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Whitpaper: Entgeltabrechnung

Angesichts der alles verändernden COVID-19-Pandemie bemühen sich Unternehmen in aller Welt erneut um die Verbesserung der betrieblichen Effizienz und die Senkung der Kosten, da sie davon ausgehen, dass sich diese Maßnahmen positiv auf ihre längerfristige Unternehmensleistung auswirken könnten.

Gast-Autor: Christopher Spahn (ADP)

Und wenn die jüngsten Fusions- und Akquisitionsstatistiken ein Indikator dafür sind, dann befinden sich viele Unternehmen in einem rasanten Wachstumsmodus, unabhängig davon, ob es sich um etablierte internationale Unternehmen handelt oder ob sie ihre ersten Schritte auf ein oder zwei ausländischen Märkten unternehmen. Was auch immer ihre Beweggründe waren, die Pandemie hat das Risiko, chronisch ineffiziente Unternehmensfunktionen zu übersehen, noch verstärkt. Leistungsschwache Entgeltabrechnungen stehen dabei ganz oben auf der Liste.

INHALT

Eine unzusammenhängende, fehlerbehaftete Entgeltabrechnung kann die Markteinführung eines Unternehmens ernsthaft behindern, Wachstumsstrategien untergraben und Umsatzziele beeinträchtigen. Gerade wenn Sie in neuen Ländern tätig werden, muss die Entgeltabrechnung als strategischer Aktivposten Ihres Unternehmens ihren Beitrag leisten und darf Ihre Ambitionen nicht bremsen.

Daher ist es nur logisch, dass fast ein Drittel (32 Prozent) der leitenden Angestellten in Unternehmen mit mehr als 1000 Mitarbeitenden weltweit den „Zugang zu einer besseren Analyse des Berichtswesens für verlässliche Einblicke in die Unternehmensstrategie und -planung” als klaren Vorteil einer Umstellung der Entgeltabrechnung sehen.

Warum sich auf die Entgeltabrechnung konzentrieren, und warum gerade jetzt?

Die Pandemie brachte anhaltende strukturelle Probleme in der Entgeltabrechnung ans Licht. Sie machte deutlich, dass die Funktion dringend von „unvorhersehbar“ und „reaktiv“ zu „datengesteuert“ und „strategisch“ weiterentwickelt werden muss.

Diese Probleme dürften sich noch verschärfen, da die Unternehmen weiterhin Schwierigkeiten haben, Fachleute für die Entgeltabrechnung zu rekrutieren, die über ausreichende strategische, technische und analytische Kenntnisse verfügen. Tatsächlich gab es schon vor COVID-19 Anzeichen für einen gravierenden Mangel an Talenten: „Die befragten Arbeitgeber gaben an, dass die Entgeltabrechnung bei der Unterstützung der Buchhaltung der schwierigste Bereich ist, wenn es darum geht, gute Bewerber zu finden.”

Plötzlich sahen sich die Führungskräfte mit der Bedrohung der Arbeitsmoral, der Aussicht auf schlechte Presse und den rechtlichen Folgen einer nicht korrekten Bezahlung ihrer Mitarbeitenden konfrontiert. HR-Führungskräfte sind durch diese öffentlichkeitswirksamen Fehler in der Funktion der Entgeltabrechnung alarmiert. Sie sehen sich nun gezwungen, den Rückstand aufzuholen und die Resilienz aufzubauen, die für den reibungslosen Ablauf der Unternehmensprozesse in der Zukunft unerlässlich ist.

Gleichzeitig haben viele Unternehmen damit begonnen, sich mehr auf ein besseres Wohlbefinden der Mitarbeitenden zu konzentrieren. Hier kann die Entgeltabrechnung eine wichtige Rolle spielen, denn die pünktliche und korrekte Bezahlung der Arbeitskräfte ist ein grundlegender Bestandteil des „psychologischen Vertrags” für das Wohlbefinden der Mitarbeitenden.

Aufgeschlossene Arbeitgeber erkennen, dass die Unterstützung der Arbeitnehmenden bei der Entwicklung ihrer finanziellen Fähigkeiten ein entscheidender Faktor für Unternehmen sein kann, die um die Aufrechterhaltung eines konstanten Personalbestands kämpfen (insbesondere jetzt, da die angespannte Lage auf dem Arbeitsmarkt weltweit keine Anzeichen für eine Entspannung zeigt).

In Technologien zur Senkung der Kosten und Risiken investieren

Eine cloudbasierte, einheitliche Lösung sollte skalierbar sein und mit Ihrem Unternehmen wachsen. Bei einer Bewertung der relativen Vorzüge der verschiedenen Optionen für die globale Entgeltabrechnung sollten Sie sich diese wesentlichen Fragen stellen:

  • Wie verbessert dieses neue System nachweislich die Effizienz unserer derzeitigen Entgeltabrechnung?
  • Hat der Anbieter seine Plattform für die Entgeltabrechnung über die betriebliche Effizienz hinaus speziell für ein effizientes Unternehmenswachstum konzipiert?
  • Wie kann dieser Anbieter von globalen Entgeltabrechnungen unserem Unternehmen helfen, in unseren neuen Märkten Fuß zu fassen?

Optimierung der Entgeltabrechnung? Auch Kosteneffizienz zählt

Eine Optimierung der Entgeltabrechnung geht über die Frage hinaus, wie leicht es Ihrem Team fällt, die Brutto-/Nettoeinnahmen genau zu berechnen, die differenzierten lokalen Arbeitsgesetze anzuwenden und einzuhalten und die Gehälter in jeder Gehaltsperiode auf die Bankkonten der Mitarbeitenden zu überweisen.

Neben den offensichtlichen Problemen bei der Entgeltabrechnung (Vereinheitlichung der Termine für die Zahlung an Mitarbeitenden, Verringerung der Anzahl getrennter Systeme, Reduzierung manueller Interventionen und Eingaben) besteht die Herausforderung darin, die Kosten für die gesamte Entgeltabrechnung zu senken.

In der Regel werden Sie versuchen, die Kosten in den folgenden Bereichen zu senken:

  • Kosten für Wartung und Aufrüstung des Systems
  • Kosten für Ad-hoc-Konnektivität
  • Kosten für die Verwaltung von HR und Belegschaft
  • Steuerliche Sanktionen in Bezug auf die Entgeltabrechnung
  • Kosten für Zahlungen und Verteilung an Mitarbeitende

Die bedeutendsten und vermeidbaren Kosten im Zusammenhang mit ineffizienten Entgeltabrechnungen sind natürlich die Bußgelder, die bei Nichteinhaltung der rechtlichen Compliance verhängt werden. In der Studie „Total Economic ImpactTM von ADP Global Payroll“ fand Forrester® heraus, dass Kunden von ADP Global Payroll über einen Zeitraum von drei Jahren Compliance-Kosten in Höhe von 1,8 Millionen Dollar vermeiden konnten. Forrester ermittelte auch in weniger gut dokumentierten Bereichen Kostensenkungsmöglichkeiten und stellte fest, dass Unternehmen Einsparungen bei Geldbewegungen und geringeren Währungsumrechnungskosten erzielen können.

Ist Ihre interne Struktur auf eine erfolgreiche Entgeltabrechnung ausgerichtet?

Es kann verlockend sein, sich ausschließlich auf die Rolle der Technologie bei der Steigerung der Effizienz und Produktivität von Entgeltabrechnungen zu konzentrieren, aber was ist mit den Menschen, die den Prozess der Entgeltabrechnung abwickeln und umsetzen? Wirkt sich ihre Berichtslinie auf die Gesamteffizienz aus?

Die ADP-Studie zur Entgeltabrechnung 2021 zeigt, dass die globale Entgeltabrechnung nicht nur einer Unternehmensfunktion zugeordnet werden kann. Es gibt also mehrere Gruppen von Entscheidern, die für die strategische Ausrichtung der Dienstleistung verantwortlich sind – jeder mit eigenen Ansichten darüber, was geändert werden muss. Unabhängig davon, ob Ihre Entgeltabrechnung zentralisiert oder regionalisiert ist oder ob Sie ein standortspezifisches Shared Service-Modell („Center of Excellence”) verfolgen, sind die aus den Entgeltabrechnungsdaten gewonnenen Erkenntnisse von entscheidender Bedeutung für Ihre Belegschaftsstrategien, wenn Sie Ihr Unternehmen ins Ausland expandieren. Werfen Sie einen kritischen Blick auf Ihre interne Struktur. Erleichtert sie Ihrem Team im Bereich Entgeltabrechnung, diese Erkenntnisse an die Geschäftsleitung weiterzugeben? Wenn es Ihnen schwerfällt, diese Informationen schnell zu beschaffen, ist das ein deutlicher Hinweis auf die Effizienz Ihrer Entgeltabrechnung.

Ist Ihre Entgeltabrechnungsfunktion zukunftsfähig?

Ihr Unternehmen ist auf Wachstum ausgerichtet. Daher ist es nicht nur wichtig, zu definieren, wie eine exzellente Entgeltabrechnung in Ihrem Unternehmen aussieht, sondern auch zu prüfen, ob Sie in der Lage sind, eine effiziente Entgeltabrechnungsfunktion in Ihren neuen Märkten anzubieten. Lesen Sie unseren Guide, um den Reifegrad Ihrer Entgeltabrechnung zu ermitteln. So stellen Sie genau fest, wie weit Sie im Prozess der digitalen Transformation bereits gekommen sind, um darauf Ihren globalen Wachstumserfolg ausrichten zu können.

Whitepaper

Das ausführliche Whitepaper finden Sie hier:

Wie viel kostet die Entgeltabrechnung tatsächlich | ADP Deutschland

Ineffiziente Entgeltabrechnungen behindern das Unternehmens-Wachstum

Gast-Autor

Christopher Spahn ist Head of Business Development Austria and CEE bei ADP und in dieser Funktion Ansprechpartner für HR-, Finanz- und IT-Verantwortliche österreichischer und osteuropäischer Unternehmen mit internationaler Ausrichtung. Sein Fokus liegt dabei auf der Entwicklung eines maßgeschneiderten globalen Gehaltsverrechnungs- und HCM-Konzepts für seine Kunden, um Herausforderungen in Bezug auf Konnektivität, Compliance, Standardisierung und Mitarbeiterengagement zu lösen.

Christopher Spahn, ADP, International Payroll
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