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Die Whistleblower-Richtlinie in Österreich regelt im HinweisgeberInnenschutzgesetz neue Pflichten für Arbeitgebende

HinweisgeberInnenschutzgesetz, Whistleblower-Richtlinie

Bereits am 16dez2019 wurde die Whistleblower-Richtlinie von der EU erlassen. Ab 17dez2023 (bzw 6 Monate danach für Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden) wird sie in Österreich nun im HinweisgeberInnenschutzgesetz (HSchG) umgesetzt.

Der am 16. Dezember 2019 von der EU erlassenen Richtlinie (EU) 2019/1937 („Whistleblower-Richtlinie“ für Österreich) soll innerhalb der EU erstmalig ein einheitlicher Mindeststandard für den Schutz von Hinweisgebenden gewährleistet werden. Die Umsetzung der Richtlinie erfolgt in Österreich nach einiger Verspätung nun durch das HinweisgeberInnenschutzgesetz („HSchG“). Was dieses neue Gesetz für Unternehmen und Mitarbeitende bringt und welche neue Pflichten es für Arbeitgebende regelt, wollen wir in diesem Beitrag überblicksartig darstellen.

Anm.d.Redaktion: bereits 2015 berichteten wir über „Whistleblower-Richtlinie Österreich – Arbeitsrecht und Datenschutz“

INHALT

Worum geht es?

Personen, die aufgrund ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über bestimmte Rechtsverletzungen – wie zum Beispiel Verstöße gegen Unionsrecht und Korruptionsstrafrecht – erlangt haben, sollen durch die Richtlinie und das HinweisgeberInnenschutzgesetz (HSchG) geschützt werden. Andererseits will man die Einhaltung von bestimmten Gesetzen gefördern, indem Hinweisgebende die Möglichkeit erhalten, diese Verstöße zu melden. Zu diesem Zweck sind bestimmte Unternehmen verpflichtet, wirksame interne Meldekanäle zu errichten. Neben diesen internen Meldekanälen sieht das HSchG auch die Errichtung von externen Meldekanälen vor, an die sich die Hinweisgebenden wenden können.

Praxistipp: Nicht umfasst sind (derzeit) Verstöße gegen rein nationale arbeitsrechtliche Vorschriften. Allerdings ist es möglich, solche Rechtsverletzungen ebenfalls im Rahmen eines zu errichtenden Meldekanals zu erfassen (siehe dazu weiter unten).

Wer sind Hinweisgebende lt. HinweisgeberInnenschutzgesetz?

Nach § 2 HinweisgeberInnenschutzgesetz sind alle Personen geschützt, die im privaten oder öffentlichen Bereich beruflich tätig sind und in diesem Zusammenhang Informationen über eine Rechtsverletzung im Sinn dieses Gesetzes erlangt haben. Es sind daher nicht nur Mitarbeitende, Bewerbende oder Lehrlinge, sondern auch freiberufliche Tätige, Zuliefernde, Dienstleistende oder Geschäftspartner vom Schutzbereich umfasst. Darüber hinaus schützt das HSchG auch jene Personen, die Hinweisgebende unterstützen oder deren Umkreis angehören, wie zum Beispiel Angehörige und Kollegschaft.

Wann und wie werden Hinweisgebende geschützt?

Hinweisgebende sind nach § 6 HSchG nur geschützt, wenn bestimmte objektive und subjektive Kriterien erfüllt sind: Hinweisgebende müssen beispielsweise zum Zeitpunkt des Hinweises auf der Grundlage der tatsächlichen Umstände und der ihnen zur Verfügung stehenden Informationen annehmen können, dass der abgegebene Hinweis berechtigt ist. Das ist laut dem zu Grunde liegenden Initiativantrag der Fall, wenn die Information nach allgemeiner Erfahrung richtig ist, nach den Eindrücken einer durchschnittlichen Person den Verdacht einer Rechtsverletzung nahelegt und die hinweisgebende Person subjektiv von der Richtigkeit der Information und der Verwirklichung der Rechtsverletzung überzeugt ist.

Der Schutz besteht vor allem vor arbeitsrechtlichen Folgen und Repressalien wie Kündigung und Entlassung, Mobbing, Einschüchterung und Disziplinarmaßnahmen, aber auch Versetzungen oder Änderungen der Arbeitszeit oder der Tätigkeit. Neben diesem Schutz untersagt das Gesetz auch die zivil-, straf- oder verwaltungsrechtliche Haftung von Hinweisgebenden.

Erfolgt im Falle eines berechtigten Hinweises eine Vergeltungsmaßnahme, drohen dem Unternehmen eine Verwaltungsstrafe von EUR 20.000,00 (im Wiederholungsfall bis zu EUR 40.000,00). Zudem sind sie zur Wiederherstellung des rechtmäßigen Zustandes und zum Ersatz des Vermögensschadens verpflichtet.  Kann eine Vergeltungsmaßnahme nicht mehr rückgängig gemacht werden, dann können auch entsprechende Schadenersatzansprüche gegen das Unternehmen geltend gemacht werden.

Welche Pflichten bringt die Whistleblower-Richtlinie & das HinweisgeberInnenschutzgesetz für Unternehmen in Österreich?

Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden sind verpflichtet, interne Meldekanäle für die Meldung von Rechtsverletzungen einzurichten.

Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden müssen ab dem 17dez2023, Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitenden 6 Monate nach Inkrafttreten des HSchG einen Meldekanal errichtet haben.

Der Meldekanal muss gewisse Anforderungen erfüllen. Dabei ist insbesondere zu beachten, dass die Vertraulichkeit der Identität der Hinweisgebenden und etwaiger Dritter, die im Zusammenhang mit der Meldung erwähnt werden, gewahrt bleibt, und ausreichende finanzielle und personelle Ressourcen bereitgestellt werden.

Letzteres ist insbesondere im Hinblick darauf von Bedeutung, dass die Abwicklung und Dokumentation von Hinweisen zeitintensiv ist und das HSchG vorsieht, dass den Hinweisgebenden binnen drei Monate nach der Entgegennahme eines Hinweises, Rückmeldung über die (nicht) getroffenen Maßnahmen zu erstatten ist.

Die für die internen Meldekanäle zuständigen Mitarbeitenden dürfen bei der Entgegennahme und Verfolgung von Hinweisen keinen Weisungen unterworfen sein. Sie müssen sich unparteilich und unvoreingenommen mit den Hinweisen auseinandersetzen und entsprechende Maßnahmen setzen können.

Praxistipp: Nach dem HinweisgeberInnenschutzgesetz ist es möglich, dass der interne Meldekanal auch von externen Stellen betrieben wird. Die Vor- und Nachteile einer „Auslagerung“ sollten im Einzelfall genau überlegt werden.

Tipps für den internen Meldekanal

Der interne Meldekanal muss lt. Whistleblower-Richtlinie so ausgestaltet sein, dass sowohl mündliche als auch schriftliche Hinweise einlangen können. Die Vertraulichkeit der Identität der Hinweisgebenden und etwaiger Dritter muss gewahrt bleiben. Darüber hinaus ist sicherzustellen, dass eine Kommunikation mit den Hinweisgebenden möglich ist. Und dass hinweisgebende Personen einen abgegebenen Hinweis ergänzen oder berichtigen können. Der österreichische Gesetzgeber erachtet auch anonyme Meldungen als zulässig. Aus diesem Grund wäre zB ein analoger Briefkasten wohl nicht ausreichend.

Bei der Einrichtung des Meldekanals sind auch die datenschutzrechtlichen Vorschriften zu beachten. Der Meldekanal muss den Vorgaben des Art 25 DSGVO entsprechen und Datenschutz durch Technikgestaltung und datenschutzfreundliche Voreinstellungen gewährleisten.

Aufgrund der hohen administrativen und rechtlichen Anforderungen, insbesondere aber aufgrund der Vorgabe, dass alle Meldungen nachweislich bearbeitet und dokumentiert werden müssen, kann die Umsetzung mittels einer professionellen und marktüblichen einer Whistleblowing-Software sinnvoll sein.

Praxistipp: Im Gegensatz zum Fall einer unberechtigt vorgenommen Vergeltungsmaßnahme (siehe oben), sieht das Gesetz keine Verwaltungsstrafen vor, wenn entgegen den Vorgaben des HinweisgeberInnenschutzgesetz kein interner Meldekanal eingerichtet wird. Wird allerdings kein oder kein funktionierender Meldekanal eingerichtet, können sich die Hinweisgebenden direkt an eine externe Stelle wenden. Und in weiterer Folge einen Hinweis veröffentlichen. Das bedeutet oft mehr Schaden für ein Unternehmen als eine Verwaltungsstrafe für die handelnden Organe.

Stichwort Betriebsrat & Wistleblower-Richtlinie

Das HinweisgeberInnenschutzgesetz trifft keine Aussage darüber, ob die Einführung eines internen Meldekanals einer Betriebsvereinbarung bedarf. Hierzu gibt es derzeit geteilte Meinungen. Es könnte sich beim Meldekanal je nach Ausgestaltung um ein Kontrollsystem handeln, das die Menschenwürde berührt (§ 96 Abs 1 Z 3 ArbVG) oder um ein System zur automationsbasierten Datenverarbeitung (§ 96a Abs 1 Z 1 ArbVG). Das hätte zur Folge, dass die Einführung des internen Meldekanals zustimmungspflichtig wäre (im Fall des §96 Abs1 Z3 ArbVG). Oder zumindest die Zustimmung der Schlichtungsstelle eingeholt werden müsste. Nämlich dann, wenn der Betriebsrat den Abschluss einer entsprechenden Betriebsvereinbarung verweigert (im Fall des § 96a Abs1 Z 1 ArbVG).

Doch Unternehmen mit über 50 Mitarbeitenden sindgesetzlich zur Einrichtung eines Meldekanals verpflichtet. Vor dem Hintergrund sind wir der Ansicht, dass die Einführung eines Meldekanals jedenfalls mitbestimmungsfrei sein muss. Jedenfalls, sofern und solange es sich um einen Meldekanal handelt, der die Vorgaben des HSchG umsetzt und nicht darüber hinausgeht.

Fazit: Whistleblower-Richtlinie Österreich & HinweisgeberInnenschutzgesetz

Die Einführung eines internen Meldekanals erfordert Überlegungen, Zeit und Kosten hinsichtlich der organisatorischen und technischen Umsetzung. Und es muss den Vorgaben des HinweisgeberInnenschutzgesetz entsprechen. Unternehmen, die das noch nicht getan haben, sollten spätestens jetzt beginnen. Nämlich: intern eine Organisationsstruktur aufbauen, die eine rasche, effiziente und gesetzmäßige Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen ermöglicht.

Ab dem 17dez2023 müssen Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden einen Meldekanal errichtet haben. Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitenden sind 6 Monate nach Inkrafttreten des HSchG dazu verfplichtet. Die Planung und Organisation der Einführung sollte spätestens jetzt beginnen. So kann man verhindern, dass Arbeitgebende in der Zeitung über einen von Mitarbeitenden publik gemachten Hinweis lesen müssen anstatt es durch die Schaffung und Pflege eines internen Meldekanals verhindert zu haben.

Dr. Anna Mertinz | Teil unseres fixen Autoren-Teams

Dr. Anna Mertinz ist Partnerin und Leiterin des Arbeitsrechtsteams bei KWR Karasek Wietrzyk Rechtsanwälte GmbH. Sie war zuvor als Legal Counsel bei Coca-Cola HBC Austria GmbH tätig und ist auf Fragen des individuellen und kollektiven Arbeitsrechts spezialisiert.

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