Damit ein Seminar reibungslos über die Bühne gehen kann, alle Teilnehmenden danach zufrieden nach Hause fahren und darüber hinaus möglichst viel neues Wissen mitnehmen, sind einige organisatorische Schritte notwendig.
Welche Punkte Sie dabei auf jeden Fall nicht vergessen sollten und welche Herausforderungen auf Sie lauern erfahren Sie in diesem Leitfaden.
INHALT
Inhalte und Zielgruppe definieren
Wer eine Bildungsveranstaltung plant, sollte zunächst den groben Kontext klären. Dazu zählt nicht nur der inhaltliche Schwerpunkt, sondern auch, welche Ziele damit erreicht werden sollten, denn Seminare sind immer zweckgebunden. Ein besonderes Augenmerk sollte dabei auf die Teilnehmenden gelegt werden. Dazu können folgende Fragen hilfreich sein:
- Wie viele Teilnehmende sind zu erwarten?
- Welche Vorkenntnisse bringen sie mit?
- Was sind ihre aktuellen Aufgabenfelder und wie sieht ihr Arbeitsalltag aus?
- Welche Erwartungen an das Seminar könnten die Teilnehmenden haben?
- Wie sieht die Zusammensetzung der Gruppe aus?
- Kennen sich die Teilnehmenden oder handelt es sich dabei um Fremde?
- Welche informellen Rollen und Hierarchien bestehen? (z.B. Führungskräfte und Mitarbeitende etc.)
Je besser Sie Ihre Zielgruppe kennen, desto leichter lassen sich die Inhalte perfekt auf sie abstimmen. Fragen Sie sich aber auch, welche Konflikte auftreten könnten und wie sich diese im Ernstfall lösen lassen, um darauf ebenso gut vorbereitet zu sein.
Konkrete Planung durchführen
Dann geht es bereits ans konkrete Planen des Seminars. Es empfiehlt sich, zunächst das große Ganze zu betrachten und so, ausgehend von einer Grobplanung, später die Details auszuarbeiten. Zur Grobplanung gehören Fragestellungen wie:
- Wo wird das Seminar stattfinden?
- Wie sieht die vorhandene Infrastruktur aus?
- Braucht es ergänzende Hilfsmittel?
- Wer verfasst die Einladungen bzw. erstellt die Unterlagen?
- Welche Zeitvorgaben gilt es zu beachten?
- Welche rechtlichen Rahmenbedingungen in Bezug auf die Vortragenden bzw. das Seminarorganisationsteam gilt es zu klären?
- Wer ist wofür zuständig?
Dazu zählt auch, sich zu überlegen, wie die Teilnehmenden am besten anreisen und ob sie Übernachtungsmöglichkeiten benötigen. Dabei sollten Sie auch die Arbeitszeitgesetze im Blick haben. Bleibt den Teilnehmenden beispielsweise nichts anderes übrig, als um 4 Uhr morgens in das Auto zu steigen, besteht unter Umständen eine Verletzung des Arbeitsrechts.
Beachten Sie zudem: Ein gut durchdachter Ablauf ist wichtig, trotzdem sollten Sie vor Ort immer auch die Möglichkeit haben, flexibel zu reagieren und zu improvisieren, etwa wenn ungeplante Fragen auftauchen oder sich eine unvorhergesehene Gruppendynamik entwickelt. Der Ablauf darf also nicht zu starr und eng getaktet sein. Wichtig ist in jedem Fall auch, so früh wie möglich mit der Planung zu beginnen.
Sind all diese Punkte geklärt, kann die Feinplanung beginnen. Hilfreich hierbei sind Fragen wie:
- Was sind die wichtigsten Themen, die auf jeden Fall behandelt werden sollten?
- Welche können gegebenenfalls wegfallen, wird die Zeit zu knapp?
- Wie sieht der Ablauf aus?
- Braucht es Raum und Zeit für Wiederholung oder praktische Übungen?
- Wie sieht eine gute Einleitung aus?
- Was ist die zentrale Botschaft?
- Welche Methoden und Werkzeuge kommen zum Einsatz?
Genug Zeit für die Vorbereitung einplanen
Nehmen Sie sich dann genug Zeit für die konkrete Vorbereitung. Dazu zählen Punkte wie:
- Präsentationsmaterial aufbereiten
- Arbeitsaufträge bzw. Übungen für Teilnehmende ausarbeiten
- Raum begutachten und Sitzplan erstellen
- Sinnvolle Gruppeneinteilungen überlegen
- Kontakt zu Teilnehmenden herstellen und eventuell klären, was mitzubringen ist
- Unterlagen ausdrucken
- Technikcheck vor Ort durchführen
- Pausenversorgung organisieren
Angenehme Atmosphäre schaffen
Ein großes Augenmerk sollten Sie auch auf den Seminarort selbst sowie die Atmosphäre legen. Denn nur, wenn sich die Teilnehmenden auch wohlfühlen, wird die Bildungsveranstaltung zum Erfolg. Die Tagungsräume sollten beispielsweise der Teilnehmerzahl gerecht werden und eine Mindestgröße nicht unterschreiten. Als Faustregel gilt: Lieber ein zu großer Raum mit viel Platz zur Entfaltung als ein zu kleines Kämmerchen. Sorgen Sie aber auch für genügend Frischluftzufuhr während des Events, indem Sie die Fenster regelmäßig öffnen.
Noch angenehmer wird es für die Teilnehmenden, wenn sie zwischendurch die Möglichkeit haben, ihren Platz zu verlassen und nach draußen zu gehen – nicht nur in den Pausen, sondern zum Beispiel auch für Gruppenarbeiten. Denn Studien beweisen: Frischluft wirkt sich positiv auf unser Gehirn aus. Es bieten sich auch insbesondere Hotels an, die auf Seminare spezialisiert sind. Die Zusammenarbeit mit einem Seminarhotel kann sowohl für die Planung als auch für die Umsetzung der Weiterbildung hilfreich sein. Nicht nur professionelle Seminarräume werden geboten, sondern oft auch innovative Möglichkeiten wie ein Aktiv-Garten für Gedankenaustausch und Brainstorming.
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