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Personalcontrolling und Kennzahlen – ein Muss für strategisches Personalmanagement! | Ein Seminar-Bericht

Seminarreihe Personalcontrolling. 2 Schwerpunkte an 2 Tagen“, Veranstalter: ARS, 11+12Juli2017, Wien

Zwischen 52 % und 67 % der international befragten Unternehmen (Deloitte, Global Human Capital Trends 2014) beurteilten sich selbst als „schwach“ aufgestellt im Personalcontrolling. Allerdings gaben 41 % der Unternehmen auch an, aktiv an dieser Herausforderung zu arbeiten. Die Studie spricht weiters von einer „Big Challenge with Big Data“ im HR-Bereich. Wie das Management von Personalprozessen anhand „Hard and Soft Facts“ gemessen und gesteuert werden kann, dazu veranstaltete die ARS – Akademie für Recht, Steuern & Wirtschaft eine zweitägige Seminarreihe.

Autorin vor Ort: Mag. Lydia Mairhofer

Als Top-Referentinnen trugen Miriam Bandszus-Sommer und Monika Pleschinger vor, die über langjährige HR-Erfahrungen in leitenden Funktionen namhafter internationaler Unternehmen und Konzerne verfügen. Durch deren exzellenten Background war das Thema „Personalcontrolling“ alles andere als trocken und stets in den betrieblichen Kontext integriert.

Die Teilnehmer kamen aus kleinen und mittleren Unternehmen sowie internationalen Konzernen aus Bereichen produzierende Industrie, Hochschulwesen, Consulting und Sozialwesen. Insgesamt war die Stimmung von hohem Engagement und Interesse am Thema geprägt und auf die individuellen Fragen der Teilnehmer wurde ausführlich eingegangen.

HR-Erfolgsfaktor: Personalcontrolling ist Teil des integrierten Managements

Personalcontrolling hat eine klare Navigationsfunktion für die Unternehmenssteuerung in Richtung Zielerreichung! Sehr klar und mehrfach wurde seitens der HR-Expertinnen kommuniziert: HR- und PE-Kennzahlen müssen immer an die Unternehmensstrategie und deren Geschäftsmodell andocken und es unterstützen.

Bevor Sie jedoch Kennzahlen identifizieren und auswerten ist eine profunde Analyse mit folgenden Fragen immens wichtig: Was macht sehr gute HR-Arbeit und Personalentwicklung für das jeweilige Unternehmen und seine Mitarbeiter aus? Welche HR-Strategien lassen sich aus der Unternehmensstrategie ableiten und mit welchen HR- oder PE-Maßnahmen möchten Sie Unternehmensziele erreichen bzw. steuern?

Tipp der HR-Profis: Wenn HR oder PE im Unternehmen noch kein „standing“ hat, braucht es erfahrungsgemäß umso mehr daten- und zahlenbasierte Aufbereitung. Daher: Machen Sie sichtbar, welchen Erfolgs-Beitrag die HR-Arbeit mit jeder HR-Maßnahme zum Gesamterfolg liefert. Gerade gegenüber zahlengetriebenen und wertschöpfungsintensiven Bereichen (z.B. Marketing, Vertrieb, Produktion) ist Personalcontrolling unerlässlich. Mit Kennzahlen können sie deutlich darstellen, welchen Beitrag beispielsweise das Recruiting (z.B. Steuerung der Fluktuation durch passgenaue Besetzungen), die Personalentwicklung (z.B. hohe MA-Zufriedenheit und hohe MA-Performance durch FK-Trainings) usw. leistet.

In der Kennzahlengewinnung kann man zwei Ansätze unterscheiden:

Strategieorientierter Ansatz: z.B. Wachstumsstrategien in Richtung Umsatzsteigerung werden meist als Teilziele in den jährlichen Zielvereinbarungsgesprächen definiert und die Zielerreichung wird während des Jahres anhand von Zahlen und mehreren Feedbackgesprächen gesteuert. Um das Ziel zu erreichen, kommen HR-Prozesse in Gang: Oftmals benötigen die Mitarbeiter bestimmte Trainings, die in der jährlichen Bildungsbedarfserhebung eruiert werden usw. Diese zusammenhängende HR-Prozesskette lässt sich sehr gut mit Kennzahlen hinterlegen und steuert bei Zielabweichungen.

Problemorientierter Ansatz: anlass- und problembezogen wird ein HR-Bereich analysiert und nach Lösungen gesucht: Beispielsweise kann eine deutlich erhöhte Fluktuation mehrere Gründe haben (zB. Führungswechsel, Reorganisationen, gehäufte Pensionierungsaustritte). Je nach Problemlage sind unterschiedliche HR-Maßnahme nötig (zB. FK-Training, Team-Building, Nachfolgeplanung).

Wichtig: Je nach Fragestellung kann dieselbe Kennzahl unterschiedliche Funktionen haben (zB. Strategiesteuerung oder Problemanalyse).

Welche HR-Kennzahlen gibt es?

Im Seminar erfolgte ein sehr guter Überblick über die qualitativen (beobachtbar, indirekt messbar, Interviews usw.) und quantitative Kennzahlen (Zahlen, Daten) im HR-Bereich. Beispiele:

Quantitative HR-Kennzahlen

  • allgemeine gängige Zahlen: FTE, Fluktuationszahlen, Krankenstände, offene Resturlaubstage, Überstunden, Personalkosten, Vergütungs- und Gehaltszahlen, Beschäftigungsdauer, Führungsspannen
  • FK-Entwicklung bzw. Nachwuchsentwicklung: Talentquote, interne Besetzungsrate von Führungskräften, Weiterbildungszeit, Besetzung von Schlüsselpositionen durch Nachwuchskandidaten, Anzahl von High-Performern in kritischen Rollen
  • Kennzahlen der PE: Interne Besetzungsrate, Training Cost Factor, Veränderung der Fähigkeiten, Performancemessungen, Mitarbeiterproduktivität

Qualitative Kennzahlen und Daten

  • Mitarbeiterzufriedenheit, Motivation (wie engagiert sind ihre Mitarbeiter?),
  • Führungsqualität: betriebliche standardisierte Befragungen (MA-Surveys, 360 Grad Feedback) und Auswertung nach bestimmten Gesichtspunkten (Abteilung, Divisionen, Alter)
  • Innovationskraft und -bereitschaft: wie viele Vorschläge werden in den dafür etablierten Systemen eingebracht und wie viele aufgegriffen?
  • Kompetenzen, Kenntnisse und Fertigkeiten, Stärken
  • Bildungscontrolling und Transfersicherung (z.B. kurze Feedbackgespräche)

Generell gilt: für das operative Personalcontrolling im unteren bis mittleren Management werden eher quantitative Daten und für das strategische Personalcontrolling im oberen Management eher qualitative Daten – mit Trendbeschreibungen – verwendet.

Und bedenken Sie: Eine einzige Kennzahl hat selten Aussagenkraft! Kennzahlen müssen immer in Bezug oder Vergleich gestellt werden (z.B. Entwicklungen, Verlaufsdaten, Benchmarks) um Abweichungen und Veränderungen zu erkennen und gezielt im Personalcontrolling zu steuern.

Erfolgsaussagen und Take-Aways

  • HR-Kennzahlen müssen immer auf das „Business“ bezogen ausgewählt werden! Machen Sie Ihre HR-Arbeit sichtbar und zeigen Sie mit Zahlen den Erfolgsbeitrag zur Wertschöpfung und zur Zielerreichung auf!
  • Personalcontrolling ist eine strategisch-steuernde Aufgabe des People-Business! Positionieren Sie diese Aufgabe im HR-Bereich!
  • Gehen Sie behutsam, vorsichtig und vertraulich mit den HR-Kennzahlen um! Meist handelt es sich um die Verarbeitung sensibler und/oder personenbezogener Daten (Stichwort: Datenschutzgesetz)
  • Stellen Sie HR-Zusammenhänge dar! Bereiten Sie Kennzahlen im Reporting und Berichtswesen stets visuell auf (z.B. Ampelsystem, Balken- und Liniendiagramme) und interpretieren Sie Trends und leiten Sie Maßnahmen ab!
  • Erheben Sie unterschiedliche Personalrisiken und behalten Sie diese am Radar!

Fazit

Das Seminar war fachlich exzellent, von hoher Informationsdichte geprägt und bot viel Mehrwert. Daher gibt es von mir eine klare Empfehlung!

Die Seminarreihe Personalcontrolling der ARS – Akademie für Recht, Steuern & Wirtschaft setzte sich aus zwei Teilen zusammen: Am ersten Tag wurden schwerpunktmäßig die quantitativen Daten und Hard Facts der Personalarbeit dargestellt. Am zweiten Tag folgten die Soft Facts und qualitativen Daten. Aus meiner Sicht empfiehlt es sich, beide Tage gemeinsam zu besuchen.

Die nächsten Seminare der ARS – Akademie für Recht, Steuern & Wirtschaft zum Personalcontrolling werden am 8+9nov2017 angeboten (Event-Link @ ARS).


Seminar-Tipps

  • Personalentwicklung & Digitalisierung. Ein kompakter Gesamtüberblick. 14nov2017, € 450, Wien, Event-Link @ ARS
  • Strategische Personalplanung & Führungskräfteentwicklung. Anwendung von einfachen Tools & Prozessen aus der Führungs- & Human Resources Praxis. 27-28juni2018, € 1.020, Wien, Event-Link @ ARS
  • Talent-Recruiting. Finden, selektieren, integrieren & binden! 25apr2018, € 480, Wien, Event-Link @ ARS

Gast-Autorin

Mag. Lydia Mairhofer ist ausgebildete Personal- & Organisationsentwicklerin und systemischer Körpercoach. Sie hat jahrelang in der Erwachsenenbildung, in der Arbeitsmarkt(trend)forschung, im Consulting und im Projekt- und Portfoliomanagement in Wirtschaftsunternehmen und NGOs gearbeitet.

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