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Projektmanagement in virtuellen Teams

“If you fail to plan, you are planning to fail!” Benjamin Franklin

 

Projektmanager stehen oft vor mehreren Herausforderungen, dass es oft schwer zu wissen ist, wo man anfangen soll. Der folgende Beitrag diskutiert die wichtigsten Aspekte, wenn es um Projektmanagement von virtuellen Teams geht.

 

  • Welche critical skills muss jeder Projektmanager besitzen, um einen konsistenten Projekterfolg zu sicher?
  • Wie organisiert man einen virtuellen Kick-off für ein Projekt? Was müssen wir beachten?
  • Welche Tools sind unbedingt erforderlich, um ein virtuelles Projektteam gut zu managen?

4 kritische Skills,  die jeder Projektmanager entwickeln sollte

Leadership & Coaching

In den meisten Projekten gibt es gegenseitige Abhängigkeiten zwischen den Teammitgliedern und den einzelnen Sub-Tasks und die Rolle des Projektmanagers besteht darin, Menschen zusammenzubringen und sicherzustellen, dass diese in die richtige Richtung zusammen arbeiten. Oft nimmt der Projektmanager hier die Rolle eines Coaches ein.

Psychologie

Ein sehr gutes Verständnis des Verhaltens der Menschen ist eine wertvolle Fähigkeit für einen Projektmanager. Um eine Gruppe von Menschen zu führen, ist es wichtig, ihre Persönlichkeit gut zu kennen und ihr Verhalten zu verstehen. Ein grundlegendes Verständnis der Psychologie hilft dabei, Teamdynamiken besser zu verstehen und auch die Teambuilding-Prozesse im virtuellen Kontext besser zu begleiten.

Zeitmanagement & Organisation

Die Definition von Zielen, Fristen, das Zuweisen von Aufgaben zu Teammitgliedern und die gemeinsame Koordination aller Aufgaben erfordert starke Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten. Die richtige Software, das richtige Tool kann hier jedenfalls unterstützen, siehe dazu auch die Liste am Anhang von sog. Task-Management/Project Management tools.

Verhandlungsfähigkeiten

Ein Projektmanager kommuniziert und verhandelt sowohl mit den eigenen Teammitgliedern als auch mit externen Mitarbeitern/Stakeholdern. In der Regel haben Menschen, die in einer Projektorganisation arbeiten, in ihrem „Linienjob“ wieder einen anderen Manager. Um all dies zu koordinieren, müssen Sie ein guter Verhandlungsführer sein. Dies gilt es einerseits zu berücksichtigen, aber auch gut die Rahmenbedingung der Projektmitarbeiter zu verhandeln.

Wie organisiert man nun einen virtuellen Kick-off für ein Projekt?

Vorbereitung ist alles

Sie können eine traditionelle Besprechung organisieren, die vorhandenen Informationen präsentieren und die Erwartungen und Arbeitspakete verteilen – das einfach alles im virtuellen Raum. Aber wenn sie ein virtuelles Team haben, wird es dennoch etwas schwieriger. Bereiten Sie das virtuelle Kick-Off mit entsprecheneder Akribie im Voraus mit genug Interaktion, Abstimmungen, Voting, einer klaren Agenda und Zeitslosts, damit ihre Teammitglieder bereits vor dem Meeting wissen, was auf der Agenda ist. Für effektive virtuelle Meetings ein weiterer Beitrag hier „Himmel oder Hölle? Wie kann ich bessere Besprechungen im virtuellen Raum ausführen?

Spaß muss dabei sein

Vergessen Sie nicht auf das Teambuilding im Rahmen des virtuellen Kick-offs. Sie können mit lustigen Ice Breaker beginnen, aber stellen Sie sicher, dass jede Übung/Aktivität/Interaktion einen klaren Mehrwert hat.

Safe Space: Schaffen Sie einen Raum, wo sich alle von Beginn in an sicher fühlen.

Wichtig ist auch über Teamregeln, den Umgang miteinander, Antwortzeiten zu sprechen und dies auch zu verschriftlichen. Besprechen Sie im Team, was Ihre Erwartungen an Ihre Teammitglieder sind: offener und ehrlicher Dialog, respektvoller Umgang mit anderen Teammitgliedern und Inklusion sind hier ganz wesentlich. Auf diese Weise bauen Sie Vertrauen in einem virtuellen Team auf. Lesen Sie dazu mehr hier „Lost in Connection oder nicht? Vertrauen und Zugehörigkeit zu einem virtuellen Team„.

Rahmenbedingungen abstecken

Im Projekt Kick-off ist es von großer Bedeutung die Rahmenbedingungen, Sub-Tasks, Milestones des Projektes für alle Teammitglieder klar aufzuzeigen und auch gut abzustecken. Einerseits ist es wichtig dies alles sehr gut vorzubereiten, aber auch nicht darauf zu vergessen, dass Ihre Teammitglieder wertvolle Inputs zur Optimierung liefern können. Hierfür würde ich jedenfalls Breakoutsessions mit Brainstorming, kritischen Fragestellungen zu den einzelnen Paketen/Timeline vorbereiten. Auch wenn vielleicht beim Kick-Off die Timeline schon steht und nicht mehr verändert werden kann, sehe ich dadurch wo es eventuell Planungsengpässe gibt, welchen ich entgegensteuern kann.

Tools zur Projektorganisation

Ob es nun ein virtuelles oder „traditionelles“ Team ist – ich würde jeder Organisation anraten, sich genau zu überlegen, welche Tools Sie einsetzen wollen. Project Management Tools wie Asana, Trello, Workzone oder Notion sind eine immense Unterstützung wenn richtig eingesetzt und mit anderen Tools effizient kombiniert. Tappen Sie jedoch nicht in die Falle und implementieren Sie zu viele Tools, sodass man nicht mehr weiß wo Informationen sind, wo Nachrichten gesendet worden sind etc…

Einfache Prozesse, klare und präzise Kommunikation sind der Schlüssel zum Erfolg!

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