Steigende Personalkosten, anhaltender Fachkräftemangel und neue gesetzliche Vorgaben stellen den HR-Bereich in Österreich 2026 vor große Herausforderungen. Gleichzeitig eröffnen Digitalisierung, KI und moderne HR-Softwarelösungen neue Möglichkeiten, fundierte und zukunftssichere Entscheidungen zu treffen und Prozesse nachhaltig zu optimieren.
Wie können Unternehmen in Österreich diese Potenziale konkret nutzen und ihre HR-Strategie auf eine solide, faktenbasierte Grundlage stellen? Wir haben mit Claus Nielsen, Gründer von HRNeeds Österreich, gesprochen. Das Vergleichs- und Informationsportal unterstützt Unternehmen im DACH-Raum bei der strukturierten, anbieterunabhängigen Auswahl von HR-Lösungen.
Claus Nielsen beobachtet: Viele Unternehmen investieren in HR-Software, ohne die eigenen Ziele klar definiert zu haben. Genau hier entstehen spätere Unzufriedenheit und unnötige Kosten.
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Interview-Partner
Claus Nielsen ist Gründer und Geschäftsführer vom Vergleichsportal HRNeeds das in der DACH-Region tätig ist. Er beschäftigt sich seit vielen Jahren intensiv mit der Frage, wie Unternehmen im HR-Bereich die passende Software finden. Mit dem Vergleichsportal HRNeeds hat er ein Analyse-Tool entwickelt, das Personaler dabei unterstützt, ihre individuellen Anforderungen strukturiert zu erfassen und passende Lösungen zu identifizieren. Auf dieser Basis erhalten Unternehmen in einem persönlichen Beratungsgespräch eine kostenfreie, übersichtliche Auswahl geeigneter Anbieter mit allen relevanten Informationen für eine fundierte Entscheidung.
Interview mit -Claus Nielsen (HRNeeds Österreich)
HR-Software Auswahl in Österreich: Was wirklich zählt
Herr Nielsen, wie wirkt sich die aktuelle wirtschaftliche Lage auf den HR-Markt in Österreich aus?
Österreich befindet sich seit einiger Zeit in einer Phase verhaltener wirtschaftlicher Entwicklung. Das zeigt sich deutlich am Arbeitsmarkt. Viele Unternehmen agieren bei Neueinstellungen vorsichtiger und prüfen Investitionen sehr genau. Für HR bedeutet das einen klaren Wandel: weg vom rein wachstumsgetriebenen Recruiting, hin zu Effizienz, gezielter Personalplanung und -entwicklung, und einem stärkerem Kostenbewusstsein. HR wird zunehmend zum strategischen Mitgestalter unternehmerischer Entscheidungen.
Sie sagen zum Mitgestalter – haben Sie hier ein konkretes Beispiel?
Ja, die EU-Entgelttransparenzrichtline wird Unternehmen dazu verpflichten, mehr Transparenz, mehr Nachvollziehbarkeit und klare Strukturen und Prozesse in HR zu etablieren. Wir hatten erst kürzlich ein sehr erfolgreiches Webinar für Deutschland und Österreich zum diesem wichtigen und ab Juni 2026 greifenden neuen Gesetz.
HR in Österreich zwischen Kostendruck und Fachkräftemangel
Herr Nielsen, die EU-Entgelttransparenzrichtlinie wird den Kostendruck noch weiter erhöhen. Wie erleben Sie aktuell den HR-Markt in Österreich?
Wir sehen eine klare Verschiebung: HR wird vom Recruiting-Treiber zum wirtschaftlichen Steuerungsinstrument. Unternehmen stellen selektiver ein, Budgets werden genauer geprüft – jede Investition muss sich rechnen.
Trotz Konjunkturflaute bleibt der Fachkräftemangel bestehen – vor allem in IT, Technik, Pflege und Tourismus.
Wer heute nur sucht, verliert. Wer entwickelt, gewinnt. Interne Potenziale systematisch sichtbar zu machen, ist 2026 entscheidender als das nächste Stelleninserat.
HR-Software Vergleich Österreich: Struktur bringt Sicherheit
Wenn Personalisten heute vor der Entscheidung stehen, eine neue HR-Software auszuwählen – welche Vorgehensweise empfehlen Sie?
Die beste HR-Software für ein Unternehmen in Österreich ist nicht jene mit den meisten Funktionen, sondern jene, die zu Prozessen, Unternehmensgröße und rechtlichen Anforderungen passt.
Gerade Themen wie Kollektivverträge, Arbeitszeitgesetz, DSGVO und komplexe Zeitmodelle machen die Auswahl einer Lohnverrechnungs- oder Zeiterfassungssoftware anspruchsvoll. Für Personalplanung und -Entwicklung wiederum greifen anderen Faktoren. Nicht jede Software bildet alles gleich gut ab. Daher lohnt es sich, die richtigen Anbieter zu finden und diese miteinander zu kombinieren.
Laut DIGITAL HR-Report 2024/2025 nutzen 88 Prozent der österreichischen KMUs HR-Software, doch nur sieben Prozent sind wirklich zufrieden. 44 Prozent geben an, dass wichtige Funktionen fehlen. Das zeigt deutlich, dass die Auswahl häufig nicht strukturiert, genug erfolgt.
Quelle: DIGITAL HR-Report 2024/2025 von Pemundo GmbH & Allygatr
Wer HR-Software auswählt, sollte strukturiert vorgehen: Ziele definieren, Anforderungen dokumentieren und Anbieter systematisch vergleichen, dabei unterstützen wir seit Jahren mit großem Erfolg.
HR darf kein reines IT-Projekt sein. Es ist eine unternehmerische Entscheidung und muss genau abgestimmt sein. Mal braucht es verschiedene Systeme, die über Schnittstellen verbunden wie ein einziges System agieren, mal eine Komplettlösung. Unser Anspruch ist nicht, Systeme zu verkaufen – sondern Fehlentscheidungen zu verhindern.
KI in HR-Software: Hype oder strategischer Vorteil
Welche Rolle spielen Ihrer Meinung nach Digitalisierung und KI für HR?
In den kommenden Jahren wird KI integraler Bestandteil vieler HR-Systeme sein. Moderne HR-Software Anbieter integrieren zunehmend KI-Funktionen: von automatisierter Texterstellung im Recruiting bis hin zu Predictive Analytics im Workforce Management. Zukünftig wird KI vor allem Recruiting, Performance-Management und Talentplanung und -entwicklung unterstützen. Abwanderungsrisiken können früher erkannt, interne Wechsel besser geplant und Weiterbildungsbedarfe datenbasiert identifiziert werden. Im Reporting liefert KI Prognosen zu Personalplanung und Kapazitäten – transparent und nachvollziehbar. HR-Systeme entwickeln sich von Dokumentations- zu Entscheidungssystemen. Das ist ein fundamentaler Paradigmenwechsel. Aber ohne saubere Datenbasis bleibt KI nur ein Marketingbegriff.
Heute jedoch wird häufig Automatisierung und KI verwechselt. Automatisierung hilft Prozesse zu vereinfachen, KI ist eine ganz andere Nummer. Nur wenige Anbieter können tatsächlich KI-Lösungen anbieten, aber ich bin sicher das kommt und dann werden wir eine der ersten sein, die darüber berichten und ein Webinar anbieten.
Wie bleibt HRNeeds nah am Marktgeschehen
Wir erleben in Österreich einen dynamischen HR-Markt. Wie bleiben Sie da nah am Markt?
Neben Softwareempfehlungen bieten wir auch Webinare an. Diese praxisorientierten Webinare richten sich an HR-Verantwortliche in Österreich. Sie behandeln Themen wie strukturierte HR-Software-Auswahl, Mitarbeitermotivation, Personalentwicklung und Weiterbildung und aktuelle Entwicklungen wie EU-Entgelttransparenz. Unser Ziel ist es, HR-Teams dabei zu unterstützen, faktenbasierte Entscheidungen zu treffen und langfristig zufriedenstellende Lösungen umzusetzen.
Fazit: HR 2026 braucht Entscheidungsstärke
Was empfehlen Sie zum Abschluss unseren Leserinnen und Lesern?
In wirtschaftlich angespannten Zeiten ist jede Fehlentscheidung doppelt teuer – einmal finanziell und einmal organisatorisch.
2026 ist das Jahr, HR endlich strategisch zu denken und datenbasierte Entscheidungen und digitale Prozesse – ob automatisiert oder KI gestützt – als Wettbewerbsvorteil zu begreifen.
HR darf kein Softwareprojekt sein. Es ist eine unternehmerische Entscheidung.
HR-Software Österreich 2026: Wer jetzt falsch entscheidet, zahlt doppelt
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