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Neuigkeiten Datenschutz Österreich | Einsicht in Email-Account zulässig?

# Datenschutzgesetz Österreich, Datenschutz Österreich

Arbeitgeber fragen mich öfters, ob und inwieweit sie in den Email-Account eines Arbeitnehmers Einsicht nehmen dürfen. Diese Frage beantwortet weder das Datenschutzgesetz Österreich noch das Arbeitsrecht Österreich eindeutig. Es herrscht viel Unsicherheit über die Erlaubtheit und Grenzen der Einsichtnahmerechte. Der Europäische Gerichtshof für Menschenrechte (EGMR) fällte am 12jan2016 eine umstrittene Entscheidung zugunsten des Einsichtsrechts des Arbeitgebers. Nachstehender Beitrag soll einen Überblick über den aktuellen Diskussionsstand geben:

Freibrief zur Einsichtnahme durch EGMR-Entscheidung?

In der Sache Barbulescu v. Romania (application no. 61496/08) entschied der EGMR im Jänner 2016 zugunsten eines Arbeitgebers, der den Yahoo-Messenger-Account eines Arbeitnehmers ohne vorherige Information überwachte und das Dienstverhältnis dann wegen privater Chats in der Arbeitszeit beendete. Der Messenger-Account wurde auf Wunsch des Arbeitgebers für die Bearbeitung von Kundenanfragen eingerichtet, vom Arbeitnehmer dann aber während der Arbeitszeit privat benützt. Die private Nutzung war verboten. Der Arbeitgeber überwachte aufgrund eines Verdachts die Messenger-Kommunikation und konfrontierte den Arbeitnehmer mit dem Ergebnis der Kontrolle im Nachhinein. Der EGMR entschied, dass es nicht unrechtmäßig sei, dass ein Arbeitgeber überprüfen möchte, ob seine Arbeitnehmer ihre dienstlichen Aufgaben während der Arbeitszeit verrichten. Auch die Beendigung des Dienstverhältnisses wurde als rechtmäßig angesehen.

Die Entscheidung des EGMR war nicht einstimmig. Ein Richter äußerte erhebliche Zweifel. In der Tat muss die Entscheidung des EGMR kritisch betrachtet werden. Sie bedeutet keine Erlaubnis für eine Überprüfung der gesamten Email-Korrespondenz von Arbeitnehmern.

Datenschutzgesetz Österreich | Keine klare gesetzliche Regelung in Österreich

Die Auswirkung des Urteils ist umstritten. Nach herrschender Ansicht in Österreich dürfen Arbeitgeber private Emails von Arbeitnehmern nicht lesen. Eine klare gesetzliche Regelung zum Einsichtnahmerecht fehlt. Arbeitnehmervertreter und Arbeitgebervertreter haben dazu unterschiedliche, zum Teil gegenläufige Meinungen. Die richtige Antwort zu finden, ist gar nicht so einfach.

Ohne hinreichendes Datenschutzgesetz (Österreich) hinsichtlich Emails & Co, sind verschiedene gesetzliche Regelungen zu beachten. Relevant sind unter anderem die Bestimmungen der EMRK über die Achtung des Privat- und Familienlebens, der Wohnung und des Briefverkehrs, aber auch nationale österreichische Bestimmungen über den Schutz der Privatsphäre im Allgemeinen Bürgerlichen Gesetzbuch, Datenschutzgesetz, Telekommunikationsgesetz, Urheberrecht, Arbeitsverfassungsgesetz und Strafrecht.

Private Emails erlaubt?

Besteht kein klares Verbot der Erlaubtheit der privaten Nutzung von Firmen Email-Accounts, ist nach der vorherrschenden Meinung im Zweifel eine angemessene private Nutzung erlaubt. „Angemessen“ bedeutet dabei insbesondere, dass die Arbeit nicht beeinträchtigt werden darf, die Ressourcen und das Eigentum des Arbeitgebers nicht in störender Weise belastet werden dürfen, keine Sicherheitsrisiken geschaffen und keine widerrechtlichen Handlungen unterstützt werden dürfen.

Hinweis: Die Duldung der Privatnutzung über einen längeren Zeitraum hinweg kann als schlüssige Zustimmung des Arbeitgebers gedeutet werden.

Datenschutz Österreich | Einsichtnahme erlaubt?

Solange alles gut läuft, haben Arbeitgeber in der Regel gar kein Interesse, in den Email-Account eines Mitarbeiters Einsicht zu nehmen. Die Notwendigkeit bzw. der Wunsch eines Einsichtnahmerechts entsteht dann aber oft plötzlich und ungeplant. Klassische Fälle sind etwa Krankenstand, unvorhergesehene Abwesenheiten, Nichterreichbarkeit des Arbeitnehmers, mangelhafte Übergabe vor Urlauben, Entlassungen oder Missbrauchsverdacht. In diesen (und anderen) Fällen hat der Arbeitgeber in der Regel ein verständliches Interesse, in den Email-Account des Mitarbeiters Einsicht nehmen zu wollen.

Eine Einsichtnahme in betriebliche Emails ist grundsätzlich erlaubt. Eine Einsichtnahme in betriebliche Emails ist auch zulässig, nachdem ein Arbeitnehmer das Unternehmen verlassen hat.

Eine Einsichtnahme in private Emails ist lt. Datenschutz Österreich allerdings grundsätzlich nicht erlaubt. Sobald dem Arbeitgeber erkennbar ist, dass es sich um ein privates Email handelt, muss er jede weitere Einsichtnahme oder Verwertung stoppen bzw. rückgängig machen. Lässt die Absende- oder Empfänger-Adresse, der Betreff oder der Inhalt eines Emails auf einen privaten Charakter schließen, so darf dieses Email nicht zur Kenntnis genommen oder verwertet werden. Vor der weiteren Einsichtnahme ist die Zustimmung des Arbeitnehmers einzuholen, an die strenge Voraussetzungen geknüpft sind.

Im Fall des konkreten Verdachts strafbarer Handlungen ist zu empfehlen, den Account und die Emails nicht zu lesen, sondern forensisch zu sichern und im Rahmen einer Strafanzeige an die Strafbehörden zu übermitteln.

Klare Regelungen aufstellen

Mangels klarer gesetzlicher Regelung im Datenschutzgesetz Österreich ist es hilfreich, auf vertraglicher und/oder betrieblicher Ebene Regelungen zu Einsichtnahmerechten zu schaffen. Auch dies verschafft dem Arbeitgeber keinen Freibrief zur Kontrolle und Überwachung, hilft aber, im Streitfall Argumente für die Zulässigkeit der Einsichtnahme zu haben.

Für den Arbeitgeber die noch am ehesten rechtssichere Variante ist, jegliche private Nutzung seiner IT-Infrastruktur zu verbieten. Es wird den Arbeitnehmern bei dieser Variante verboten, den Firmen-Email-Account privat zu nutzen. Ein Verstoß gegen dieses Privatnutzungsverbot stellt eine Dienstpflichtverletzung dar. In diesem Fall wird meist auch geregelt, dass sämtliche Daten, die im IT-System gespeichert sind, als geschäftliche Daten gelten und eingesehen werden.

Gleich ob und in welchem Ausmaß die Privatnutzung des Email-Accounts geregelt ist: Es sollte – transparent und klar – geregelt werden, dass der Arbeitgeber berechtigt ist, auf den Firmen-Email-Account zu dienstlichen Zwecken zuzugreifen. Insbesondere in Fällen der Verhinderung des Arbeitnehmers, bei Gefahr in Verzug, bei konkretem Verdacht rechtswidriger Tätigkeiten, etc. sollte ein Zugriffsrecht ausdrücklich geregelt sein.

Die Regelung, dass ein Arbeitnehmer private Emails in einem als privat gekennzeichneten Ordner ablegen soll, ist nicht uneingeschränkt zu empfehlen. Wenn Arbeitnehmer beispielsweise relevante/kritische Emails in solche Ordner verschieben und dann argumentieren, dass der Zugriff auf diesen Ordner jedenfalls verboten ist, erzielt ein Arbeitgeber mit einer solchen Regelung den gewünschten Zweck nicht.

Hinweis: Besteht ein Betriebsrat, hat dieser bei Regelungen der Einsichtnahmerechte des Arbeitgebers ein Mitspracherecht und ist miteinzubeziehen.

Kein Beweisverwertungsverbot im Arbeitsrecht & Datenschutzgesetz Österreich

Im Arbeitsrecht Österreich gilt (noch) kein Verwertungsverbot für widerrechtlich gewonnene Beweise. Folgt man der herrschenden Lehre, hat die materiell rechtswidrige Erlangung eines Beweismittels keine Auswirkungen. Auch widerrechtlich erlangte Beweise unterliegen der freien Beweiswürdigung des Gerichts. Eine abschließende Klärung dieser Frage durch Höchstgerichte bleibt aber abzuwarten.

Hinweise für die Praxis | Datenschutz Österreich

Trotz des erwähnten, umstrittenen Urteils des EGMR zugunsten eines Einsichtnahmerechts des Arbeitgebers und trotz des mangelnden Beweisverwertungsverbots im Arbeitsrecht Österreich: Arbeitgeber haben kein generelles Recht, private Emails von Arbeitnehmern zu lesen oder sonst zu verwerten. Arbeitgeber haben vielmehr die Pflicht, das Lesen oder Verwerten einer Nachricht sofort einzustellen, sobald sie erkennen, dass es um etwas Privates geht. Dies gilt nach herrschender Ansicht grundsätzlich unabhängig davon, ob die private Email-Nutzung erlaubt, verboten oder gar nicht geregelt ist.

Hat ein Arbeitgeber Zweifel über die Zuordnung zum dienstlichen oder privaten Bereich eines Emails, ist die Zustimmung des Arbeitnehmers einzuholen und die weitere Einsichtnahme (bzw. sonstige Verwertung) sofort abzubrechen.

Um Zweifelsfälle möglichst gering zu halten und Rechtssicherheit für Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu schaffen, empfiehlt sich eine transparente innerbetriebliche Regelung im Arbeitsvertrag, einer Policy und/oder Betriebsvereinbarung, sowie die technische Ermöglichung einer klaren Trennung dienstlicher und privater Email-Kommunikation.



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