Online Dienstplan, Schichtplaner, Stempeluhr | Arbeitszeit & neue / veraltete Mess-Methoden

Experten-Interview: Online Dienstplan, Schichtplaner, Stempeluhr Arbeitszeit. Selbst – oder grade – in Zeiten flexibler Arbeitszeiten, ist die Zeitaufzeichnung essenziell. Was früher meist Stempeluhren erledigten, übernehmen heute Software-Lösungen. Wie schafft man den Umstieg von althergebrachten Methoden zum Online Dienstplan und Schichtplaner?

Wie steht es – Ihrer Erfahrung nach – um die klassische Stempeluhr? In welchen Unternehmen kommt sie noch zum Einsatz?

Michael Kral (ATOSS Software): Mit der Stempeluhr meinen Sie wohl die klassischen Zeiterfassungsterminals, die sehr oft mit Zutrittssystemen verbunden sind. Zeiterfassung kann heute über viele moderne Werkzeuge erfolgen – je nach Anforderung. Das „elektronische Stempeln“ ist beispielsweise per Telefon, Smartphone, Notebook, Internet, Kassensystem, Software- oder Hardware-Terminal möglich. Oder automatisch beim Tür öffnen. Wichtig ist, dass Zeiten und Tätigkeiten da erfasst werden, wo sie anfallen. Das reduziert den Administrationsaufwand und hilft, Fehler zu vermeiden. Verteilte Standorte und Filialnetzbetriebe werden auf diese Weise zu einer integrierten Einheit.

Reza Madjidi (kiwiHR): Die klassische Stempeluhr findet meiner Meinung nach noch stark im produzierenden Gewerbe ihren Einsatz, z.B. in Fertigungshallen. Grundsätzlich vertrete ich jedoch die Meinung, dass die klassische Stempeluhr seine besten Zeiten längst hinter sich hat. Aus meiner Sicht können selbst in Produktionshallen moderne Arbeitszeiterfassung-Softwares die Stechuhr ablösen.

Mag. Gregor Gutzelnig (Workflow EDV): Stempeluhren im eigentlichen Sinn, wurden durch moderne Zeiterfassungsterminals ersetzt. Das Zeiterfassungsterminal dient neben der Erfassung der Zeitbuchung, oft auch zur Information bzgl. Zeitsalden und Resturlaubstagen. Im Idealfall kommen Zeiterfassungsterminal und der elektronische Zutritt aus einer Hand. Dadurch kann man zB mit einem Schlüsselanhänger oder einer Scheckkarte die Türe öffnen und sich in der Zeiterfassung einbuchen.
Zeiterfassungsterminals werden in Österreich von unterschiedlichsten Unternehmen gerne verwendet, da die Zeitbuchung unkompliziert und schnell erfolgt und man zB nicht bis zum Arbeitsplatz gehen muss, um dort dann sich in der Zeiterfassung einzubuchen. In unserem Kundenkreis gibt es hier vom 7 Mann Unternehmen bis zum Großkonzern mit mehreren tausend Mitarbeitern Kunden, die nicht auf die moderne Variante der „klassischen Stempeluhr“ verzichten möchten.
Außerdem gibt es in vielen Betrieben z.B. im Industriebereich Mitarbeitergruppen die keinen Zugang zu einem PC oder Laptop haben und durch ein Zeiterfassungsterminal somit optimal eingebunden werden können.

Patrick Attanasio (Infoniqa): Sobald die Entscheidung getroffen ist, können es die Unternehmen meist kaum erwarten, schnellstmöglich von den ganzen Vorteilen zu profitieren. Schichtpläne und Dienstpläne ändern sich ja nicht durch die Neueinführung einer Softwarelösung. Nur die bereits vorhandenen Daten müssen einmalig im System angelegt werden. Je nach Komplexität und Unternehmensgröße kann die Einführung sehr zeitnah stattfinden, und das parallel zum laufenden Betrieb. Eine interne Schulung bezüglich der Nutzung ist ratsam und wichtig, doch auch hier hält sich der Zeitaufwand absolut in Grenzen. Nach meiner Erfahrung ist dafür dann die Begeisterung enorm, wie einfach und hilfreich Softwareunterstützung rund um Dienstpläne und Schichtpläne ist.

Wie geht es Unternehmen bei der Einführung von Online Dienstplan und Schichtplaner?

Walzer Florian (rexx systems): Die Einführung von Online-Dienstplan oder -Schichtplan stellt für Unternehmen eine Veränderung dar. Bisher täglich Gelebtes wird verändert und da gehen Menschen oftmals ganz automatisch in eine gewisse Abwehrhaltung. Insbesondere deshalb, da sich oftmals nicht einschätzen können, was danach kommt, wie es dann sein wird und daher das Risiko scheuen. Nach der Einführungsphase beginnen die Leute, neu erreichte Services und Funktionen zu schätzen und zu verstehen, wie wichtig der Schritt zur Veränderung war. Ich kenne keine Unternehmen, die diesen Schritt in Richtung Modernisierung bereuen.

Johannes Kreiner (Sage): Unserer Erfahrung nach setzen immer mehr Unternehmen inzwischen auf online-basierte Lösungen in diesem Bereich. Damit können Schichtführer und Teamleiter sowie Mitarbeiter individuelle Verantwortlichkeiten auf direktem und digitalem Weg regeln. Manche Unternehmen jedoch scheuen immer noch den Umstieg auf online Dienstplan und Schichtplaner.  Der Grund liegt darin, dass ihre Implementierung oft neue interne Prozesse erfordert: Zuständigkeiten müssen neu definiert und Mitarbeiter im Blick auf die Bedienung der neuen Software geschult werden – um nur zwei Beispiele zu nennen. Diesen Aufwand scheuen viele Unternehmen. Aufgabe von Anbietern entsprechender Lösungen ist es deshalb auch, Vorbehalte demgegenüber abzubauen. Und weiters die Modernisierung von Betrieben durch gezielte Aufklärung über Implementierungsmöglichkeiten und fachgerechte Information zu passenden Lösungen selbst ein Stück weit mit voranzutreiben.

Michael Kral (ATOSS Software): Nun, man führt eine Software nicht einfach so ein. In der Regel kommen eingeschliffene Arbeitsabläufe, Arbeitszeitmodelle und Planungsmodalitäten im Rahmen eines solchen Projektes auf den Prüfstand. Sie werden optimiert, bevor sie in einer Software abgebildet werden. Wichtig ist in jedem Fall ein professionelles Change Management, das alle Beteiligten in den Prozess der Planung und Umsetzung einbezieht. Der volle Nutzen einer digitalen Einsatz- oder Schichtplanung entfaltet sich dann natürlich erst im Echtbetrieb. Administrative Effekte wie Zeitersparnis und Effizienzsteigerung werden schon in den ersten Tagen nach der Software-Einführung sichtbar. Der strategische Nutzen, zum Beispiel eine höhere Planungsqualität, mehr Transparenz über Qualifikationen oder eine Personalkostenreduktion, wird im längerfristigen Betrieb deutlich. Nämlich dann, wenn die durch die Software gewonnene Transparenz konsequent für das Controlling der Arbeitszeiten, die Optimierung von Arbeitsabläufen und eine bedarfsorientierte Dienstplanung genutzt wird.

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