Zeiterfassung | Excel ist immer noch ein beliebtes Zeiterfassungs-Tool

Experten-Interview: Zeiterfassung Excel. Kennen Sie das auch: Zeiterfassung via Excel? Die meisten von uns kennen es aus der Vergangenheit, manche verwenden es aktuell noch. Woran hakt der Umstieg auf eine professionelle Software?

Begegnet Ihnen in manchen Unternehmen immer noch Zeiterfassung via Excel? Woran hakt der Umstieg auf eine professionelle Software?

Zeiterfassung Excel | KMUs & DSGVO

Mag. Gregor Gutzelnig (Workflow EDV): Zeiterfassung auf Basis Excel ist bei KMUs noch immer weit verbreitet, vor allem weil es auf den ersten Blick kostenlos ist. Sollte man kein Excel Know-How im Unternehmen haben, dann wird oft auf Excel kundige Personen zurückgegriffen, die ein komplett angepasstes Excel erstellen. Diese Excel Dateien sind dann zumeist schulungsintensiv und bei gesetzlichen Änderungen oder wenn der Excel-Programmierer nicht mehr greifbar ist, stößt man schnell an Grenzen. Ein weiteres arbeitsintensives Thema ist das Zusammenfassen der Daten von vielen Excel-Dateien auf eine, damit Abwesenheitsstatistiken oder andere Kennzahlen berechnet werden können. Wenn man dann per Excel auch noch DSGVO konform Personaldaten bzw. sensible Daten wie Krankenstände verwalten und Löschfristen einhalten möchte, kommt man aus unserer Sicht schnell in einen Graubereich mit Excel-Lösungen. Da rechnet sich ein Einsatz einer professionellen Lösung in kurzer Zeit!

Walzer Florian (rexx systems): Sie werden es vielleicht nicht glauben, aber es begegnet uns sehr regelmäßig, dass uns Unternehmen auf die Frage „wie arbeiten Sie aktuell?“ hinter „vorgehaltener Hand“ antworten, dafür Excel und Outlook einzusetzen. Diese Aussage ist den Leuten oft unangenehm. Tatsächlich ist es gerade KMUs weit verbreitet, nicht nur Zeiterfassung, sondern oftmals auch Bewerbermanagement und das Personalmanagement entsprechend abzuwickeln. Nicht nur aufgrund rechtlicher Anforderungen (DSGVO) begeben sich Unternehmen da auf dünnes Eis. Vor allem die Effizienzsteigerungen innerhalb der HR-Abteilung und nicht zuletzt im Unternehmen sprechen dafür, auf eine professionelle Lösung umzusteigen.

Zeiterfassung Excel | an der Tagesordnung

Patrick Attanasio (Infoniqa): Oh ja, man würde kaum glauben, wie innovative Unternehmen ausgerechnet bei der Zeiterfassung vermeintlich sparen. Der Umstieg wird oft hinausgezögert, weil man das Gewohnte ungern loslassen möchte oder weil man befürchtet, dass zusätzliche Arbeit bei der Systemeinführung entstehen könnte. Außerdem ist ein typisches Argument, dass es bisher „ja auch ohne ging“. Aber was für eine große Fehlerquelle und damit was für ein heftiger Zeitfresser sich hinter excelbasierter Zeiterfassung verbirgt, wird Unternehmen erst klar, wenn sie einmal mit einem professionellen Zeiterfassungssystem gearbeitet haben. Auch der Punkt mit der vermeintlich aufwändigen Systemeinführung wird arg schwarzgemalt. Dass dem gar nicht so ist, können viele Unternehmen bestätigen, die – auch während des Jahres – innerhalb von max. 10 Arbeitstagen umgestiegen sind.

Zeiterfassung Excel | Fehler-Potenzial

Reza Madjidi (kiwiHR): Das Erfassen von Arbeitszeiten mit Hilfe von Excel-Listen ist meiner Meinung nach noch immer viel zu weit verbreitet. Natürlich können Unternehmen eine Excel-Vorlage erstellen, die anhand von Formeln gewünschte Ergebnisse erzielt, jedoch ist das Fehlerpotential hoch.
Was einige Unternehmen davon abhält zu digitalen Lösungen zu greifen ist die Angst vor dem Unbekannten bzw. Veränderungen. Zum einen fürchten Verantwortliche, dass die (eigenen) technischen Kenntnisse für die Verwendung von Software nicht ausreichen. Zum anderen unterschätzen einige Unternehmen möglicherweise die Chancen die Softwarelösungen bieten. Viel zu häufig höre ich den Satz, dass die selbsterstellten Excel-Listen ja seit Jahren gute Dienste erweisen und alles gut funktioniert. Aber in den meisten Fällen müssen Informationen aus mehreren Quellen mühsam zusammengeführt werden um brauchbare Auswertungen zu bekommen. Dieser Zeitaufwand entfällt beim Software-Einsatz.
Dieses Problem belegen Studien, die zeigen, dass eine Digitalisierung im HR-Bereich bei fast 80% der Unternehmen kein Bestandteil Ihrer Strategie ist.

Johannes Kreiner (Sage): Die manuelle Erfassung von Arbeitszeiten und die anschließende händische Übertragung der Daten in ein Programm zur Erstellung der Lohn- und Gehaltszettel ist in einigen Unternehmen nach wie vor gängige Praxis. Die Fehleranfälligkeit liegt dabei auf der Hand: Wenn Zahlen per Hand von einem System in ein anderes übertragen werden, kommt es unweigerlich zu Zahlendrehern, Abschreibfehlern und Verwechslungen. Derartige Fehlerquellen können mit IT-gestützter Arbeitszeiterfassung leicht vermieden werden. Der Grund, weshalb viele Unternehmen den Umstieg auf derartige Systeme scheuen liegt darin, dass ihre Implementierung oft neue interne Prozesse beim Anwender erfordert: Zuständigkeiten müssen neu definiert und Mitarbeiter auf die Bedienung der neuen Software geschult werden – um nur zwei Beispiele zu nennen. Diesen Aufwand scheuen viele Unternehmen. Aufgabe von Anbietern entsprechender Lösungen ist es deshalb auch, Vorbehalte demgegenüber abzubauen und die Modernisierung von Betrieben durch gezielte Aufklärung über Implementierungsmöglichkeiten und fachgerechte Information zu passenden Lösungen selbst ein Stück weit voranzutreiben.

Fazit

Der Tenor scheint relativ einstimmig Zeiterfassung via Excel ist oft gewohnt, eingefahren, bekannt. Der Umstieg bedeutet – notgedrungen – das Gegenteil. Doch wer den Umstieg gewagt hat, wünscht sich nicht mehr den Ursprungs-Zustand zurück. Bye Bye, Excel!

Die Gesprächspartner

Zeiterfassung | Excel ist immer noch ein beliebtes Zeiterfassungs-Tool