HR-Software im Umfeld von New Work und Covid

New Work hat uns nun – hinsichtlich Home Office, mehr Eigenverantwortung, höhere Flexibilität auf Arbeitgeber- und Arbeitnehmer-Seite) nun schneller und umfassender erreicht, als wir es vor Kurzem noch für möglich gehalten hatten. Anfang 2020 machten wir uns noch Gedanken über New Work in Zukunft, hatten bereits erste Erfahrungen gemacht. Jetzt, ha, jetzt sind wir mitten drin.

Mit Vertretern der HR-Software-Branche machte ich mir Gedanken hinsichtlich Zukunft von HR in Zusammenhang mit New Work und / oder Covid.

Experten-Interview

Wie verändert New Work die Rolle des HR-Managers?

Reza Madjidi (kiwiHR): Ich denke, dass HR in Zukunft deutlich mehr in strategische Unternehmensentscheidungen mit einbezogen werden muss. Viele Unternehmen unterschätzen, welche Auswirkungen HR-Maßnahmen auf die Employee Experience und den kompletten Employee Lifecycle haben. Vom Bewerbungsprozess bis zum Exit-Interview gibt es zahlreiche Touchpoints, ähnlich wie bei der Customer Journey. Wenn an einem der Punkte ein Fehler passiert, z.B. wird das Gehalt falsch oder zu spät überwiesen, kann das langfristige Konsequenzen für die Beziehung zwischen Mitarbeiter und Unternehmen haben. Eine HR-Software sollte dafür sorgen, dass möglichst viele dieser Punkte für eine gute Erfahrung sorgen, damit der HR Manager genug Zeit hat, sich um diejenigen zu kümmern, die noch verbessert werden müssen. So können langfristig vertrauensvolle Beziehungen und generell eine Arbeitsatmosphäre geschaffen werden, die für beide Seiten positiv ist.

Wie verändert New Work die Art und Weise des Recruitings?

Jürgen Ulbrich (Sprad.io): Ein wichtiger Teilaspekt von New Work sind neue, moderne Ansätze im Recruiting. Schwerpunkt liegt drauf Mitarbeiter zu halten und langfristig glücklich zu machen. Dafür muss man nicht nur beim Recruiting ansetzen, sondern man kann diesen Umstand auch für das Recruiting nutzen. Viele moderne Unternehmen machen es vor: Statt hauptsächlich mit Stellenanzeigen und Werbung Bewerbungen über traditionelle Wege zu generieren, werden die zufriedenen Mitarbeiter zu Botschaftern. Das Stichwort lautet: Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter. Dieser Recruiting-Kanal erlaubt es bessere Talente schneller und günstiger zu finden. Und schlussendlich bleiben empfohlene Mitarbeiter auch noch länger dem Unternehmen erhalten.

Allerdings merken viele Unternehmen mit Einstellungsquoten über Empfehlung von deutlich unter 20-30%, dass zufriedene Mitarbeiter allein nicht ausreichen. Von alleine werden Mitarbeiter nicht regelmäßig die offenen Stellen aufrufen. Auch das Empfehlen manuell per Email oder über lange Formulare nehmen Mitarbeiter nur selten wahr. Lösung stellen digitale Empfehlungsprogramm dar. Moderne, digitale Empfehlungsprogramm (wie zB sprad.io) gehen sogar einen Schritt weiter: Sie nehmen den Mitarbeitern den großen Zeitaufwand ab und schlagen ihnen automatisch die optimal passenden Kandidaten aus Ihrem Netzwerk vor. Und das bei Bedarf auch via Email, sodass kein weiteres Tool genutzt werden muss.

Mitarbeiter außerhalb des Büros darf man hier allerdings nicht vergessen. Diese Zielgruppe erreichen die meisten digitalen Prozesse, wie Email-Updates oder Apps, nicht! Hier sollte man auf passendere Kommunikationskanäle setzen, wie z.B. WhatsApp oder SMS. Digitale Empfehlungsprogramm, wie sprad.io, schaffen es das komplette Empfehlungsprogramm über WhatsApp abzubilden. Sodass auch Mitarbeiter ohne eigener Email-Adresse teilnehmen können.

Solche Maßnahmen erlauben das große ungenutzte Potenzial im Mitarbeiternetzwerk zu nutzen und deutlich mehr qualifizierte Mitarbeiter über interne Empfehlungen einzustellen.

Worin liegt der Mehrwert von mobilen Weiterbildungs-Möglichkeiten?

DI DI Dr. Michael Maurer (eSquirrel): Zum einen ist die Benutzung des eigenen Smartphones angenehmer und jederzeit verfügbar, weil es uns mittlerweile schon überall hin begleitet. Daher haben wir auch dazu eine größere Bindung als zu unserem Arbeitscomputer oder -laptop. Es bietet die Möglichkeit orts- und zeitunabhängig Informationen aufzunehmen. Micro-Learning-Einheiten können somit Wartezeiten oder Busfahrten bereichern.
Die Mobilität gibt und auch die Selbstbestimmheit zurück. Durch die gewonnene Flexibilität können Mitarbeitende sich genau dann weiterbilden, wenn sie selbst am aufnahmefähigsten sind.

Wie wählen Unternehmen die passenden Software-Tools aus?

Mag. Dr. Gerlinde Macho, CMC CSE (MP2 IT-Solutions): Für die Auswahl passender HR-Tools in den Unternehmen spielt die Digital Employee Experience eine große Rolle. Denn wie mit der Tool-Landschaft interagiert und das digitale Arbeitsumfeld erlebt wird, hat erhebliche Auswirkungen auf Produktivität, Motivation und Zufriedenheit am Arbeitsplatz. Das wirkt sich somit auf die Qualität der Produkte und Services und letztlich auf die Kundenzufriedenheit aus. Moderne und sichere Software-Lösungen, die sich nahtlos in die Prozesslandschaft integrieren und zu einem Fortschritt führen, sollten für Unternehmen die erste Wahl sein. Das Sortiment des Toolangebots ist riesengroß, daher bedarf es einer genauen Analyse. Gerade in einzelnen Fachbereichen etablieren sich schnell Insellösungen. Ich als Digitalisierungsberaterin empfehle daher eine interdisziplinäre Zusammenarbeit, um ganzheitliche Lösungsansätze zu schaffen. Eine enge Zusammenarbeit von HR- und IT-Abteilung führt in diesem Bereich zu den besten Ergebnissen, besonders wenn auch das Team miteinbezogen wird.

Welche Lehren lassen sich aus dem Jahr 2020 im Allgemeinen und aus der Corona-Krise im Speziellen für die Zukunft mitnehmen?

Johannes Kreiner (Sage DPW): Eine zentrale Lehre aus dem Jahr 2020 ist ohne Frage: Home Office funktioniert. Hinter diese Erkenntnis wird es auch im kommenden Jahr kein Zurück mehr geben und viele Unternehmen werden ihre Arbeitsprozesse dahingehend dauerhaft anpassen. Mobiles Arbeiten – unabhängig von Zeit und Ort – wird ausgehend davon einer der Megatrends für 2021 werden. Viele Betriebe haben sich bereits in diesem Jahr mit den entsprechenden Lösungen dafür – von Collaboration Tools bis hin zu mobilen Unternehmensanwendungen – vertraut gemacht und werden diese nun dauerhaft beibehalten oder ihre Infrastruktur dahingehend sogar noch weiter ausbauen.

Aus dieser Dynamik des Jahres 2020 heraus ergibt sich eine zentrale strategische Frage, die Verantwortliche in Unternehmen wahrscheinlich nicht nur im kommenden Jahr, sondern auch darüber hinaus beschäftigen wird: Wie wirkt sich all das, was man unter dem Begriff „New Work“ subsumieren kann, auf meine Unternehmenskultur aus? Im Kern geht es dabei unter anderem darum, wie angesichts von Home Office und mobilem Arbeiten eine gemeinsame Corporate Identity aufrecht erhalten und das Zusammengehörigkeitsgefühl unter den Mitarbeitern gestärkt werden kann. Die Antworten der meisten Unternehmen auf die Frage nach der Firmenkultur dürften aus einer Zeit stammen, in der die persönliche Präsenz am Arbeitsplatz noch der Normalfall war, und werden nun durch die Corona-bedingten Veränderungen der Art und Weise wie Menschen leben und arbeiten, grundlegend auf den Prüfstand gestellt.

Mag. Dr. Gerlinde Macho, CMC CSE (MP2 IT-Solutions): Als Unternehmerin weiß ich, dass in Krisenzeiten rasches Handeln gefragt ist. Zudem muss schnell entschieden und informiert werden. Wir bei MP2 IT-Solutions haben nach unserem Credo „IT für Unternehmen. Lösungen für Menschen.“ eine Mitarbeiter-App entwickelt, die den Informationsfluss in den Betrieben vor allem jetzt in der Corona-Zeit transparent gestaltet. Denn gerade jetzt ist wichtig, dass das gesamte Team einfach und schnell informiert werden kann, auch jene Personen, die über keinen digitalen Arbeitsplatz verfügen. Hier ist auf sichere Tools zu setzen, die einfach in der Handhabung, leicht zu warten und responsiv sind. Solche Informations-Apps haben sich in letzter Zeit in der Praxis etabliert, wie auch MPloyee. Die (virtuelle) Zusammenarbeit wird dabei gefördert. Zudem verfügen gute Tools über HR-Module, die das Personalmanagement unterstützen. Medienbrüche werden zudem vermieden. Schließlich ist unbedingt auf DSGVO-konforme Tools zu setzen, die für die betriebliche Kommunikation zugeschnitten sind und die Informationssicherheit wahren.

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