Hybrides Arbeiten ist aus dem Unternehmensalltag nicht mehr wegzudenken. Der State of Hybrid Work Report 2025 von Owl Labs ergab, dass mittlerweile knapp zwei Drittel der deutschen Beschäftigten in einem hybriden Modell arbeiten.
Die Forschung des ifo-Instituts zeigt: Die Homeoffice-Quote lag im Februar 2025 stabil bei 24,5 Prozent aller Arbeitstage, ein Wert, der sich seit 18 Monaten kaum verändert hat. Die neue Normalität hat sich eingespielt.
Für die HR-Abteilungen bedeutet das jedoch keine Entwarnung, sondern eher das Gegenteil. Wer mit Flexibilität echten Wettbewerbsvorteil erzielen will, muss sie gestalten. Das beginnt mit der Frage, welche Modelle sich für welche Tätigkeiten eignen, reicht über klare Vereinbarungen bis hin zur gesetzeskonformen Erfassung der geleisteten Arbeitszeit. Genau das wird in der Praxis stets noch sträflich vernachlässigt.
Welche Modelle haben sich in der Praxis bewährt?
Die drei am häufigsten genutzten flexiblen Arbeitszeitmodelle sind Vertrauensarbeitszeit, Gleitzeit und hybrides Arbeiten. Diese Modelle unterscheiden sich sowohl strukturell als auch hinsichtlich der Ansprüche an Führung und Administration.
- Vertrauensarbeitszeit heißt, der Arbeitgeber verzichtet auf seine Vorgabe fester Anfangs- und Endzeiten. Die Zahl der zu leistenden Stunden bleibt vertraglich festgelegt, ihre Verteilung obliegt dem Mitarbeitenden. Das setzt ein hohes Maß an gegenseitigem Vertrauen voraus und wird vor allem in wissensintensiven Bereichen eingesetzt. Gleichzeitig birgt es ein häufig unterschätztes Risiko, denn ohne begleitende Erfassungssysteme drohen unbezahlte Mehrarbeit und ein mangelndes Transparent der Lage zuungunsten beider Seiten.
- Gleitzeit ist da schon strukturierter. Hier gibt es in der Regel einen Kernzeitkorridor, innerhalb dessen die Anwesenheit oder Erreichbarkeit erwartet wird, der Rest der Arbeitszeit kann flexibel verteilt werden. Dieses Modell lässt sich gut mit Teamkoordination koppeln und eignet sich für viele operative Bereiche. Es ermöglicht Planbarkeit, ohne starren Schichtdienst einführen zu müssen.
- Hybrides Arbeiten ist eine Mischform aus Büro- und Remote-Tagen. Wie genau das bei den verschiedenen Unternehmen aussieht, ist unterschiedlich. Laut einer Stanford/Trip.com-Studie (2024, n=1.612, Nature) sind Hybrid-Arbeitende mit zwei Remote-Tagen pro Woche genauso produktiv wie ihre Kolleginnen und Kollegen aus dem Büro, werden genauso befördert, die Fluktuation sank um 33 Prozent. Der Sweet Spot liegt bei 0 bis 40 Prozent Remote-Arbeit: Konzentrierte Einzelarbeit zuhause ist zu 20 Prozent effektiver, aber ab einem Remote-Anteil von 60 Prozent sinkt die Gesamtproduktivität messbar (Bayerisches Forschungsinstitut für Digitale Transformation, bidt).
Keines dieser Modelle funktioniert im Vakuum. Sie benötigen klare Rahmensetzungen, Vereinbarungen auf Team- und Unternehmensebene, verlässliche Dokumentationsinstrumente.
Arbeitszeiterfassung: rechtliche Pflicht auch für flexible Modelle
Ein weiterer verbreiteter Fehlschluss ist, dass Vertrauensarbeitszeit und Erfassungspflicht sich gegenseitig ausschlossen. Das ist jedoch nicht richtig. Der Europäische Gerichtshof hat 2019 entschieden, dass Arbeitgeber in der EU verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten einzurichten.
Diesem Urteil lag eine Klage der spanischen Gewerkschaft CCOO gegen die Deutsche Bank zugrunde, bei der der EuGH aus der EU-Arbeitszeitrichtlinie und der Grundrechtecharta eine generelle Erfassungspflicht ableitete, ohne Ausnahmen für bestimmte Arbeitszeitmodelle zu definieren. Diese Linie haben die Bundesrichter im September 2022 in einem eigenen Beschluss dann bekräftigt und die Pflicht für deutsche Arbeitgeber aus dem Arbeitsschutzgesetz hergeleitet.
Auch das österreichische Arbeitszeitgesetz (AZG) kennt entsprechende Aufzeichnungspflichten bereits seit 1969, wie das Timecockpit-Blog dokumentiert. Das bedeutet konkret: Aufzeichnungen müssen objektiv, verlässlich und lückenlos sein, mindestens für zwei Jahre aufbewahrt werden, und die Verantwortung dafür liegt beim Arbeitgeber, auch wenn die Erfassung an die Mitarbeitenden delegiert wird. Verstöße können in Österreich und Deutschland Haftungsfolgen haben, auch wenn ein All-in-Vertrag besteht.
Die gute Nachricht dazu: Flexibilität und Dokumentationspflicht schließen sich nicht aus. Es geht nicht darum, jede Pause zu überwachen oder Arbeitszeiten genau zu kontrollieren. Es geht um Transparenz, Gesundheitsschutz und darum, Überstunden sichtbar zu machen. Ein modernes Timetracking ermöglicht sowohl Gleitzeitkonten als auch mobil genutzte Buchungsvarianten. Mitarbeitende können sich selbst per App, Webzugang oder Terminal einbuchen.
Die neue Bundesregierung hat im Koalitionsvertrag angekündigt, die Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung unbürokratisch und mit angemessenen Übergangsfristen für kleine und mittlere Unternehmen umsetzen zu wollen. Gesetze wie das Arbeitszeitgesetz oder das Teilzeit- und Befristungsgesetz müssen jedoch erst noch geändert werden. Die Richtung ist damit vorgegeben.
Das Arbeitszeitrecht in DACH
Wo unterscheiden sich Österreich, Deutschland und die Schweiz?
Wer international arbeitet oder Mitarbeitende in mehreren DACH-Ländern hat, stolpert schnell über Unterschiede, die in der Praxis bedeutsam werden können. Österreich, Deutschland und die Schweiz haben ihrer Grundphilosophie nach zwar ähnliche gesetzliche Rahmenbedingungen für Arbeitszeit, Homeoffice und Zeiterfassung, in den Details gibt es aber große Unterschiede.
Gesetzliche Höchstarbeitszeiten
Deutschland und Österreich orientieren sich beide an einer täglichen Höchstarbeitszeit von acht Stunden, die unter bestimmten Bedingungen auf zehn Stunden ausgeweitet werden kann:
- In Deutschland regelt das Arbeitszeitgesetz (ArbZG), dass diese Ausweitung nur dann zulässig ist, wenn der Acht-Stunden-Durchschnitt innerhalb von 24 Kalenderwochen nicht überschritten wird.
- In der Schweiz geht man einen anderen Weg: Im schweizerischen Arbeitsgesetz (ArG) ist keine starre tägliche Höchstgrenze festgelegt, dafür gibt es wöchentliche Obergrenzen. Für das Büropersonal und technische Angestellte beträgt die wöchentliche Höchstarbeitszeit 45 Stunden, für die anderen Berufsgruppen 50 Stunden. Laut dem Informationsdienst Weka.ch gelten in der Schweiz jedoch wenigstens Ruhezeiten und eine maximale Arbeitszeit von 14 Stunden, die Arbeit und Pausen enthalten.
Telearbeit und Homeoffice
Unterschiedliche gesetzliche Rahmenbedingungen:
- Österreich hat mit dem Telearbeitsgesetz (TelearbG) von 2025 einen wesentlich weitreichenderen gesetzlichen Rahmen geschaffen. Telearbeit umfasst dort seither verschiedene Formen der ortsunabhängigen Arbeit, also Homeoffice wie auch mobiles Arbeiten von verschiedenen Orten.
- Deutschland hingegen verwendet den Begriff Telearbeitsplatz enger: Er bezeichnet dort einen fest eingerichteten Bildschirmarbeitsplatz im Privatbereich der Beschäftigten.
- In der Schweiz gibt es keine gesetzliche Definition von Homeoffice oder Telearbeit. Hier sind die Vorschriften des Obligationenrechts und die dazu ergangene Rechtsprechung des Bundesgerichts maßgebend, vor allem zur Kostentragungspflicht bei dauerhafter Heimarbeit. TimeTac bietet dazu einen übersichtlichen Überblick.
Steuerliche Absetzbarkeit von Homeoffice-Kosten
Hier ist es jedoch wieder sehr unterschiedlich:
- In Deutschland gibt es seit 2023 eine Tagespauschale von sechs Euro pro Homeoffice-Tag, maximal 1.260 Euro jährlich, ohne dass ein häusliches Arbeitszimmer nachgewiesen werden muss.
- Österreich hat im Zuge des TelearbG 2025 die Telearbeitspauschale von drei Euro pro Tag, maximal 300 Euro jährlich, eingeführt.
- In der Schweiz gibt es gar keine bundesweiten Regelungen. Die Möglichkeit der steuerlichen Absetzbarkeit von Homeoffice-Kosten wird durch die Kantone geregelt und unterscheidet sich entsprechend, wie ein Vergleich von TimeTac zeigt.
Arbeitszeiterfassungspflicht im Vergleich
Allen drei Ländern gemeinsam ist die gesetzliche Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit, wenn auch ihre jeweilige Grundlage unterschiedlich ist. In Österreich besteht sie seit dem AZG von 1969. In Deutschland ergibt sie sich aus dem EuGH-Urteil 2019 und dem BAG-Beschluss 2022, ein neues nationales Gesetz steht in den Startlöchern, ist aber noch nicht verabschiedet. In der Schweiz schreibt das Arbeitsgesetz die Zeiterfassung ausdrücklich vor.
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt in allen drei Ländern auch bei Homeoffice und Vertrauensarbeitszeit, sie liegt beim Arbeitgeber, kann aber an die Mitarbeitenden delegiert werden.
Für HR-Teams in international aufgestellten Unternehmen bedeutet das: Eine einheitliche Systemlösung muss länderspezifische Konfigurationen möglich machen. Wer in allen drei Ländern dieselbe Software nutzt, sollte dabei darauf achten, dass diese die jeweiligen Höchstarbeitszeitwarnungen, Pausenregelungen und Aufbewahrungsfristen korrekt abbildet. Das ist organisatorisch doch sehr aufwendig, aber notwendig, um in jedem der drei Rechtssysteme Haftungsrisiken zu vermeiden.
Was Personaler beim Aufbau flexibler Zeitmodelle beachten sollten
Flexible Arbeitsmodelle aufbauen ist kein einmaliges Projekt, sondern ein dauerhafter Gestaltungsprozess. Dabei müssen folgende Punkte beachtet werden.
Betriebsvereinbarungen als Fundament
Flexible Arbeitszeitmodelle sollten schriftlich fixiert werden, am besten in einer Betriebsvereinbarung, die sowohl Rahmenbedingungen als auch Erfassungspflichten regelt. Bei mitbestimmten Unternehmen sind Betriebsrat und gegebenenfalls Gewerkschaftsvertreter frühzeitig in die Gestaltung der Betriebsvereinbarung und auch in die Entwicklung des Erfassungssystems einzubeziehen. Das hat nicht nur arbeitsrechtliche Gründe, sondern steigert die Akzeptanz im Unternehmen.
Modellwahl nach Tätigkeitsprofil
Natürlich passt nicht jedes Arbeitszeitmodell zu jeder Funktion. Produktionsnahe Bereiche, der öffentliche Dienst oder die Pflege im Gesundheitsbereich haben andere Anforderungen als kreative oder analytische Wissensarbeit. HR sollte in Zusammenarbeit mit den Führungskräften prüfen, welches Modell die Produktivität stützt und zugleich praktikabel ist.
Die Owl-Labs-Studie zeigt: Wenn die Möglichkeit flexibler Arbeit wegfällt, würden 42 Prozent der Beschäftigten die Jobsuche ins Auge fassen. Damit wird die Modellfrage auch zur Retentionsfrage.
Führung neu denken
Flexible Arbeitsmodelle funktionieren nur dann, wenn die Führungskräfte auf Ergebnis- statt auf Präsenzorientierung umschalten. Das klingt einfacher als es ist. In der Praxis braucht es klare Zielvereinbarungen, regelmäßige Feedbackformate und eine Meetingkultur, die Remote-Teilnahme gleichwertig behandelt. HR kann hier durch Führungskräfteentwicklung, strukturierte Onboarding-Prozesse und klare Policy-Dokumente unterstützen. Technische Infrastruktur als Voraussetzung.
Ein Arbeitszeiterfassungssystem, das mit hybriden Modellen mithalten kann, muss mehrere Buchungswege unterstützen: stationäre Terminals im Büro, mobile Apps für unterwegs, Webzugang für Homeoffice-Tage. Es muss automatisch auf Einhaltung von Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten prüfen und Gleitzeitkonten transparent führen. Systeme, die das leisten, reduzieren den administrativen Aufwand in HR erheblich und schaffen gleichsam die gesetzlich geforderte Nachweisgrundlage.
Kommunikation und Sensibilisierung
Eine der häufigsten Schwachstellen in der Praxis ist dann auch nicht das System, sondern die Nutzung. Mitarbeitende, die Arbeitszeiten unvollständig oder überhaupt nicht eintragen, stellen Unternehmen vor rechtliche und organisatorische Probleme. HR-Verantwortliche müssen aktiv daran arbeiten, das Verständnis für die Notwendigkeit korrekter Aufzeichnungen zu fördern, nicht als Kontrollinstrument, sondern als Schutzmaßnahme für beide Seiten.
Flexible Arbeit und klare Strukturen schließen sich nicht aus. Sie bedingen einander. Wer HR-Prozesse für hybride Modelle professionell aufstellt, schafft nicht nur rechtliche Sicherheit, sondern auch eine Grundlage, auf der Vertrauen im Unternehmen tatsächlich funktioniert.
Kontrolle über flexible Arbeitsmodelle | Messbare Vertrauensarbeitszeit, Gleitzeit und Remote Work
