Wie steht es um Ihre HR-Software? Seit langem in geregelten Bahnen oder immer noch ein schwieriges Thema? Große Konzerne haben es meist gut im Griff. Aber je kleiner das Unternehmen, desto wackeliger wird die IT-Lösung für Human Resources.
SaaS-Lösungen boomen. „Großartig, doch … was ist denn ‚SaaS‘? Wozu alles verkomplizieren … nein, wir bleiben lieber bei unseren Excel-Tabellen.“ Kein Scherz – man glaubt nicht, wie viele Unternehmen sich mit Excel und Konsorten über Wasser halten (auch ich liebe Excel, ich gebe es zu).
- SaaS ist einfach erklärt: Software as a Service wird vom Software-Anbieter zur Verfügung gestellt. Die Software und die Daten liegen beim Anbieter, dieser kümmert sich um Wartung, Sicherheit, etc.
- Alternativ können Sie die Software auf Ihrem Inhouse-Server installieren – die Software gehört Ihrem Unternehmen und auch die Daten verbleiben im Haus.
Um professionell arbeiten zu können, muss auch die Software Hand und Fuß haben. Wenn das durch Excel & Co gegeben ist, dann ist es völlig ausreichend. Für jene, die von ihrer HR-Software mehr erwarten, habe ich Software-Spezialisten zum Interview gebeten und gehe v.a. auf SaaS versus Inhouse-Lösungen ein.
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Interview
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Worin liegen konkret die Vorteile beider Varianten?
Vorteile von SaaS-Lösungen:
Mag. (FH) Wolfgang Rehor (Sage):
- Geringes Investitionsrisiko, da fast keine Kosten für Hardware und Fachpersonal anfallen
- Alle Bereiche rund um die Software (Anschaffung, Wartung, Weiterentwicklung) werden vom Anbieter abgedeckt und verringert die Komplexität beim Kunden
- Freigewordene Kapazitäten erlauben eine Konzentration auf das Kerngeschäft
- Zugriff über das Internet sorgt für hohe Mobilität und Ortsunabhängigkeit
- Leichte Erlernbarkeit, weil Mitarbeiter mit dem Umgang von Webanwendungen vertraut sind
- Kostentransparenz ist gegeben durch z.B. Kostenübersicht pro Mitarbeiter oder pro User
Mag. Matthias Dietrich (rexx systems):
- Entlastung der eigenen IT
- höhere Flexibilität
- leichtere Skalierbarkeit
- einfachere Wartung
- meist geringere Kosten.
Manfred Terzer (Kendox):
- sofort starten – keine Systembeschaffung, keine Einmalkosten
- Testabo und monatlich kündbare Abos, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind
- intuitive Bedienung und modernste Bedieneroberfläche
- komplexe Hardware- und Softwaresysteme nicht selbst verwalten müssen
- sichere Aufbewahrung Ihrer Akten – so sicher wie e-Banking
Vorteile von Inhouse-Lösungen:
Reinhold Immler (JoinVision E-Services):
- Unabhängigkeit vom Anbieter in Sachen Service- und Connection-Verfügbarkeit (mit allen damit verbundenen Nachteilen)
- interner Verbleib der Daten, wobei sich das – durch die so oder so ans Internet angebundenen Infrastrukturen – zumeist relativiert, wenn nicht im Vergleich zu SaaS sogar negativ beeinflußt wird, da der Anbieter von SaaS-Lösungen in aller Regel über eigene Fachkräfte zur Absicherung der Daten verfügt, sofern diese überhaupt persistiert werden.
Manfred Nagl (P&I):
- Vorteil der Inhouse Variante liegt für das eher statische KMU Umfeld – unter der Voraussetzung des Vorhandenseins einer uptodate-IT-Landschaft – im autonomen Zugriff und der internen unternehmensspezifischen Verwaltbarkeit.
Ist SaaS eine langfristige Erfolgsstrategie oder ein vorübergehender Hype?
Manfred Nagl (P&I): Nachdem das Konzept von SaaS nicht ganz taufrisch ist und Vorgenerationen als Hostlösungen bereits wieder abgelöst wurden, gehe ich davon aus, dass eine Gegenbewegung in spätestens 3 – 5 Jahren den IT-Markt wieder ankurbeln wird.
Ist es dem Personalisten (der tagtäglich mit der Software arbeitet) nicht gleichgültig, welche Prozesse im Hintergrund ablaufen (SaaS oder ASP/Inhouse-Lösung)?
Mag. (FH) Wolfgang Rehor (Sage): Ja, sofern das Sicherheitsthema glaubhaft gelöst ist.
Reinhold Immler (JoinVision E-Services): Grundsätzlich sollte es ihm gleichgültig sein. Idealerweise fügt sich eine SaaS-Applikation genauso transparent in den Workflow ein wie eine traditionelle Software-Applikation. Einzig die Internetanbindung kann, wenn unterdimensioniert, störende Latenzen hervorrufen.
Mag. Matthias Dietrich (rexx systems): Unserer Erfahrung nach ist es den meisten Personalisten nicht besonders wichtig, wo der Server läuft. Manchmal gibt es aber klare Vorgaben aus der IT oder den Zugang die eigene IT entlasten zu wollen. Das kann in einigen Fällen auch die Projektlaufzeiten deutlich verkürzen. Denken Sie nur daran, wenn Ihre IT gerade in einem ERP-Projekt steckt und Sie gerne kurzfristig eine Bewerbermanagementsoftware zur leichteren Bewältigung des gesteigerten Recruitingbedarfs (z.B durch einen neuen Standort) einführen wollen. Entscheidend sind für die Nutzer in der Praxis aber eher Bedienerfreundlichkeit, Flexibilität und Verlässlichkeit eines Systems.
Eva Selan: Wichtig ist aus meiner Sicht, dass aus der HR-Abteilung eine klare Stellung bezogen werden kann, wenn es darum geht, die Software zu erweitern oder auf völlig neue Beine zu stellen. Nein, Personalisten müssen keine Software-Spezialisten sein, doch sie sollten kompetent mitreden können. Eine klare Gegenstimme kommt allerdings von Manfred Terzer:
Manfred Terzer (Kendox): Generell darf und sollte es dem Personalisten nicht egal sein, welche Prozesse im Hintergrund laufen, da auch er für die Sicherheit der Personaldaten, die er in welchem System auch immer eingibt, verantwortlich ist. Hier gilt, wer mit Daten zu tun hat, die Aufgrund ihrer Beschaffenheit her als vertrauliche Daten behandelt werden müssen, muss auch sicherstellen, dass die Datensicherheit und der Datenschutz eingehalten werden.
Für mich bleiben ein paar Fragen offen, diese hebe ich mir für das nächste Experten-Interview auf … ich halte Sie auf dem Laufenden!
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Zur Hintergrund-Info: was bieten die einzelnen Software-Dienstleister?
- rexx systems: Wir bieten webbasierte Softwarelösungen für den gesamten HR Bereich mit modernen Benutzeroberflächen und hoher Bedienerfreundlichkeit an. rexx HR bietet Module für Personalmanagement, Zeitwirtschaft, Recruiting und Talentmanagement.
- P&I: Alle unsere Personalmanagementlösungen gibt es als Inhouse und in den unterschiedlichsten Outsourcing Varianten (von MAS bis SaaS)
- Sage: meinPersonal.at ist ein einfaches, praktisches und sicheres Online-Personalbüro speziell für kleine und mittlere Unternehmen
- JoinVision: z. B. CVlizer und JOBolizer sind hochentwickelte Werkzeuge, die unstrukturierte HR-bezogene Dokumente – egal welchen Formats – analysieren und in strukturierte Datensätze umwandeln
- Kendox: Mit diperia hat Kendox eine einfache, sichere, kostengünstige und topmoderne Online-Lösung für Unternehmen geschaffen, mit der digitale Akten und Dokumente in einem sicheren Datenzentrum (Cloud) aufbewahrt und jederzeit und von jedem Ort bearbeitet und abgefragt werden können. Die erste diperia Anwendung, die nun zur Verfügung steht, betrifft die Verwaltung von elektronischen Personalakten „außer Haus an einem sicheren Ort“.
Die Gesprächspartner
 | Mag. Matthias Dietrich rexx systems |
 | Manfred Terzer Kendox AG |
 | Manfred Nagl P&I GmbH |
 | Mag. (FH) Wolfgang Rehor Sage GmbH, Geschäftsbereich HR-Software
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 | Reinhold Immler JoinVision E-Services GmbH |
 | Interview durchgeführt von Mag. Eva Selan, MSc |
