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3 Grundprinzipien für ein Full House im Office | Zurück aus der Zukunft

zurück ins Office

Manche können es gar nicht erwarten wieder im Büro zu sein, manche habe den Horror vor dem allmorgendlichen Verkehrsstau und manche haben es sich im Home Office so gut eingerichtet, dass sie es nicht missen möchten!

 

 

So unterschiedlich wir Menschen sind, so unterschiedlich sind unsere Vorlieben und Beweggründe. Es allen recht zu machen ist daher ein Ding der Unmöglichkeit! Wir versuchen ab und zu in überholter Manier „alle über einen Kamm zu scheren“. Das würde auf das derzeitige, nahende Home Office Ende bezogen bedeuten, „dass alle wieder zurück im Büro, auf ihren bisherigen Plätzen, zu den bisherigen Rahmenbedingungen, die Arbeit wieder aufnehmen als wäre nichts geschehen“!

Das klingt zwar bequem und einfach, sowohl für Führungskräfte als auch für Mitarbeitende, aber es ist sehr wahrscheinlich nicht mehr wirklich sinnvoll. Denn die Welt hat sich weitergedreht und es ist nichts mehr so wie es einmal war. Wir sollten daher das Beste aus beiden Welten bieten: Home Office und Firmenarbeitsplatz!

Die Lösung liegt also im erweiterten Angebot, das individuellen Gestaltungsspielraum bietet. Und by the way – es wäre schade, wenn wir die gesamte persönliche und digitale Weiterentwicklung, die wir uns aufgrund der verordneten Home Office Bestimmungen erarbeitet haben,  nicht zum Wohle aller weiter nutzen würden.

Der gute Mix für das neue künftige Miteinander im Büroalltag umfasst im Wesentlichen 3 Grundprinzipien:

1. Hybrid Working im Ausmaß von 1-3 Tagen/Woche ist das gängige Angebot

Oft sehen die derzeitigen Hybrid Working Modelle 2 Tage Office pro Woche vor, passend zur Lebenssituation und zur Aufgabe des jeweiligen Mitarbeitendens. Zusätzlich wird – abseits der Kernarbeitszeit „spätes Kommen und frühes Gehen“ erlaubt, um den Arbeitsweg außerhalb der verkehrsreichen Zeiten vornehmen zu können. Und es werden persönliche zeitliche Vorlieben berücksichtigt – wie bspw verlängerte Wochenenden, weil man Freitag und Montag im Home  Office am Zweitwohnsitz verbringen möchte.

Für diese Basisvereinbarungen werden Rahmenbedingungen geschaffen, die die Arbeitszeiterfassung, die Arbeitsplatzausstattung, schnelle IT-Datenverbindungen, die Datensicherheit und Datenvertraulichkeit u.ä.m. inkludieren. Derartige Regelwerke geben sowohl Führungskräften als auch Mitarbeitenden Sicherheit, diese neuen Arbeitsweisen zur Gewohnheit werden zu lassen

Besonderheit: Digitale Nomaden

Sie arbeiten typischerweise von unterwegs, alle 5 Tage der Arbeitswoche. Ihr Arbeitsplatz ist zumeist dort, wo ausreichend schneller Internetzugang besteht. In der Regel handelt es sich um Berufszweige, die ihre Arbeit dank des Internets unabhängig von einem festen Arbeitsort ausführen können. Die Motive dafür sind vielfältig – was es braucht ist eine berufliche Tätigkeit, die das ermöglicht (bspw. Sales, Programmierer, Autor etc.). Dafür braucht es ein Herz und einen Hang fürs „unterwegs sein“. Der Vorteil liegt darin, saisonellen Vorlieben nachgeben zu können: das umfasst den Verbleib im Ferienhaus am Meer oder auf der Alm im Sommer und im heimeligen Winterquartier nahe einer Skipiste im Winter.

2. New Work Office Umgebung

Charakteristisch für New Work sind mindestens 3 unterschiedliche Arbeitszonen, die wir weitestgehend im Desksharing mit anderen teilen.

  • Arbeitszonen, die als Begegnungszonen die Kommunikation fördern.
  • Telefonplätze, die ungestörte (Video)- Telefonie ermöglichen.
  • Silent Zones, die konzentriertes Arbeiten an großen Schreibtischen mit vorzugsweise zwei Bildschirmen bieten.

Besondere Aufgaben mögen zusätzliche Arbeitszonen erforderlich machen. Allen ist gleich, dass sie in ansprechender, zeitgemäßer Ausstattung zur Verfügung stehen. Denn wer möchte schon regelmäßig seinen eigenen Home Office Platz den Rücken kehren, um den Arbeitstag in uralter Büroumgebung zu verbringen? Wir fahren ja auch nicht in den Urlaub, um altmodischer zu leben wie zu Hause!

Bestenfalls wurden die bisherigen Lockdown-Zeiten bereits für einen Büroumbau zur Schaffung der neuen Arbeitswelt genutzt, sodass ab Herbst bereits alle Arbeitsplätze im neuen Stil vorbereitet sind. Selbstredend, dass dazu idealerweise im Vorfeld die Führungskräfte mit ihren Teams an der Anzahl der Arbeitszonen und der dazu gehörenden Arbeitsplätze in ihrem Bereich mitgewirkt haben und dadurch vorbereitet sind.

Viele Human Resources Abteilungen waren in den letzten Monaten stark gefordert, die dafür notwendigen Arbeitsrahmenbedingungen wie Mobile und Home Office Vereinbarungen zu verhandeln und fest zu halten. Wenn das verabsäumt wurde, dann gilt es, einen erforderlichen Umbau der Arbeitswelt unverzüglich in Angriff zu nehmen. Denn nur die Anzahl der Schreibtische zu kürzen, weil rein rechnerisch aufgrund der Home Office Vereinbarungen und sonstigen Abwesenheiten weniger Schreibtische besetzt sein werden und ein Desksharing möglich ist, ist eindeutig zu wenig.

Die emotionalen Widerstände der Mitarbeiter, die sich damit gegen die Veränderung stemmen werden, legen Zeugnis von zu wenig Leadership ab und befeuern die Fluktuation oder die geringe Produktivität.

3. New Leadership

New Work braucht Menschen, die offen, beweglich, zuversichtlich und optimistisch sind. Das bedeutet für Führungskräfte, dass Sie Vielfalt mit einem guten Schuss Pragmatismus managen können. Mitarbeitende benötigen Performance-Orientierung, Selbstorganisation und Eigenverantwortung. Einfach gesagt, nicht immer leicht umzusetzen. Denn wir kommen aus einer Welt, die bis zu 18 Monaten aus einem digitalem Miteinander bestand. Oftmals im Online-Modus mit „gemuteten Mikro und Kamera off“. Jetzt sind wir wieder im physischen Austausch. Obwohl nicht immer alle und noch dazu oftmals bei Meetings in hybrider Zusammensetzung: manche physisch vor Ort, andere über Video zugeschaltet. Das verlangt beiden – Führungskraft und Mitarbeitern – verstärkt Toleranz und Konzentration ab. Das Büro wird zum Ort der Begegnung, das Home Office im Idealfall der Rückzugsort für konzentriertes Arbeiten.

Möglicherweise braucht es dafür eine Erweiterung der Haltung (Mindset Change) bei Führungskräften und Mitarbeitenden, die in einem Culture Change gipfeln kann, wenn sich das gesamte Unternehmen auf diese Art und Weise (ver-)ändert. Dieser Transformation Zeit zu geben und nicht zu erwarten, dass sie vom Start weg eingespielt und professionell funktioniert, braucht Zuversicht und Geduld. Alles gute Gründe, um diese riesige Herausforderung an geändertem Mindset und geändertem Verhalten durch professionelle Begleitung von intern und extern unterstützen zu lassen. Diese Transformation wird günstigstenfalls als Prozess gesehen, der sukzessive im „neuen normal“ endet, wobei auch in diesem Fall gilt, dass „permanentes Üben den Meister macht“!

Fazit

Wenn es gelingt, dann wird eine schöne neue Arbeitswelt erlebbar, die idealerweise beides gut vereint: ein buntes Miteinander im regen, kreativen Austausch mit den Kollegen im Büro und ein freiwilliger, produktiver Rückzug ins individuelle Home Office.

Veronika Aumaier, MAS, MSc

Veronika Aumaier, MAS, MSc ist Eigentümerin und Geschäftsführerin der AUMAIER COACHING I CONSULTING GmbH. Sie ist Coach und Beraterin für Top-Führungskräfte und HR Teams und unterstützt sie bei der Entwicklung von Führungsstrukturen und -strategien. Ihr inhaltlicher Schwerpunkt gilt Management & Leadershipthemen sowie der HR Transformation.

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