen der HR entsprechen, sich dabei aber auch in die bestehenden Systeme einfügen, eine hohe Schnittstellen-Kompatibilität aufweisen und natürlich reibungslos funktionieren.
Ist das passende Produkt gefunden, wird es von der IT beschafft und gemeinsam mit dem Fachbereich, ggf. mit Consultants und der Softwarefirma im Rahmen eines Projekts implementiert. Sofern es sich nicht um ein reines Cloud-Produkt handelt, fällt auch die Wartung der Software in den Aufgabenbereich der IT.
Eine fehlende Abstimmung zwischen IT und HR kann zu falschen Kaufentscheidungen, zu fehlerhafter Implementierung (mit vielen Folgeproblemen), zeitlichen Verzögerungen, Budgetüberschreitungen, ineffizienter Nutzung bis hin zu Unzufriedenheit und Frustration aller Beteiligten inklusive der Nutzenden führen.
Im Worst-Case schlägt das Projekt der Softwareeinführung fehl. Probleme bei der Einführung lassen sich daher selten auf technische Ursachen zurückführen. Eine professionelle Change-Begleitung und ein ansprechendes Schulungskonzept tragen oft erheblich zum Erfolg einer Implementierung bei.
Kernaussage #1
Bereiten Sie eine Software-Implementierung gut vor, erheben Sie detailliert die Anforderungen, sorgen Sie für ausreichende Abstimmungsmöglichkeiten zwischen IT und HR.
Prozesse & Schnittstellen
Wenn HR-Prozesse und die verwendete Software nicht kompatibel sind und keine Schnittstellen zur Verfügung stehen, erhalten die Mitarbeitenden des Unternehmens oft ein frustrierendes Ergebnis. Diese müssen dann häufig in mehreren Systemen gleichzeitig arbeiten, um dieselben Daten für die HR zu erfassen. Folgendes Beispiel schildert einen einfachen, aber sehr ineffizienten Prozess, der in vielen Unternehmen so gelebt wird:
Mitarbeiter XY erfasst in Software A, einem reinen Reisekostentool, die Reisekosten und Reisezeiten. Beides muss aber auch in Software B, einem Zeiterfassungstool, erfasst werden, um eine korrekte Bewertung und Auszahlung zu erhalten. In Software C erfolgt die Personalverrechnung und somit die Auszahlung von Reiseaufwandsentschädigungen, Barauslagen oder Überstunden.
Dieses Szenario lässt sich deutlich verbessern: durch die Erhebung des Prozesses, der anschließenden Optimierung, der Auswahl einer eventuellen neuen Softwarelösung oder der Einrichtung neuer Schnittstellen. Dadurch können die einmal eingegebenen Daten für alle folgenden Prozesse verwendet werden.
Beim Einsatz von Softwarelösungen unterschiedlicher Unternehmen lohnt es sich, die jeweiligen Softwareprogramme zu vergleichen und HR sowie IT-Abteilung an „einen Tisch zu bringen“. Das stärkt das gemeinsame Verständnis und führt rascher zu zufriedenstellenden Lösungen. Zusätzlich kann es ratsam sein, Beratende einzubinden, die sich auf HR-IT-Lösungen spezialisiert haben. Je rascher und besser IT-Abteilungen die Bedürfnisse und Herausforderungen der HR verstehen, desto stärker kann die digitale Transformation vorangetrieben werden. IT-affine HR-Mitarbeitende sollten unbedingt ermutigt werden, in solchen Projekten zu unterstützen, um einen entsprechenden Wissenstransfer zu ermöglichen.
Kernaussage #2
Raus aus ineffizienten Prozessen! Hin zur optimalen Nutzung von Schnittstellen und Synergien für das gesamte Unternehmen. Unterstützen Sie Personen, die innovative Projekte vorantreiben wollen und vergleichen Sie unterschiedliche Softwareprogramme.
Ein Key-User-System bringt Chancen für Mitarbeitende und Unternehmen
Eine weitere Möglichkeit, die Kollaboration zwischen HR und IT zu stärken, ist die Schaffung eines Key-User-Systems. Key-User (häufig im IT-Kontext) sind besonders qualifizierte Fachkräfte, die sowohl die technischen Kenntnisse der Anwendung einer Software oder eines Systems beherrschen als auch die fachliche Expertise besitzen. Sie fungieren hier als Schnittstelle zwischen der IT und der jeweiligen Fachabteilung.
Durch erweiterte Verantwortlichkeiten und stark ausgeprägte IT-Affinität unterstützen sie als erste Ansprechpersonen die Mitarbeitenden durch Schulungen oder Erfahrungsaustausch. Key-User sind kommunikationsstark und verstehen sowohl Fachbegriffe aus der IT als auch aus der HR. Sie können Themen verständlicher aufbereiten, beraten diverse Stakeholder und tragen dazu bei, dass die Bedürfnisse beider Seiten berücksichtigt werden, aber auch effizient gearbeitet wird.
Key-User können auch die IT-Abteilungen (insbesondere den 1st Level Support) entlasten, da fachspezifische Probleme rascher analysiert und im besten Fall bereits im Vorfeld gelöst werden können.
Durch regelmäßige Abstimmungen können Projekte besser priorisiert und Ressourcen besser geplant werden. In Teilaufgaben gibt es Überlappungen mit den Tätigkeiten von Business Analysten, wobei Key-Userinnen die Steigerung der Produktivität (durch obig genannte Maßnahmen) im Fokus haben. Business Analysts hingegen fokussieren sich viel stärker auf die Analyse der Geschäftsprozesse, die Geschäftsanforderungen und deren Umsetzung in eine Lösung. Beide benötigen ein tiefgehendes Verständnis der jeweiligen Welten.
Kernaussage #3
Key-User unterstützen und entlasten sowohl die HR als auch die IT. Sie verstehen beide Welten und können zur Erhöhung der Produktivität beitragen
Take-Away Message
Eine enge Zusammenarbeit zwischen HR- und IT-Abteilung ist der Schlüssel für nachhaltigen Unternehmenserfolg. Die Digitalisierung von HR-Prozessen und die Einführung neuer HR-Software erfordert eine reibungslose Kommunikation und Abstimmung zwischen beiden Abteilungen. Das Aufzeigen und die Nutzung von Synergien steigern die Effizienz des gesamten Unternehmens. Durch die Einführung von Key-Usern kann die Brücke zwischen den Abteilungen effizient und wertschöpfend geschlagen werden.
Gast-Autoren
Robert Wölzl
Der Arbeitsrechtsexperte, HR-Generalist und Personalverrechner ist Senior Manager bei BDO und leitet den Bereich HR Technology. Sein Fokusgebiet ist die Prozessberatung im Bereich Personalverrechnung sowie Softwareauswahlverfahren, u.a. in der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Darüber hinaus ist er als Fachautor und -vortragender tätig.
Alfred Schubrig
Der Senior Consultant bei BDO ist studierter Wirtschafts- und Sozialwissenschaftler sowie Personalverrechner. Er ist Spezialist für Projekte an der Schnittstelle von HR und IT und berät namhafte Unternehmen zu Zeiterfassungs- und Automatisierungslösungen sowie zu Analyse und Schnittstellenerstellungen von und zu BMD NTCS.
BDO Austria: www.bdo.at/…/people-organisation
