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7+1 Tipps: Kommunikation mit Japanern – wenn’s sein muss auch virtuell

Virtuelle Zusammenarbeit mit Japan

Aufgrund des corona-bedingten Einreiseverbots in Japan ist es zurzeit schwierig, die persönliche Beziehung mit japanischen Geschäftspartnern zu pflegen. Es wäre jedoch für das Business wichtig. Einige Tipps für die virtuelle Kommunikation und Kooperation mit Japanern und Japanerinnen.

Autorin: Ulrike Fröhlich

Seit über zwei Jahren hat Japan seine Grenzen für ausländische Besucherinnen geschlossen, um sich und seine Bevölkerung vor dem Corona-Virus zu schützen. Deshalb ist es aktuell für Unternehmen in der DACH-Region, die mit japanischen Unternehmen Geschäfte machen (möchten), schwierig, persönliche Kontakte und Beziehungen mit den Entscheidern in ihnen aufzubauen und zu pflegen.

In Japan wird inzwischen zwar kontrovers darüber diskutiert, inwieweit der Einreisestopp zielführend ist, Tatsache ist aber:

  • Zurzeit kann die Kooperation und Kommunikation mit (potenziellen) Geschäftspartnern dort nur virtuell erfolgen und
  • niemand weiß, wie lange diese Situation noch andauert.

Der persönliche Kontakt ist und bleibt das A und O

In Japan sind jedoch der persönliche Kontakt und das wechselseitige Sich-kennenlernen das A und O für erfolgreiche Geschäftsbeziehungen. Bis zum Ausbruch der Corona-Pandemie hieß es sogar: Mit Japanerinnen ist keine Kooperation möglich, ohne dass man sich zuvor kennenlernt und gemeinsam wenigstens mal ein Bier trinkt. Denn in Japan rangiert, wie in vielen asiatischen Staaten, der Aufbau von Vertrauen vor dem eigentlichen Geschäftsanliegen. Oder anders formuliert: Wenn man sich nicht kennt, kann man aus japanischer Warte auch nicht zusammenarbeiten. Dieser notwendige erste Schritt ist jedoch erschwert, wenn man, wie aktuell, nur per Mail und Telefon miteinander kommunizieren kann.

Viele Unternehmen beklagen denn auch, wie schwierig es zurzeit ist, mit japanischen Geschäftspartnern zusammenzuarbeiten. Deshalb hier einige Tipps, wie Sie die virtuelle Kommunikation und Kooperation verbessern können. Dabei lautet die Maxime: Erlaubt ist alles, was dem gegenseitigen Sich-kennenlernen und dem  Vertrauensaufbau und -ausbau dient!

7+1 Tipps für die virtuelle Kommunikation und Kooperation

Tipp 1: Seien Sie zuverlässig.

Wie im Umgang mit hiesigen Geschäftspartnerinnen gilt auch für den Kontakt mit Japanern: Zuverlässigkeit ist der Grundstein für eine vertrauensvolle Geschäftsbeziehung.

Tipp 2: Suchen Sie nach Möglichkeiten, sich virtuell (besser) kennenzulernen.

Schreiben Sie zum Beispiel in E-Mails auch mal etwas Persönliches – z.B. was Sie am Wochenende gemacht haben. Oder etwas über Ihre Familie und Hobbies. Suchen Sie nach Gemeinsamkeiten mit Ihren (potenziellen) Partnern, denn Gemeinsamkeiten verbinden.

Tipp 3: Planen Sie in die Online-Kommunikation Extra-Meetings fürs „Socializing“ ein

Zum Beispiel gemeinsam vorm Monitor „ein Bier oder einen Tee trinken“, „die eigene Region vorstellen“, „über heimische Bräuche/Feste sprechen“. Solche „Socializing Meetings“ sind wahre Booster für jede Geschäftsbeziehung und Sie werden merken: Danach läuft die Kooperation besser. Auch der Umgang mit kritischen Themen wird einfacher. Solche „Socializing Meetings“ sind nicht bei jeder Geschäftsbeziehung möglich. Doch wenn Sie eine Möglichkeit hierzu haben, nutzen Sie diese, um die Beziehung zu verbessern.

Tipp 4: Schicken Sie kleine Geschenke, wie Schokolade oder Kekse nach Japan.

Japan hat eine ausgesprochene Geschenkkultur. Gegenseitige Geschenke zeigen Wertschätzung füreinander und stärken die persönliche Beziehung und somit Geschäftsbeziehung.

Tipp 5: Schalten Sie die Videokamera bei Online-Meetings an.

Auch so lernt man sich kennen. Achten Sie auf die Mimik und Gestik Ihrer japanischen Partnerinnen. Dies hilft Ihnen mittelfristig, Ihr Gegenüber schneller und besser zu verstehen. Eine der häufigsten Herausforderungen für Europäer bei der Kooperation mit Japanerinnen ist: Sie können nur schwer einschätzen, ob ihrem Gegenüber etwas gefällt. Durch ein Studieren der Mimik und Gestik entwickeln Sie ein Gespür dafür.

Tipp 6: Vorsicht bei der E-Mail-Korrespondenz.

Der deutschsprachige Raum ist weltweit dafür bekannt, eine sehr direkte Kommunikation zu präferieren – speziell in E-Mails. In Japan wird jedoch auch im beruflichen Umfeld eher indirekt kommuniziert. Es gibt kein klares „Ja“ und kein eindeutiges „Nein“, sondern viele Zwischentöne, die es richtig zu interpretieren gilt. Gerade bei negativen Botschaften wie „Wir können nicht liefern“, „Der Informationsfluss ist schlecht“ ist es wichtig, diese höflicher und indirekter zu formulieren als in der DACH-Region üblich. Verpacken Sie Ihr Anliegen entsprechend, denn: Mit – aus ihrer Warte – freundlichen Personen arbeiten nicht nur Japaner lieber zusammen als mit schroffen, unfreundlichen Menschen.

Tipp 7: Achten Sie auf die Uhrzeit.

Viele Japaner erachten es als ihre Pflicht, E-Mails gleich zu beantworten. Versenden Sie Ihre E-Mails nach Japan deshalb möglichst vormittags, denn: Ansonsten bearbeiten ihre Partner noch um 22 Uhr japanischer Zeit Ihre Anliegen. Geht das nicht, terminieren Sie Ihre Mails mit dem Autosender so, dass Ihre japanischen Partnerinnen Ihre Nachricht erst am nächsten Tag um 8 Uhr Ortszeit erhalten.

Und noch wichtiger Tipp: Haben Sie Geduld!

Entscheidungen dauern in Japan gefühlt ewig, da vieles im großen Kreis und nur im Konsens entschieden wird. Drängeln Sie deshalb – gerade in dieser ohnehin angespannten Zeit – ihre japanischen Partner bitte nicht. Sonst erzeugen Sie bei ihnen innere Widerständen gegen Sie als Partnerin.

Gast-Autorin

Ulrike Fröhlich ist Inhaberin der Managementberatung Understanding Japan, Weil am Rhein (Internet: www.understanding-japan.de). Die studierte Volkswirtschaftlerin, Soziologin und Japanologin lebte viele Jahre in Japan und arbeitete sieben Jahre für japanische Unternehmen und Behörden. Sie bietet u.a. Japan Business Seminare als Präsenz- und Onlineveranstaltungen an.

Gastautor

Alle Schreiberlinge, die nicht zur Stamm-Autoren-Runde zählen, subsummieren wir unter "Gastautorin". Sie treten manchmal einmalig auf, häufig auch wiederholt.

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