Wenn wir von der Digitalisierung der Personalverwaltung sprechen, meinen wir eine große Verbesserung in Bezug auf die Verwaltung und Organisation dieser Abteilung. Das Ziel dieses Fortschritts ist es, alles besser zu machen und die Organisation in das technologische Zeitalter zu führen.
Weitere Ziele in jedem Unternehmen sind natürlich, den höchstmöglichen Gewinn zu erzielen, den Marktanteil zu erhöhen und ständig danach zu streben, den Wert des gesamten Unternehmens zu steigern.
INHALT
Die Einführung von digitalen Lösungen
Bestimmte Aufgaben können auf verschiedenen Betriebsebenen und auf vielfältige Weise durch die Verbesserung der eingesetzten digitalen Technologien erfüllt werden. Angefangen beim Einsatz neuer und besserer Geräte bis zur Änderung der Produktionsmethoden.
Weitere Maßnahmen können Lösungen sein, die zur Effizienz des Unternehmens beitragen, wie im gastronomischen Bereich, etwa die Einführung eines Restaurant Reservierungssystem oder digitales Marketing.
Die meisten dieser Maßnahmen können aber nur dann zu guten Ergebnissen führen, wenn sie auf Grundlage von Informationen durchgeführt werden, die durch die Analyse der Geschäftsprozesse und ein gutes Verständnis der Situation im Unternehmen gewonnen wurden.
Ohne solide Daten beruhen all diese Projekte eher auf der Fantasie und Intuition derjenigen, die sie planen, was häufig eine geringere Erfolgschance bedeutet.
Das gilt auch für die Einführung von Lösungen, deren Nutzen angesichts der Veränderungen im Unternehmensumfeld schwer infrage zu stellen sind, wie die Digitalisierung von Prozessen. Sie haben bessere Erfolgsaussichten, wenn eine umfassende Vorbereitung vorausgegangen ist.
Werfen wir einen genaueren Blick auf die neuen Herausforderungen, mit denen die Personalabteilungen konfrontiert sind.
Herausforderungen im Kontext der Digitalisierung im Personalmanagement
Die Digitalisierung von HR-Prozessen wird im Allgemeinen vorwiegend mit der Abschaffung von Papierdokumenten und dem Übergang zu deren digitalem Umlauf in Verbindung gebracht. Dazu gehört auch der Einsatz moderner Kommunikationsmethoden bei der Durchführung von Aktivitäten im Kontext des täglichen Betriebes eines Unternehmens.
Obwohl Digitalisierungsprozesse auch mit solchen leicht zu beobachtenden Erscheinungen verbunden sind, besteht ihr Kern in der angemessenen Sammlung und Nutzung von Daten. Auf deren Grundlage können spezifische Entscheidungen durch die Mitarbeiterführung und die Optimierung der Prozesse zur Ausführung einzelner Tätigkeiten und Aufgaben getroffen werden.
Bei der traditionellen Herangehensweise an die Personalarbeit wird ein großer Teil der Daten subjektiv bewertet und einige Personalentscheidungen werden intuitiv getroffen. Im Falle der Digitalisierung der Hauptaufgaben des Personalwesens ist dieser Ansatz nicht mehr durchführbar.
Das bedeutet, dass es nicht mehr möglich sein wird, etwaige Mängel durch Ermessensentscheidungen auszugleichen, sodass ein besonderes Augenmerk darauf gelegt werden muss, wie Informationen gesammelt werden. Nur so kann ein effizientes Verwaltungssystem geschaffen werden.
Die Digitalisierung von HR-Prozessen bedeutet in den meisten Fällen ebenfalls die Schaffung eines Systems, das die Erfassung spezifischer Daten ermöglicht. Es bedeutet weiterhin, beim Aufbau die Instrumente zur Formulierung von Zielen, zur Kontrolle ihrer Umsetzung und zur Identifizierung der wichtigsten Defizite und entwicklungsfördernden Bereiche zu charakterisieren.
Was kann durch die Digitalisierung von HR-Prozessen gewonnen werden?
Eine ordnungsgemäß durchgeführte Digitalisierung von Personalmanagement-Prozessen ermöglicht eine Verbesserung der Unternehmensführung auf allen Ebenen. Sie kann die notwendigen Informationen liefern, die eine zuverlässige Grundlage für Personalentscheidungen darstellen.
Aber sie kann auch einen guten Einblick in die im Unternehmen implementierten Prozesse und deren Auswirkungen auf die Ergebnisse bieten. Ein weiterer Vorteil ist der ständige Zugriff auf Daten, die eine korrekte Beurteilung der einzelnen Mitarbeiter ermöglichen, indem sowohl der Arbeitseinsatz als auch die Erreichung der gesetzten Ziele überprüft werden.
Ein gutes System zur Unterstützung der HR-Aktivitäten ist eines der Instrumente, die eine bessere Kontrolle der Leistung einzelner Personen, Teams oder ganzer Abteilungen ermöglichen. Effiziente Digitalisierung der HR-Prozesse ist ein Weg zur Optimierung der Beschäftigung und zur stärkeren Ausrichtung der Mitarbeiter auf Schlüsselaufgaben. Dazu gehört auch die Nutzung der künstlichen Intelligenz.
Künstliche Intelligenz im Personalwesen
In der heutigen Zeit nutzen viele Organisationen künstliche Intelligenz mit dem Ziel, die Prozesse in ihren Bereichen zu rationalisieren. Die Personalabteilung bildet da keine Ausnahme, denn künstliche Intelligenz ist in mehreren wichtigen Bereichen präsent:
- Einstellungsverfahren: Mithilfe von Algorithmen, die künstliche Intelligenz nutzen, kann eine erste Filterung vorgenommen werden. Eine angebotene Stelle kann viele Interessenten anziehen, die dem Unternehmen ihre persönlichen und beruflichen Informationen zur Verfügung stellen, sodass die Profile, die für die Stelle am besten geeignet sind, leicht ausgewählt werden können. Dies führt zu einer Zeit- und Ressourcenersparnis, da lange Wartezeiten aufgrund des Bewerberandrangs entfallen.
- Vorhersagen: Die in einer Personaldatei angezeigten Daten können mithilfe von künstlicher Intelligenz verarbeitet und vereinfacht werden. Auf diese Weise können Informationen über die Leistung und den Status eines Unternehmens oder einer Organisation hervorgehoben oder extrahiert werden.
- Schulung: Mitarbeiter können ihre Fähigkeiten und Kompetenzen durch Anwendungen, die auf künstlicher Intelligenz basieren, verbessern. Durch die Einbindung von Software kann das Ziel “Schulung und Verbesserung der Effektivität eines Mitarbeiters in einer bestimmten Position” leichter erreicht werden. Die Software erstellt Pläne mit bestimmten Zeiträumen zur Durchführung von Aktivitäten oder didaktischen Spielen, die die Weiterbildung anregen.
Fazit
Abschließend ist zu sagen, dass die Digitalisierung von HR-Prozessen eine breite Palette von Möglichkeiten in allen Bereichen der Unternehmenstätigkeit bietet. Sie ist eine Chance für ein effizienteres Management, eine bessere Rekrutierung, eine glaubwürdige Bewertung, Motivation und Schulung. Ein wichtiger Vorteil der Einführung digitaler Lösungen im Personalbereich ist die Senkung der Betriebskosten und eine deutliche Verbesserung der Effizienz.
Digitalisierung von Personalprozessen – Notwendigkeit oder Trend?
