HR-Software | User Experience & Alltagstauglichkeit

Wodurch entsteht Akzeptanz für HR-Software bei allen User-Gruppen: HR, Führungskräften und Mitarbeitenden? Welche Faktoren entscheiden darüber, ob HR-Software genutzt oder umgangen wird?

Digitale Lösungen im HR stehen vor einer doppelten Herausforderung: Sie müssen fachlich präzise und gleichzeitig einfach bedienbar sein. Zwischen rechtlicher Komplexität, strategischen Anforderungen und Self-Service-Ansprüchen entsteht ein Spannungsfeld, das moderne Softwarelösungen neu denken müssen.

Dazu lud ich eine Interview-Runde und freue mich auf die Inputs:

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Experten-Interview

Usability im Alltag

Wie sorgen Sie dafür, dass Ihre Software nicht nur fachlich umfassend ist, sondern im HR‑Alltag tatsächlich benutzt wird: von HR‑Mitarbeitenden, Führungskräften und Mitarbeitenden gleichermaßen?

Mag. Thomas Kronsteiner (Abacus Umantis): Die breite Nutzung der Software im HR-Alltag wird in erster Linie durch ihre hohe Benutzerfreundlichkeit sichergestellt. Assistenten unterstützen Mitarbeitende, HR-Verantwortliche und Führungskräfte gezielt in ihren Prozessen. Zudem lassen sich Workflows im Frontend einfach und flexibel mit Formularen, Genehmigungen und Uploads gestalten. Auch die Menüführung kann individuell angepasst werden. Transparente Abläufe sorgen dafür, dass alle Beteiligten jederzeit den Überblick behalten, während ein modernes Farbkonzept die Nutzererfahrung zusätzlich positiv unterstützt. Aufgaben lassen sich insgesamt mit wenigen Klicks effizient erledigen.

Johannes Kreiner (Sage): Wir stellen immer wieder fest, dass unterschiedliche Unternehmensbereiche verschiedene Anforderungen an Software haben. Der HR-Bereich legt Wert auf detaillierte Funktionen und Rechtssicherheit, Führungskräfte benötigen schnelle, klare Lösungen für den Arbeitsalltag, und Mitarbeitende schätzen Einfachheit sowie Transparenz.
Deshalb verfolgen wir einen nutzerzentrierten Ansatz. Die Integration gelingt nur, wenn die Software nahtlos an bestehende Prozesse anknüpft – durch Workflows, Self-Service-Portale, HR-Benachrichtigungen oder flexiblen Zugang via Web und Apps. Zusätzlich braucht es kontinuierliches Lernen sowie zielgruppenspezifische Schulungen für Key-User und Sachbearbeiter.

Welche Maßnahmen ergreifen Sie, um Einführung der Software und Akzeptanz zu fördern?

Martin Sulzbacher (pemundo): Akzeptanz beginnt für uns schon vor der Einführung. Wir nehmen uns viel Zeit, die bestehende HR-Logik und die Prozesse eines Unternehmens zu verstehen und diese sauber im System abzubilden. Dadurch fühlt sich die Software für Anwenderinnen nicht fremd an. Dabei schadet unsere eigene HR-Erfahrung im Team definitiv nicht.
In der Einführung setzen wir auf schlanke Onboarding-Schritte, klare Rollen und eine Oberfläche, die fachlich logisch aufgebaut ist. Schulungen sind praxisnah und rollenbezogen. Ergänzt wird das durch laufenden Support, der nicht nur technisch, sondern auch prozessual denkt. Ziel ist immer, dass Kunden sich schnell sicher im System fühlen.

Mag. Matthias Dietrich (Rexx Systems): Ein zentrales Element um speziell Key-User gut an das System heranzuführen ist unser Kundenforum. Dort bieten wir neben der kontextspezifischen Online-Hilfe, zahlreiche Micro-Learnings, Videos und Webinaraufzeichnungen sowie die Möglichkeit zum Austausch mit anderen Benutzerinnen. Das zweite wesentliches Element ist die Begleitung durch unser Consultant & Customer Success Team, das kundenindividuelle Anforderungen und Erwartungen der Mitarbeitenden gezielt adressieren kann. Dafür nutzen wir klassische Wege wie Schulungen und gemeinsame Workshops aber auch andere Formate wie Roadshows, Parallel Working und Screencasts, um auch die Mitarbeitenden und Führungskräfte optimal abzuholen.

Inspiration zur Weiterentwicklung

Woher stammen die Ideen zur Weiterentwicklung Ihrer Software? Wie gehen Sie konkret vor?

Martina Liebl (ICUnet.Group): Wir bekommen ganz viele Ideen direkt von unseren Kunden und haben bereits zahlreiche Features in Co-Creation mit ihnen umgesetzt. Davon profitieren beide Seiten: Wir können ein neues Feature bauen, welches unser Portfolio erweitert, und die Kundin hat die Möglichkeit, das Endresultat aktiv mitzugestalten.
Zusätzlich beobachten wir kontinuierlich den Markt und relevante Wettbewerber, nicht nur in unserer Nische, sondern im gesamten Technologie- und Softwareumfeld. Ergänzend arbeiten wir mit Universitäten und Forschungseinrichtungen zusammen, etwa mit der Vrije Universität in den Niederlanden, die Prognosen für uns erstellen und uns dabei unterstützen, unsere Roadmap an Kunden- und Marktbedürfnisse anzupassen.
Ein weiterer wichtiger Treiber ist die kritische Auseinandersetzung mit dem eigenen Produkt. Wir stellen uns dabei regelmäßig Fragen wie: Lässt sich das noch einfacher oder nutzerfreundlicher gestalten? Welche Funktionen würden echten Mehrwert schaffen und das Produkt sinnvoll erweitern?

Johannes Kreiner (Sage): Die Ideen zur Weiterentwicklung unserer Software-Lösungen stammen aus verschiedenen Quellen. Ein zentraler Bereich ist dabei natürlich unser Product-Development-Team, das kontinuierlich an Innovationen und Verbesserungen arbeitet.
Ebenso wichtig sind für uns aber auch die Anregungen und Ideen unserer Kunden. Über unser Ideenportal fließen diese direkt in den Entwicklungsprozess mit ein, dort können sie ihre Ideen zu möglichen Produktverbesserungen einreichen und gleichzeitig für Ideen anderer Kundinnen stimmen.
So entsteht ein direkter Dialog zwischen uns und unseren Kunden. Auf diese Weise stellen wir sicher, dass wir die Features und Lösungen entwickeln, die wirklich gebraucht werden und den größten Mehrwert bieten. Dieser partizipative Ansatz hilft uns dabei, die tatsächlichen Bedürfnisse der Nutzer in ihrer tagtäglichen Arbeit nicht aus den Augen zu verlieren.

Franz Hornbacher (Isgus): Die Weiterentwicklung unserer HR-Management-Software basiert auf einer engen und vertrauensvollen Zusammenarbeit mit unseren Anwendern. Durch die aktive Einbindung von Pilotkundinnen und Kooperationspartnern haben wir stets ein offenes Ohr direkt in den HR-Abteilungen, was uns ermöglicht, ein tiefes Verständnis für aktuelle sowie zukünftige Anforderungen, Trends und individuelle Bedürfnisse zu entwickeln. Dieses unmittelbare Feedback schafft die Grundlage, um unsere Lösung praxisnah und innovativ zu gestalten. Darüber hinaus integrieren wir fortlaufend wertvolle Impulse aus dem Vertrieb und vom Markt, die es uns ermöglichen, bestehende Funktionen gezielt zu erweitern, zu verbessern und an neue Herausforderungen anzupassen. So gewährleisten wir, dass ZEUS^® HR-Management nicht nur den heutigen Anforderungen gerecht wird, sondern auch zukunftssicher bleibt – immer nah am Nutzer und am Puls der HR-Welt.

Tüfteleien

Was war ein Thema oder eine Funktion, an der Sie lange tüftelten? Vielleicht auch mit Rückschlägen?

Franz Hornbacher (Isgus): Jedes Projekt durchläuft Höhen und Tiefen, und auch bei der Entwicklung von ZEUS^® HR-Management gab es Herausforderungen, die unser erfahrenes Team vor besondere Aufgaben stellten. Eine der komplexesten Herausforderungen war ganz sicher die Entwicklung unseres integrierten Prozessmanagements. Damit ermöglichen wir unseren Nutzern, unternehmensweite Prozesse intuitiv und ganz ohne Programmierkenntnisse selbst zu definieren und abzubilden. Auf einem virtuellen Whiteboard können Bausteine per Drag-and-Drop platziert, miteinander verknüpft und einzelnen Personen oder Nutzergruppen zugeordnet werden. Die daraus entstehenden Aufgaben werden dann automatisiert angestoßen und weitergeleitet. Gleichzeitig behält die Mitarbeitende, die den Prozess startet, jederzeit den vollen Überblick über den Status sämtlicher Prozessschritte. Ein typisches Beispiel hierfür ist der Onboarding-Prozess, der in jedem Unternehmen so individuell ist wie das Unternehmen selbst. Ein echter Mehrwert im Arbeitsalltag.

Mag. Matthias Dietrich (Rexx Systems): Ein Thema, das uns schon einige Zeit begleitet ist die digitale Unterstützung von OKR – Objective Key Results Prozessen. Hier haben wir nach dem ersten Prototypen festgestellt, dass die Abläufe und Anforderungen in den Unternehmen sehr unterschiedlich sind und teils auch deutlich von OKR Standard abweichen. Wir haben das Konzept daher neu aufgerollt und planen künftig mit dem Modul möglichst flexibel unterschiedliche Varianten von agilen Prozessen zur Zielvereinbarung und Strategieumsetzung in Unternehmen zu unterstützen.

Martin Sulzbacher (pemundo): Ein gutes Beispiel ist unser Stellenplan, der das Rückgrat der gesamten Lösung bildet. Wir haben sehr lange an der sauberen Trennung zwischen Struktur, Position und Mitarbeitenden gearbeitet. Diese Logik klingt auf den ersten Blick einfach, ist in der Praxis aber entscheidend für Datenqualität, Berechtigungen und Reporting.
Gerade weil HR-Daten sensibel sind, wollten wir hier keine Abkürzungen nehmen. Es gab mehrere Iterationen und Diskussionen, bis die Logik wirklich alltagstauglich war. Heute bildet sie die Basis für viele weitere Themen wie Berechtigungen, Grading oder zukünftige Reportings und bestätigt uns rückblickend in diesem Aufwand.

Mag. Thomas Kronsteiner (Abacus Umantis): Ein Thema, an dem wir lange tüftelten, war die Funktion des KI-gestützten Bewerbungsvergleichs. Das Ziel dieser Funktion ist eine automatisierte Analyse von Bewerbungsunterlagen und Abgleich mit dem Stellenprofil. Das Ergebnis ist ein transparenter Matching-Score pro Kandidat sowie eine übersichtliche Darstellung der erfüllten, teilweise erfüllten und nicht erfüllten Anforderungen.
Bei der Entwicklung dieser Funktion galt es mehrere Herausforderungen zu meistern: die automatische Analyse und Strukturierung der Bewerbungsunterlagen, die automatische Auswertung des Stellenprofils inklusive Priorisierung der relevanten Kriterien, das intelligente Matching und die Gegenüberstellung von Anforderungen und Bewerberprofilen sowie eine klare, verständliche und vergleichbare Visualisierung der Ergebnisse.
Nach intensiver Entwicklungsarbeit ist eine leistungsstarke Lösung entstanden, die Recruiting effizienter macht, Entscheidungsprozesse beschleunigt und Recruiting Fachkräften wertvolle Zeit spart. Weniger manuelle Arbeit, mehr Fokus auf die richtigen Talente.

Martina Liebl (ICUnet.Group): Tatsächlich tüfteln wir aktuell an einem Projekt, welches uns noch länger begleiten wird. Wir entwickeln gerade ein KI-gestütztes Self-Service-Modul, mit dessen Hilfe HR-Abteilungen und Mitarbeitende eigenständig Einschätzungen zu Visums- und Compliance-Anforderungen, bspw. für Dienstreisen oder internationale Versetzungen, anfragen können.
Sobald KI und sensible Daten aufeinandertreffen, ist jedoch besonderes Fingerspitzengefühl gefragt. Deshalb legen wir bei der Auswahl der eingesetzten KI-Sprachmodelle (sogenannten LLMs) größten Wert auf Datensicherheit, DSGVO-Konformität, europäische Lösungen und hohe Qualität. Dabei gilt es in ausgiebigen Recherchen, die Angebote am Markt auf diese Aspekte zu prüfen. Unterstützt werden wir dabei von einer lokalen IT-Beratung, mit der wir bereits mehrfach erfolgreich zusammengearbeitet haben.
Nun geht es darum, eine erste Version (einen sogenannten MVP) zu bauen und diesen auf Herz und Nieren zu prüfen. Erst wenn der MVP klare Prognosen mit sehr hoher Treffsicherheit bietet, starten wir die nächste Entwicklungsphase. Dieses Anspruchsniveau gegenüber unseren Kundinnen und unserem Produkt kostet viel Zeit und Engagement – ist für uns aber Voraussetzung für ein verantwortungsvolles Produkt.

Fazit

Moderne HR-Software verbindet Funktionstiefe mit intuitiver Bedienung. Co-Creation, Pilotprojekte und kontinuierliche Optimierung sorgen dafür, dass Lösungen praxisnah bleiben.

So entsteht Technologie, die HR strategisch und im Alltag stärkt und gleichzeitig operative Prozesse spürbar erleichtert.