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Personalcontrolling in österreichischen Gemeinden

Personalcontrolling ist ein Thema von steigender Bedeutung für privatwirtschaftliche Unternehmen weltweit. Wie steht es aber um die Bedeutung  personalwirtschaftlicher Controllingdaten für den öffentlichen Bereich bzw. kommunale Einrichtungen? Dieser Frage geht eine aktuelle Studie nach die in Kooperation mit der Zeitschrift „Kommunal“ durchgeführt wurde. 2.400 österr. Gemeinden waren dabei eingeladen ihren aktuellen Status Quo zum Thema Personalcontrolling anzugeben und die Bedeutung des Themas für die Zukunft einzuschätzen.

Personalcontrolling – was umfasst es?

Ganz allgemein versteht man unter Personalcontrolling die gezielte, auf den Unternehmenserfolg ausgerichtete Planung, Kontrolle und Steuerung von Personalmanagement-Aufgaben (Becker, 2002). Insbesondere sind hier die Ziele der Produktivitätssteigerung sowie die Verringerung der Personal- und -Personalverwaltungskosten zu nennen. Weiteren Nutzen stiftet Personalcontrolling, indem es relevante Informationen als Entscheidungsgrundlage leichter verfügbar macht und damit zu einer Objektivierung von Entscheidungen beitragen kann. Darüber hinaus können durch die verbesserte Planbarkeit personelle Engpässe verhindert und durch die raschere Reaktion auf Fehlentwicklungen möglicherweise Personalfluktuation sowie Abwesenheiten reduziert und die Leistungsmotivation gesteigert werden. Nicht zuletzt wird dadurch die Position der Personalverantwortlichen als strategische Partner innerhalb des Unternehmens gestärkt und deren Erfolge messbar gemacht (vgl. Geuenich, 2009; Gutschelhofer & Sailer, 1998). Ein Großteil der in der Privatwirtschaft tätigen Unternehmen macht Gebrauch von Personalcontrolling. Laut einer Studie unter 900 Personalverantwortlichen und Führungskräften in Österreich und Deutschland verwenden rund 85 % Personalcontrolling-Kennzahlen (Geuenich, 2009).

Personalcontrolling in Kommunen

Doch wie steht es um die Kommunalverwaltung? Wie stehen die Personalverantwortliche in den rund 2400 österreichischen Gemeinden zur Anwendung von Personalcontrolling und wie sehen sie dessen zukünftige Bedeutung? Der KOMMUNAL – Verlag als offizielles Organ des österreichischen Gemeindebundes ging mit Unterstützung der Unternehmensberatung vieconsult diesen Fragen nach. Insgesamt nahmen 531 Personalverantwortliche aus der österreichischen Kommunalverwaltung (zB. Amtsleiter, Bürgermeister) aus ganz Österreich an dieser Befragung teil, die zwischen November und Dezember 2010 als Onlinebefragung durchgeführt wurde.

Insgesamt gaben rund 60 bis 80 % der Befragten an, dass sie in ihrer Gemeinde auf Personalcontrolling-Kennzahlen zugreifen können. Dabei sind es vor allem Kennzahlen aus dem Bereich der Personalverwaltung, die häufig zugänglich sind, wie beispielsweise die durchschnittliche Anzahl der Überstunden, die durchschnittlichen Personalkosten eines Vollzeitmitarbeiters, Fluktuation, Alter der Belegschaft, Dauer der Betriebszugehörigkeit, Anzahl der Krankenstände sowie Anzahl von Vollzeit- und Teilzeitmitarbeitern. Wesentlich weniger verbreitet sind jedoch Kennzahlen aus dem Bereich der Personalentwicklung (z.B. durchschnittliche jährliche Ausbildungskosten bzw. Ausbildungstage, Häufigkeit der Mitarbeitergespräche oder Anzahl der Initiativbewerbungen). Nur 4 % Befragten gaben explizit an, völlig auf die Verwendung von Kennzahlen zu verzichten.

Software im Personalcontrolling

Ein genauerer Blick auf die im Personalmanagement verwendete Software bringt etwas mehr Klarheit: Insgesamt geben 63 % aller Befragten an, dass in ihrer Gemeinde Personalsoftware zum Einsatz kommt. Davon haben zwar 98 % ein Programm zur Lohn- und Gehaltsabrechnung, aber nur rund 30 bis 50 % verwenden beispielsweise auch Software zur Arbeitszeiterfassung, Beantragung und Abrechnung von Urlauben und Dienstreisen sowie zur Planung und Kontrolle der Personalkosten. Der Anteil jener, die auch die Erfassung und Dokumentation von Bewerbungen und Personalakten sowie die Ermittlung des Personalbedarfs und des Weiterbildungsbedarfs software-gestützt erledigen, liegt zum Teil deutlich unter 30 %. Damit zeigt sich, dass die Möglichkeiten des Personalcontrollings in der österreichischen Kommunalverwaltung bei weitem noch nicht voll ausgeschöpft sind.

Steigende Bedeutung des Personalcontrollings

Dabei ist den Befragten die Bedeutung von Personalcontrolling insbesondere in der unmittelbaren Zukunft durchaus bewusst. In einem Zeithorizont von nur 5 Jahren glauben 62 %, dass die Bedeutung in Zukunft sogar noch steigen wird, immerhin 36 Prozent gehen von einer gleichbleibenden Bedeutung aus. Dabei zeichnet sich ein Trend dahingehend ab, dass es gerade die großen Gemeinden sind, die eine zunehmende Bedeutung wahrnehmen, während diese Einschätzung bei den kleinen Gemeinden unter 1000 Einwohnern nicht so deutlich zu finden ist.

Jene, die angeben keine Personal-Kennzahlen zur Bewältigung ihrer Personalmanagementaufgaben zu verwenden, geben als Gründe dafür an, dass keine Notwendigkeit dazu besteht, da die Gemeinde klein ist und nur wenige Mitarbeiter beschäftigt. Andere wiederum nennen die fehlenden zeitlichen oder personellen Ressourcen bzw. mangelndes Hintergrundwissen als Grund dafür.

Doch auch vor den Gemeinden machten die Wirtschaftskrise und die damit verbundene Notwendigkeit von Effizienzsteigerungen und der Identifikation von Einsparungspotentialen nicht halt. Darüber hinaus hat der Nationalrat im November 2010 die Prüfkompetenzen dahingehend ausgeweitet, dass nun auch Gemeinden ab 10.000 Einwohner geprüft werden dürfen statt bisher nur Gemeinden ab 20.000 Einwohnern. Damit sieht sich eine Reihe von Gemeinden mit der erhöhten Notwendigkeit zur Dokumentation ihrer Ausgaben konfrontiert. Bleibt abzuwarten, welche Konsequenzen dies auf die Verbreitung von Personalcontrolling und Personalsoftware in der Kommunalverwaltung hat.


Studienautoren

Die Studie wurde von vieconsult – Vienna Corporate Research and Development GmbH durchgeführt. Medienpartner ist die Zeitschrift Kommunal. Die Studie wurde unterstützt von P&I Software (www.pi-ag.com).

Rückfragen zur Studie beantwortet Ihnen gerne Dr. Silvia Rechberger, silvia.rechberger@vieconsult.at.

Literatur

  • Becker, F. G. (2002). Lexikon des Personalmanagement (2. Auflage). München: dtv Verlag.
  • Die Presse (2009). Rechnungshof darf kleinere Gemeinden prüfen. Die Presse, 17.11.2010.
  • Geuenich, B. (2009). Personalcontrolling auf dem Vormarsch. personal-manager – Zeitschrift für Human Resources, 6, S. 14-17.
  • Gutschelhofer, A. & Sailer, M. (1998). Personalcontrolling: 10 years after. Controller Magazin, 6, 198-193.

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