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Kommunikation zwischen HR & Software-Technikern

Im jan2013 fragte ich im HRweb-Interview „Eine neue HR-Software muss her“, worauf bei der Auswahl einer neuen Software zu achten ist. Sobald diese Parameter klar sind, stellt sich die nächste Herausforderung:

Soft-Skill-geschulte Personalisten, die die unternehmens-internen Abläufe kennen, stoßen auf Techniker, deren Sprache geradlinig, sachlich und (scheinbar) klar strukturiert ist.

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Da diese Diskrepanz zum Alltag der Software-Anbieter zählt, stelle ich genau diese Frage zur Diskussion:

Worin liegen die Herausforderungen in der Kommunikation  zwischen „Verantwortliche im Unternehmen für den Einsatz von HR-Software“ versus „HR-Software-Anbieter“?

Mag. Matthias Dietrich (rexx systems): Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass der Hauptansprechpartner beim Unternehmen möglichst jemand aus dem HR-Bereich sein sollte, da die meisten Fragestellungen und Herausforderungen bei der Umsetzung inhaltliches und weniger technisches Know-how verlangen. Die IT sollte hier unterstützen, aber in den meisten Fällen empfiehlt es sich nicht, dass sie auch die Projektleitung übernimmt.
In der laufenden Kommunikation ist dann v.a. eine möglichst klare und unmissverständliche Darstellung bzw. Formulierung ganz zentral. Dabei sollten möglichst alle Aspekte auch ausgesprochen werden und nicht etwas unter dem Motto „das ist ja klar, dass das auch dazu gehört“ unausgesprochen vorausgesetzt werden. Oft helfen Screenshots bzw. schematische Darstellungen und konkrete Beispiele sehr gut, um einen optimalen Informationstransfer zu unterstützen.

Benigna Prochaska MSc (Sage): Die Kommunikation ist dann erfolgreich, wenn es dem Softwareunternehmen gelingt, IT-Kompetenz mit HR Fach-Know-how zu vereinen. Unsere Mitarbeiter sind „Personalisten“ mit IT-Kompetenz oder umgekehrt. Die große Herausforderung in der Kommunikation liegt jedoch darin, der persönlichen Kommunikation den Vorrang zu geben und trotz technologischer Entwicklung (zB Email) den beidseitigen Nutzen des persönlichen Gesprächs nicht aus den Augen zu verlieren. Bei jeder Stufe geht für das gute Verständnis auf beiden Seiten ein wenig verloren (persönlich/telefonisch/schriftlich).
Eine zusätzliche Herausforderung in der Kommunikation stellen manchmal von externen Experten erstellte Pflichtenhefte dar. Ansammlungen von state-of-the-art und „was alles möglich wäre“. Daraus resultieren Anforderungsprofile an die HR-Software, die mit der gängigen Praxis und den tatsächlichen Bedürfnissen der eigentlichen Nutzer leider manchmal wenig abgestimmt sind.

Gregor Minichberger (ePunkt Internet Recruiting): Die Herausforderung liegt darin, die Bedürfnisse des Kunden wirklich zu verstehen. Da wir kein reiner Softwarehersteller sind und unsere Lösung mit insgesamt 70 Mitarbeitern selber täglich im Einsatz haben, sind wir in der Lage, den Kunden auch richtig zu „verstehen“. Wir sind schließlich in unserem Geschäftsbereich „Personalberatung“ selber im Recruiting tätig.

Thomas Scharmer (Lohn & HR): Häufig ist die Kommunikation mit Anbietern von HR-Software, Sache der IT-Abteilung. Besser wäre jedoch, wenn die HR-Abteilung in diesen Kommunikationsprozess aktiv mit eingebunden ist. Die Vorteile liegen auf der Hand: durch das fachliche Know-how der HR-Abteilung, werden von Beginn an die HR-Prozesse in den Mittelpunkt gerückt. Dadurch können die Anbieter von HR-Software gleich zu Beginn abschätzen, welche Anforderungen erfüllt werden müssen. Infolgedessen können Zeit und Kosten auf beiden Seiten gespart werden.

Mag. Gregor Gutzelnig (Workflow): Wer folgende Punkte berücksichtigt, meistert aus unserer Sicht spielerisch alle Tücken die in der Kommunikation zwischen Unternehmen und HR-Software-Anbieter vorhanden sind:
• Offen und klar kommunizieren
• Konkrete Ausformulierung der Anforderungen, insbesondere der wichtige Eckpfeiler!
• Bei komplexeren Themen lohnt sich die Hinzuziehung eines neutralen, externen Beraters der als Schnittstelle zwischen Unternehmen und Anbieter fungiert, wenn intern keine Ressourcen vorhanden sind.
• Genügend Zeit für Kommunikation einplanen und Ergebnisse schriftlich dokumentieren
• Interne Abkürzungen oder Fach-Chinesisch minimieren um Missverständnisse zu vermeiden

Robert Feix (Lumesse): Wenn man solch ein Projekt aufsetzt, sitzen immer verschiedene Parteien mit jeweils eigenen Vorstellungen am Tisch. Damit ein Projekt anschließend erfolgreich wird, ist reibungslose Kommunikation wichtig. Dafür ist heute entscheidend, dass alle die gleiche Sprache sprechen, also ähnliche Vorstellungen haben davon, wohin die Reise gehen soll und wie man das Ziel erreichen kann. Aus der Introspektive betrachtet bedeutet dies, dass wir Mitarbeiter brauchen, die sowohl die HR-Sprache als auch die Sprache der IT verstehen. Lumesse hat spezielle Programme für das Onboarding entwickelt, in deren Rahmen neue Mitarbeiter gemeinsam mit erfahrenen Mitarbeitern auf Projekte gehen und dort direkt „on the Job“ lernen. Außerdem haben wir weltweit eine einheitliche globale Implementierungstechnologie, die an die gängigen Methodologien des Projektmanagements angelehnt ist. Diese sieht klar definierte Schritte auf dem Weg vom Konzept über die Implementierung bis hin zur Abnahme durch den Kunden vor. Damit fahren wir als Anbieter bislang sehr gut.

Danke an die Gesprächspartner!

Im mai2013 bitte ich wieder Experten zum Thema HR-Software zu Wort. Welche Fragen brennen Ihnen, liebe Leser, unter den Fingern? Bitte per Email an mich office@HRweb.at oder direkt hier unterhalb des Artikels!


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Die Gesprächspartner

Mag. Matthias Dietrich
Sales Manager

rexx systems GmbH

www.rexx-systems.com

Unternehmens-Profil | rexx systems


Benigna Prochaska, MSc
Geschäftsführer

Sage GmbH

www.sage.at/hr


Thomas Scharmer
HR Consultant & Vertrieb

Lohn & HR GmbH
Personalmanagement-Systeme

www.lohn.at


Mag. Gregor Gutzelnig
Geschäftsführung

Workflow EDV GmbH

www.workflow.at


Robert Feix
Regional Manager Austria, Switzerland & Italy

Lumesse

www.lumesse.at


 

Gregor Minnichberger

ePunkt Internet Recruiting GmbH


Interview durchgeführt von

Autor Selan Eva

Mag. Eva Selan, MSc
Geschäftsführerin

HRweb
Eva.Selan@HRweb.at
www.HRweb.at

Autoren-Profil | Eva Selan


Mag. Eva Selan, MSc

Theoretischer Background: MSc in HRM & OE. Praktischer Background: HR in internationalen Konzernen und KMUs in Österreich und den USA. Nach langjähriger Tätigkeit beim Magazin TRAiNiNG als Chefredakteurin wechselte sie das Medium und gründete Ende 2010 das HRweb.

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