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Eine neue Form der internen Kommunikation: Die Mitarbeiter-App

In Zeiten der Tablets und Always-Online-Möglichkeiten haben Apps die Herrschaft über die mobilen Endgeräte übernommen. So gibt es beinahe kein Thema, zu dem es keine App gibt. Unternehmen kommunizieren mit ihren Kunden bereits auf vielfältige Weise über unterschiedliche Apps. Nun entdecken die Unternehmen diese Form der Verständigung aber auch für die interne Kommunikation mit ihren Mitarbeitern. Die Mitarbeiter-App bietet zahlreiche Vorteile, wie unsere beiden Unternehmensbeispiele zeigen.

Die Mitarbeiter-App – Kommunikationsmittel unserer Zeit

Kommunikation läuft in Unternehmen auf verschiedenste Art und Weise. Über Intranet, Mitarbeiterzeitungen und Magazine, Infoscreens bis hin zu Versammlungen, Aussendungen und natürlich der direkten Führungskräfte-Kommunikation. Trotzdem klagen zahlreiche Unternehmen auch darüber, dass sie bestimmte Informationen nur schwer allen Mitarbeitenden zugänglich machen können. Vor allem in dezentralen Betrieben mit zahlreichen Standorten, aber auch in klassischen Produktionsbetrieben, in denen ein Großteil der Beschäftigten seinen Tag nicht vor dem PC verbringt, fällt es mitunter schwer, die Belegschaft auch zu erreichen. So liegt in der heutigen Zeit der Gedanke, eine App zur internen Kommunikation zu verwenden, nahe.

Die Energie Graz verwendet bereits seit einiger Zeit eine solche App zur Kommunikation mit ihren Mitarbeitern. Die Wild GmbH, ein Entwicklungs- und Produktionsunternehmen im Bereich der Optomechatronik aus Völkermarkt, nutzt eine solche App, um Schulungen durchzuführen. Wir haben mit beiden Unternehmen über ihre Erfahrungen gesprochen.

Eine neue Kommunikationswelt – die Mitarbeiter-App der Energie Graz

Vor allem war es die Tatsache, dass Newsletter und Mitarbeiterzeitung – kommunikativ gesehen – Einbahnstraßen sind, die die Energie Graz vor einigen Jahren zur Entwicklung einer eigenen Mitarbeiter-App bewegt haben, erklärt Hannes Linder, Leiter der Kommunikation der Energie Graz. „Mitarbeiter sollten mit dieser App ein Werkzeug zur Verfügung haben, mit dem unternehmensweit, auch außerhalt der Büroräumlichkeiten und ohne Zugang zu einem PC, Informationen sehr schnell verfügbar gemacht werden können. Die App sollte aber auch Informationskanal in die andere Richtung sein. Also vom Mitarbeiter ins Unternehmen.“, so Linder.

energie graz appSo wurde eine App geschaffen, die nicht nur der Kommunikation in Richtung der Mitarbeiter dienlich ist, sondern vor allem auch umgekehrt. „Die Mitarbeiter können darin auch eigene „Werte-Stories“, das sind Erzählungen aus dem Alltag, aber auch Ideen einreichen.“, erklärt Linder. Die Nutzung wurde darüber hinaus über den Einbau von Gewinnspielen für die Mitarbeiter attraktiv gemacht. So nutzen derzeit bereits über 75% der Beschäftigten die App. „Ein Wert, der uns überrascht hat. Allerdings hat sich schnell gezeigt, dass viel Interaktion und ein hoher Nutzen, etwa über die Gewinnspiele, auch die Nutzung nach oben schnellen lassen.“, so der Kommunikationschef.

Damit wirklich alle Mitarbeiter Zugang zur App haben, auch jene, die über kein Smartphone verfügen, hat man für die Standorte zusätzliche Tablets angeschafft. Aber auch der Datenschutz wurde besonders berücksichtigt. So müssen sich die User nicht identifizieren, wenn sie dies nicht möchten. Mitarbeiter des Unternehmens bekommen einen Einstiegscode mit dem sie die App für sich aktivieren können. Damit ist gesichert, dass keine unternehmensfremden Personen die App nutzen können. Die Eingabe persönlicher Daten erfolgt freiwillig. Auch der Zugang auf die Daten anderer Mitarbeiter samt deren Telefonnummern und Mailadressen ist in der App aus Datenschutzgründen nicht möglich.

Das Unternehmen sieht die App als wertvolle Ergänzung zum bestehenden Kommunikationsmix, nicht jedoch als Ersatz, erläutert Hannes Linder „In der App wird beispielsweise ein Projektstart angekündigt und in der folgenden Ausgabe der Mitarbeiterzeitung der Projektumfang detailliert erläutert. Nicht jedes Medium lässt gleich viel Tiefe zu. Wir sehen die App als wertvolle Ergänzung zu den traditionell genutzten Medien zur internen Kommunikation in unserem Unternehmen.“

Ein neuer Zugang zu Schulung – die WILD Skills App der Wild GmbH

Der Kärntner Optomechatronikexperte WILD hat ebenfalls eine App für sich entwickeln lassen. Allerdings mit einem anderen Schwerpunkt. Vor allem wollte man einen innovativen Weg beschreiten, um die eigenen Mitarbeiter unabhängig von Ort und – nahezu – unabhängig von Zeit zu schulen.

wild skills app„Mit unserer Schulungs-App wollten wir unseren Mitarbeitern Wissen auf spielerische Art näherbringen. Die App erfüllt dabei für uns mehrere Zwecke: Zum einen begleitet die App die Mitarbeiter über ein Seminar hinaus in ihrem Arbeitsalltag, etwa mit aktuellen Themen und Dokumentationen, sie ermöglicht aber auch eine regemäßige Auffrischung und ein Nachschauen, etwa vor einem Kundentermin, was einem Microlearning, also Lernen, wann es gerade gebraucht wird, gleichkommt.“, erklärt die HR Managerin Andrea Gritsch. „Toll ist auch, dass wir das Wissen laufend ausbauen. So werden immer wieder aktuelle Tipps eingespielt. Lernen hört damit nicht bei der Seminarraumtüre auf.“, so Gritsch. Neben umfangreichem Wissen, enthält die App auch Quizfragen, Dokumentationen und praktische Checklisten sowie Expertentipps.

Von den Mitarbeitern wird die „WILD Skills App“ positiv aufgenommen, weiß man zu berichten. Mittlerwiese ist sie ein fixer Bestandteil beim Wissensaufbau und -zugang. Auch bei WILD hat man darauf verzichtet, die App mit den Mitarbeiterdaten zu verknüpfen, um Missbrauch oder Datendiebstahl vorzubeugen.

Gefragt nach möglichen kritischen Punkten, die vor der Einführung einer Mitarbeiter-App zu bedenken sind, nennt die Personalverantwortliche vor allem einen wesentlichen Punkt: „Die Gefahr des ständigen Online-Seins birgt auch die Gefahr gesundheitlicher Beeinträchtigung. Es sollte daher schon bedacht werden, wie eine solche App in den Alltag integriert wird.“

Fazit

Apps können auf vielfältige Art und Weise die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und ihrem Unternehmen unterstützen. Gerade bei den internen Apps scheint es, als stünden die meisten Unternehmen erst am Anfang. Ganz im Gegensatz zu externen Apps etwa für Kunden oder zu käuflichen Apps. Aber eines steht fest: Die Reise hat gerade erst begonnen.

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