10-Punkte-Checkliste | Auswahl einer passenden HR-Softwarelösung

10-Punkte-Checkliste

1. Projekt, Scope, Ziele und Zeitrahmen festlegen

Ohne klaren Rahmen wird jede spätere Diskussion langwierig und Projekte drehen sich im Kreis. Legen Sie fest, was das Projekt leisten soll und was ausdrücklich nicht dazugehört.

• • Ziele sind konkret und möglichst messbar formuliert
  • Scope ist abgegrenzt (Module, Prozesse, Gesellschaften, Länder, Standorte)
  • Zeitrahmen und Verantwortlichkeiten sind geklärt, sowohl für das Projekt als auch für die Schritte der Einführung
  • Berührt die Auswahl mehrere Länder, Gesellschaften, Standorte oder Mitarbeitergruppen mit unterschiedlichen Anforderungen? Falls ja, sind diese von Anfang an berücksichtigt?

2. Ist- und Soll-Systemlandschaft samt Schnittstellen sind definiert und beschreiben

HR-Software steht nie allein. Ob eine Lösung passt, entscheidet sich oft nicht nur am System selbst, sondern auch wie z.b. die Lohnabrechnung oder Zeiterfassung, das Finanzsystem oder das Identity Management angebunden werden können.

• • Bestehende HR- und IT-Systemlandschaft ist vollständig dokumentiert
  • Zielbild der künftigen Landschaft ist beschrieben
  • Alle benötigten Schnittstellen und Integrationen sind definiert

3. Auswahlkriterien festlegen und gewichten

Bevor der erste Anbieter sich vorstellt, muss feststehen, woran Sie ihn messen. Nur so bleibt der Vergleich fair und frei von Sympathie-Effekten. Dabei geht es nicht nur um die Wahl der Kriterien, sondern auch um deren Gewichtung untereinander. Nicht alles ist gleich wichtig.

• • Bewertungskriterien für die Entscheidung sind festgelegt
  • Die Gewichtung der Kriterien ist definiert, und zwar bevor Angebote vorliegen
  • Es gibt eine standardisierte Methodik für den objektiven Anbietervergleich

4. Anforderungen beschreiben und gewichten: auf Detailebene

Hier liegt der Kern der Unterschiede. Beschreiben Sie Anforderungen nicht als Modulliste („Wir brauchen Zeitwirtschaft“), sondern so detailliert, dass sich Anbieter tatsächlich voneinander abheben: Schichtmodelle, Zuschlagsregeln, Freigabelogiken, Berichtswesen, Berechtigungen bis auf Feldebene.

Vermeiden Sie außerdem die klassische Einteilung in „Must-have“ und „Nice-to-have“. Sie führt dazu, dass Anbieter wegen einer einzelnen Lücke pauschal ausscheiden, obwohl sie im Gesamtbild überzeugen würden. Sinnvoller ist eine abgestufte Bewertung z.B. nach der KANO-Logik. Sie unterscheidet Basis-, Leistungs- und Begeisterungsanforderungen und führt zu einem nachvollziehbaren Erfüllungsgrad je Anbieter.

• • Funktionale Anforderungen sind vollständig und auf Detailebene dokumentiert
  • Die Bewertung nutzt eine differenzierte Methodik mit abgestufter Gewichtung, ohne pauschale Ausschlüsse
  • Die wichtigsten Anwendungsfälle (Use Cases) sind beschrieben
  • Anforderungen sind mit allen relevanten Fachbereichen und Stakeholdern abgestimmt

5. Longlist erstellen und Anbieter zum RFI einladen

Eine Longlist verhindert, dass Sie nur die Anbieter betrachten, die Ihnen zufällig begegnet sind oder die eine KI-Suche hervorbringt. KI schlägt nur die gut sichtbaren im Web vor und nicht die kleineren, leistungsfähigen, die weniger in Marketing dafür aber in die Software investieren. Ein RFI (Request for Information) prüft dann, wie gut ein Anbieter zum Unternehmen grundsätzlich passt. Ist ein Start Up gewünscht, passen die Referenzprojekte, wie ist die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit, wieviel Entwicklungskapazität bringt der Anbieter mit.

• • Sie haben einen vollständigen Überblick über die relevanten Anbieter am Markt
  • Die richtigen Ansprechpartner bei den Anbietern sind bekannt
  • Sie haben entschieden, welche Anbieter zur Ausschreibung eingeladen werden
  • Anbietereigenschaften (z. B. Größe, Marktpräsenz, Zielgruppe, Referenzprojekte) sind geprüft

6. RFP: breit fragen, nicht nur Funktionen

Im RFP (Request for Proposal) werden die gewichteten Anforderungen an die Anbieter der Longlist gestellt. Wichtig ist, dass nicht nur die Fachlichkeit geprüft wird. Ein Produkt mit perfekter Funktionalität, aber schwacher Implementierung oder unklarem Betrieb verursacht später mehr Aufwand als ein etwas schlichteres, dafür sauber eingeführtes System.

• • Fachliche Anforderungen sind abgedeckt
  • Technische Anforderungen und Architektur sind abgefragt
  • Datenschutz und DSGVO-Konformität sind geprüft
  • Implementierungsleistungen des Anbieters sind bewertet
  • Betriebsleistungen (Hosting, Support, Wartung, Updates) sind bewertet
  • Allgemeine übergreifende Themen, etwa Benutzerfreundlichkeit, Roadmap und Vertragsmodell, sind einbezogen

7. Systemdemos: Alltag zeigen lassen, nicht Standardpräsentation

Eine Demo ist verführerisch, denn jeder Anbieter zeigt sein System von der besten Seite, meist entlang des Standardpfads. Genau dort sind alle gut. Aussagekräftig wird es erst, wenn alle Anbieter dieselben Use Cases aus Ihrem Alltag vorführen müssen, inklusive der unbequemen Sonderfälle. Dann zeigt sich, wie viel im Standard steckt, was Konfiguration erfordert und was nur mit Individualentwicklung geht.

• • Es ist festgelegt, wie Präsentationen und Demos bewertet werden.
  • Konkrete Use Cases liegen vor, sind abgestimmt und gewichtet
  • Demos werden von mehreren Personen anhand desselben Bogens bewertet
  • Die Ergebnisse werden zu einer gemeinsamen Bewertung zusammengeführt

8. Preisangebot einholen und Verträge prüfen

Preise sind nur vergleichbar, wenn alle Anbieter dieselbe Grundlage bekommen. Sonst vergleichen Sie Äpfel mit Birnen. Vergleichen sie nicht nur den Gesamtpreis, sondern auch die Zusammensetzung und Elemente. Häufig bemerkt man diese Unterschiede sonst schmerzlich im Betrieb.

• • Ein standardisiertes Preisblatt steht bereit und wird allen Anbietern unverändert zur Verfügung gestellt
  • Einmalige und laufende Kosten sind getrennt ausgewiesen (Lizenz, Einführung, Betrieb, Support)
  • Vertragsdokumente sind geprüft, insbesondere Laufzeiten, Kündigungsfristen, Preisanpassungen und Service Level

9. Gesamtscore erstellen

Am Ende fließen Erfüllungsgrad der Anforderungen, Bewertung der Demos, Anbieterqualität und Preis in einen Gesamtscore ein, gewichtet nach den zu Beginn festgelegten Kriterien. Das schafft eine Entscheidung, die sich vor Geschäftsführung, Betriebsrat und Einkauf erklären lässt.

• • Alle Teilbewertungen sind im Gesamtscore zusammengeführt
  • Die Gewichtung wurde nicht nachträglich zugunsten eines Favoriten angepasst

10. Dokumentation erstellen

Wer die Entscheidung dokumentiert, schützt sich später bei Rückfragen, Audits und Vergabeanforderungen und gewinnt eine solide Basis für die Einführung.

• • Vorgehen, Kriterien, Bewertungen und Ergebnis sind nachvollziehbar dokumentiert