Videointerviews gehören zum Recruiting-Alltag. Doch ist das auch rechtlich zulässig? Nachstehend erhalten Sie einen ersten Überblick, welche datenschutzrechtlichen Herausforderungen bei Videointerviews zu beachten sind.
Zulässigkeit von Videoaufzeichnungen im Bewerbungsgespräch
Im Rahmen von Videointerviews werden personenbezogene Daten der Bewerbenden im Sinne der DSGVO verarbeitet. Dementsprechend sind bei der Durchführung solcher Gespräche die datenschutzrechtlichen Grundsätze der Rechtmäßigkeit, der Zweckbindung, der Datenminimierung sowie der Speicherbegrenzung zu beachten. Diese verlangen, dass personenbezogene Daten nur auf Grundlage einer entsprechenden Rechtsgrundlage, für vorab festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke sowie in einem auf das notwendige Maß beschränkten Umfang verarbeitet werden. Darüber hinaus ist sicherzustellen, dass die erhobenen Daten nicht länger gespeichert werden, als dies für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist.
Die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung im Zuge eines Videointerviews, etwa über Microsoft Teams, rechtfertigt nicht ohne Weiteres auch die Aufzeichnung des Gesprächs zu Zwecken der Qualitätssicherung oder Schulung von HR-Mitarbeitenden. Die Zulässigkeit einer solchen Aufzeichnung bedarf einer eigenständigen datenschutzrechtlichen Rechtfertigung, zB durch den Rechtmäßigkeitsgrund der Wahrung berechtigter Interessen oder durch die Einwilligung der Bewerbenden.
Ob die Videoaufzeichnung auf ein berechtigtes Interesse des Unternehmens gestützt werden kann, wird in der Praxis in 3 Schritten geprüft:
Schritt 1: Verantwortliche müssen ein berechtigtes Interesse festlegen und den Bewerbenden rechtzeitig mitteilen. Als berechtigtes Interesse kann die Schulung der HR-Mitarbeitenden angesehen werden. Fehlt die rechtzeitige Mitteilung, kann das berechtigte Interesse eine Aufzeichnung nicht rechtfertigen.
Schritt 2: Ist die Aufzeichnung erforderlich? Erforderlich ist eine Aufzeichnung, wenn der Zweck nicht ebenfalls wirksam durch weniger einschneidende Alternativen verfolgt werden kann. Mögliche Alternativen sind laut der Datenschutzbehörde zB Simulationsgespräche mit Kollegen und Kolleginnen.
Schritt 3: Dem Interesse des Unternehmens auf Aufzeichnung steht das Recht auf Datenschutz von Bewerbenden gegenüber. Für Videoaufzeichnungen bedeutet das: Der Zweck muss vorab festgelegt und mitgeteilt werden. Zudem muss geprüft werden, ob die Verarbeitung zur Zweckerreichung tatsächlich erforderlich ist und die Interessen von potentiellen Arbeitgebenden überwiegen.
Die Einwilligung von Bewerbenden als Alternative zum berechtigten Interesse kann nur herangezogen werden, wenn eine Ablehnung für Bewerbende tatsächlich folgenlos bleibt. In der Praxis ist es daher ratsam, jedenfalls auch ein Gespräch ohne Aufzeichnung anzubieten.
Informationspflichten und weitere Anforderungen
Bewerbende müssen zusätzlich nach Art 13 DSGVO bereits vor dem Beginn der Videoaufzeichnung unter anderem über die Verantwortlichen, Zweck, Rechtsgrundlage, berechtigten Interessen, Speicherdauer und die jeweiligen Betroffenenrechte informiert werden.
Zudem müssen Verantwortliche geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) treffen und diese auch dokumentiert nachweisen können.
Wie man es nicht machen sollte
Eine Agentur führte für Kundinnen und Kunden telefonische Vorqualifizierungsgespräche mit potentiellen Bewerbenden durch. Die Gespräche wurden aufgezeichnet und für einen unbestimmten Zeitraum gespeichert. Teilweise gab es keinen Hinweis auf eine Aufzeichnung, teilweise wurde erst nach Beginn der Aufzeichnung um Einwilligung gebeten. In einem Fall wurde ein zögerliches „Äh. Ja“ eines Bewerbers als Zustimmung akzeptiert. Darüber hinaus wurden Mitarbeitende der Agentur von einer übergeordneten Mitarbeiterin per Intranet dazu angehalten, die Gespräche zu Schulungszwecken aufzuzeichnen.
Die Datenschutzbehörde verhängte im Jänner 2026 eine Geldstrafe in Höhe von 25.500 Euro. Die Strafe wurde über Beschwerde der Agentur an das Bundesverwaltungsgericht auf 22.000 Euro herabgesetzt. An der Rechtswidrigkeit der Aufzeichnungen ändert die Herabsetzung der Strafe nichts.
Fazit für die Praxis
Die Aufzeichnung von Bewerbungsgesprächen kann für Unternehmen praktische Vorteile bieten, muss aber datenschutzkonform ausgestaltet sein.
Sind Aufzeichnung von Videointerviews bei Bewerbungen zulässig?
