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Case Study | Digitales Abwesenheitsmanagement mit Kenjo – pünktlich vor der Urlaubs-Saison

Der Sommer steht vor der Tür, und viele Personalmanager sind mit der Urlaubsplanung und -verwaltung ihrer Mitarbeiter voll ausgelastet. Im Interview zeigt uns Anja Knorr, wie Kenjos HR-Software ihren Kunden bei der Digitalisierung ihres Abwesenheitsmanagements unterstützt und  dadurch den Arbeitsaufwand der Personalabteilung erheblich reduziert.

Hand auf’s Herz, wie viele Personalmanager fallen Ihnen auf Anhieb ein, die bei der Urlaubsplanung ihrer Mitarbeiter immer noch auf die gute alte Excel-Tabelle setzen? Die manuelle Erfassung von Abwesenheiten kann zeitaufwendig und fehleranfällig sein: Dokumente werden weder in der Cloud gespeichert und geteilt, noch machen sie auf Ungereimtheiten oder Dopplungen aufmerksam. Viele Personaler verschwenden so unnötig viel Zeit damit, unzählige E-Mails hin- und herzuschicken und Angaben doppelt und dreifach zu checken.

Anja Knorr (Kenjo) erzählt: „Dementsprechend suchen die meisten Kunden einer HR-Software in der Regel nach einem Tool, das die Organisation und Verwaltung aller Unterlagen über verschiedene Standorte hinweg zentral auf einer Plattform bündelt.“ Da liegen mir gleich weitere Fragen auf der Zunge, daher bitte ich sie zum Interview und sie erklärt es mir anhand eines konkreten Kunden, dem spanischen Unternehmen Alquiler Seguro.

 

 

Auf welche Features legen Ihre Kunden besonderen Wert?

Die meisten unserer Kunden entscheiden sich für Kenjo, weil sie nach einem kostengünstigen Allrounder im Bereich HR-Software suchen und hier besonders eine Urlaubsplaner-Software. So wollte beispielsweise unser spanischer Kunde Alquiler Seguro seine gesamten HR-Prozesse automatisieren und Urlaubsanträge inklusive zweistufiger Urlaubs- und Abwesenheitsgenehmigungen durch Abteilungsleiter und HR-Mitarbeiter abwickeln.

Welche Prozesse genau wollten sie optimieren?

Auf diesem Wege können die Personalmanager von Alquiler Seguro bequem und effektiv nach den Stoßzeiten ihrer Geschäftsaktivitäten Abwesenheiten managen und genehmigen.

Die Mitarbeiter greifen direkt auf die Software zu, um die Anzahl ihrer verbleibenden Urlaubstage einzusehen bzw. einzureichen – ohne die Personalabteilung des Unternehmens kontaktieren zu müssen. Eventuelle Überschneidungen innerhalb von Teams sind so auf jedem synchronisierten Kalender jederzeit einsehbar und Alquiler Seguro kann bei ggf. unterbesetzten Abteilungen schnell reagieren.

Zusätzlich arbeiten die Personalmanager voreingestellte Berichte mit Informationen über Kündigungen, Neuzugänge und Abwesenheiten aus. Diese Reportings stellen für die Personalabteilung eine wertvolle Unterstützung dar und helfen bei der Datenanalyse und Verbesserung der internen Richtlinien.

Ebenso wichtig war der Firma der Serien-Upload und automatische E-Mail-Versand von Mitarbeiter-Lohnabrechnungen.

Welche Vorteile brachte die HR-Software dem Kunden?

Der Arbeitsaufwand der Personalabteilung hat sich durch die Digitalisierung ihrer HR-Prozesse deutlich verringert. Durch den Zugriff auf alle Mitarbeiterinformationen mit nur einem Klick sparen die Personalmanager nun eine Menge Zeit. Ebenso sorgen Umfragen zum Arbeitsklima für eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit bzw. rechtzeitiges Gegensteuern bei negativem Feedback.

Letztendlich geht es doch darum, die alltäglichen Routinearbeiten von Personalern zu verbessern und Zeit in das zu investieren, was wirklich zählt: Nämlich die Menschen. Diese sind schließlich auch der Grund, warum es uns in den Bereich Personalmanagement gezogen hat. Die meisten Personaler haben längst erkannt, dass es ihre Aufgabe ist, Mitarbeiter dabei zu unterstützen, ihr volles Potenzial auszuschöpfen und auf ihre  Bedürfnisse angepasste Arbeitsräume zu schaffen. Und HR-Software kann dabei ein Keyplayer sein.

Wie kann ich mir das optisch vorstellen?

Auf dem Bildschirm sieht es zB so aus:


Quelle: Kenjo Benutzeroberfläche
Danke für das Interview!

Interview-Partnerin

Anja Knorr ist Senior Content Managerin bei Kenjo GmbH. Sie blickt auf mehr als fünfzehn Jahre Berufserfahrung zurück und verantwortet bei Kenjo die Unternehmenskommunikation. Ihre Mission ist es, die angestaubte Unternehmenskultur vieler herkömmlicher Organisation durch menschliche Personalverantwortung und entsprechende Technik zu revolutionieren.


 

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