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Case Study | Weniger Bürokratie durch Recruiting XXXL

Bis zu 120.000 Bewerbungen pro Jahr gilt es beim Möbelgiganten XXXLutz zu bewältigen. Mit dem Recruiting-Modul von Infoniqa etablierte das Unternehmen erfolgreich eine zentrale Steuerung der Bewerbungsprozesse. Als nächstes soll das Weiterbildungsangebot mit dem Kursbuch von Infoniqa modernisiert werden.

Mit rund 21.500 Mitarbeitern in neun europäischen Ländern und einem Umsatz von mehr als vier Milliarden Euro gehört das österreichische Unternehmen XXXLutz zu den größten Möbelhändlern der Welt. Dabei stehen Kunden nicht nur 250 Möbelhäuser in ganz Europa offen, sondern auch ein Online-Shop lädt zum entspannten Einkauf im Internet ein. Um weiterhin auf Wachstumskurs zu bleiben, ist in einem Unternehmen dieser Größenordnung das Recruiting neuer Mitarbeiter eine wichtige Herausforderung: Allein 1.300 neue Lehrstellen wollen jedes Jahr neu besetzt und insgesamt rund 120.000 Bewerbungen bewältigt werden.

Mit Sonne im Herzen und Erfolg im Recruiting

„Mit Sonne im Herzen gemeinsam zur Nr. 1 der Welt“: Das ist die Unternehmensphilosophie von XXXLutz. Bereits Bewerber sollen spüren, dass jeder Mitarbeiter des Möbelgiganten seinen täglichen Job mit viel Kraft, Freude und Ausdauer erledigt. Aus diesem Grund hatten Doris Fischer-Knasmüller (Leiterin des Personalsoftware-Projekts, Foto rechts) und ihr 25-köpfiges Team klare Vorstellungen, welche Abläufe im Recruiting vereinfacht und optimiert werden sollten. Bis zur Einführung einer übergreifenden HR-Software organisierte jeder den Bereich der Bewerbung auf seine Art bestmöglich – jedoch konnte die Qualität der Prozesse nicht zentral gesteuert werden.

Die Größe des Unternehmens und seine Strukturen stellten zudem eine echte Herausforderung für das Projekt dar: Eine geeignete Personalsoftware musste nicht nur länderübergreifend die Unternehmensprozesse und Vertriebsschienen so einfach wie möglich abbilden, sondern auch Schnittstellen zu bereits vorhandenen Systemen integrieren können. Von Beginn an wusste Doris Fischer-Knasmüller: „Die konsequente Einführung einer Personalsoftware gelingt nur, wenn das Programm einfach und anwenderfreundlich gestaltet ist.“ Bei der Entscheidung für die neue HR-Software spielten für sie und ihr Team auch Erreichbarkeit und Service des Anbieters eine gewichtige Rolle: „Der Support und die Projektbetreuung sollten erstklassig sein. Unsere Wahl fiel daher auf Infoniqa.“

Zentrale Steuerung, ohne zu bürokratisch zu werden

In erster Linie sollten Standardprozesse im Personalbereich geschaffen werden, die einfach anzuwenden und zentral zu steuern sind. „Die technische Lösung sollte gerade genug Ausnahmen zulassen, um nicht unnötig bürokratisch zu werden. Wichtig war uns auch eine vernünftige Relation von Kosten und Nutzen: Wir wollten das Controlling verbessern, um durch den gezielten Einsatz von Stellenanzeigen die Kosten insgesamt zu senken“, fasst Doris Fischer-Knasmüller die Ziele zusammen. Mit dem Modul „Bewerbermanagement“ der Personalsoftware Infoniqa engage lassen sich nicht nur Bedarfsmeldungen, Stellenangebote und Ausschreibungen mit wenigen Klicks verwalten. Die modulare HR-Software ermöglicht gleichzeitig einen schnellen Zugriff auf die Daten jedes einzelnen Bewerbers. Seit 2016 ist das Modul bei XXXLutz im Einsatz und wird inzwischen von ungefähr 2.000 Mitarbeitern in der Firma genutzt. Die Tendenz ist steigend. Die Anwender sind mit der neuen Lösung hochzufrieden.

Automatische Prozesse sparen Aufwand und Kosten

„Das Sichten, Weiterleiten und Beantworten von Bewerbungen ist nun schneller und viel einfacher möglich“, so das Fazit der Projektleiterin. „Durch das Arbeiten mit Vorlagen, Erinnerungen und Rollensystemen lassen sich Bewerbungsprozesse und die Bearbeitungsqualität einheitlich abbilden und zentral steuern. engage ist ein verlässlicher Begleiter im gesamten Bewerbungsprozess von der Stellenausschreibung über das Sichten eingehender Bewerbungen bis zur Einstellung neuer Mitarbeiter.“ Alle Vorgänge wie die Korrespondenz mit Bewerbern oder die Ergebnisse von Bewerbungsgesprächen werden protokolliert. Das System bietet eine transparente Dokumentenablage und verwaltet zuverlässig sämtliche Vorgänge wie Termine und Absagen. Damit ist ein schneller Zugriff auf alle Daten garantiert, was das Bewerten von Bewerbungsunterlagen, die Auswahl qualifizierter Bewerber nach bestimmten Kriterien wie auch die Kontaktaufnahme erleichtert. Zusätzlich sorgt die Erinnerungsfunktion dafür, dass kein Termin versäumt wird. „Hier stimmt einfach das Gesamtpaket“, meint Projektleiterin Doris Fischer-Knasmüller.

Modul-Lösung überholt Insel-Lösung

Möglich wurde der reibungslose Start durch eine sehr kurze und intensive Projektphase. Im ersten Schritt wurde das Modul „Bewerbermanagement“ von engage implementiert. Von Anfang an sah Doris Fischer-Knasmüller den modulartigen Aufbau der Personalsoftware als eindeutigen Gewinn: „Wenn eine Modul-Software unsere Anforderungen genauso gut abbilden kann wie eine spezialisierte Insellösung, ist diese einer Insellösung immer vorzuziehen. Für uns als Kunde bleibt mit Infoniqa die Tür in Richtung weiterer Moduleinführungen offen. Diese Möglichkeit setzen wir gerade mit der Einführung des Bildungsmoduls um.“ Auch in Zukunft wollen die Verantwortlichen bei XXXLutz die Zusammenarbeit weiter ausbauen und beispielsweise das moderne Kursbuch von Infoniqa nutzen.


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