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Praxis-Lupe | Remote Employee Onboarding Prozess als Chance für Unternehmen

Remote Employee Onboarding Prozess

Borisgloger professionals stellte anlässlich der Covid-Zeit das Onboarding auf einen Remote Employee Onboarding Prozess um und behält es auch künftig bei. Anita Hauck (People & Culture Manager bei borisgloger professionals) erzählt in dieser Praxis-Lupe aus der Innensicht, was sie wie weshalb umsetzten und weshalb es eine große Chance für Unternehmen ist. Danke sowohl für die Einblicke als auch die Ausblicke!

INHALT

Interview

Interview-Partnerin: Praxis-Lupe – geniale Chance für Unternehmen

Anita Hauck ist People & Culture Manager bei borisgloger professionals, eine der führenden Managementberatungen sowohl im Bereich des agilen Change-Managements als auch der agilen Produktentwicklung in der DACH-Region. In dieser Funktion steuert sie die HR-Prozesse für den deutschen und österreichischen Standort und setzt dabei auf moderne, agile Personalarbeit. Sie hat sowohl Erfahrung im Konzernumfeld als auch in der Personalberatung, wo sie bei der Besetzung von Führungskräften und Spezialist:innen in den unterschiedlichsten Branchen mitwirkte. 

Anita Hauck, borisgloger, Remote Employee Onboarding Prozess

Wie kam es zum Remote Employee Onboarding Prozess bei borisgloger?

Mit Start der Pandemie haben wir unser klassisches Onboarding, das in der Regel vor Ort stattfand, auf ein „Remote First”-Konzept umgestellt und es seither beibehalten. D.h.: Das Onboarding unserer Mitarbeitenden aus ganz Deutschland und Österreich erfolgt ausschließlich digital.

Wie läuft es bei borisgloger konkret ab?

Während der erste Tag von HR und IT begleitet wird und eine grundlegende Einführung in die Hintergründe und Abläufe des Unternehmens gibt, folgen drei weitere Tage, die kulturell und fachlich einführen. An den fachlichen Onboarding-Tagen erhalten alle neuen Mitarbeitenden ein kombiniertes ScrumMaster- und Product Owner-Training.

Nach Abschluss dieser vier Tage hospitieren die neuen Mitglieder bei ersten Kundenprojekten, immer in engem Austausch mit dem jeweiligen Team. Um die fachliche und persönliche Weiterentwicklung von Anfang an zu fördern, erhält zudem jeder neue Mitarbeitende Zugang zu unserem Mentoring-Programm. In regelmäßigen Abständen tauschen sich die “Newbies” dann mit jemandem aus dem Unternehmen aus, der schon länger zugehörig ist und wertvolles Feedback sowie Tipps geben kann. Auch hier arbeiten wir nach dem “Remote First”-Ansatz.

Welche Vorteile sehen Sie im Remote Employee Onboarding Prozess?

Vor der Pandemie fanden die Onboardings für neue Mitarbeitende aus Österreich und Deutschland nur in Wien statt. Das machte sie kosten-, ressourcen- und zeitintensiv. Sowohl für neue Mitarbeitende als auch für das Backoffice und die Personalabteilung.

Während wir nun digital die Parts sehr genau aufteilen können, waren die Verantwortlichen bei dem Onboarding vor Wien oft intensiver eingebunden. Wir sehen das Remote Onboarding als weitere Chance, unsere Prozesse zu digitalisieren und skalierbar zu machen. Immer mit dem Ziel, Zeit und Kosten einzusparen und (Umwelt-)Ressourcen zu schonen.

Schon im Onboarding kommt zudem unsere Philosophie zum Tragen: Alle bringen sich ein. Dazu gehören die neuen Mitarbeitenden, die Personalabteilung, die Zentralfunktionen wie u.a. IT und Marketing sowie die ScrumMaster unserer Consulting-Teams.

Welche Tools kommen dabei zum Einsatz?

Anfangs haben wir alle Sessions des Onboardings mittels MS Office 365 und Miro umgesetzt. Mittlerweile bilden wir das Pre-Boarding (also die Zeit von der Vertragsunterzeichnung bis zum Start bei uns) und die ersten Tage des Onboardings fast gänzlich über eine externe Onboarding- und Lernapp ab. Weitere Inhalte, z. B. auch digitale Lernstrecken und Teile unseres Mentoring-Programms, sollen künftig ebenfalls über die App abgebildet werden.

Worin lagen oder liegen besondere Hindernisse?

Dadurch, dass der Umstieg abrupt erfolgte, konnten wir uns die Rahmenbedingungen, Zeitpunkt etc. nicht aussuchen. Die Unsicherheit zum Start der Pandemie war auch bei uns im Team groß: Was kommt auf uns zu, was wird sich verändern? Dazu kamen technische Schwierigkeiten und die besondere Emotionalität während des Lockdowns. Hier haben wir uns auf die Bedürfnisse und den Gesprächsbedarf unserer neuen Mitarbeitenden eingestellt und sind vom Rahmenprogramm abgewichen.

Ein Beispiel: Statt die Reisekostenrichtlinie gemeinsam anzusehen, ging es vielmehr darum, darüber zu sprechen, was uns aktuell bewegt. Mittlerweile sind wir versiert im Umgang mit allen Tools und der Ablauf unseres Remote Onboardings ist gesetzt.

Was ist beim Remote Onboarding Prozess erfolgsentscheidend?

Im persönlichen Austausch von Angesicht zu Angesicht entsteht Nähe meist nach kurzer Zeit. Doch es ist möglich, trotz physischer Distanz ein Zusammengehörigkeitsgefühl herzustellen. Das gelingt mit einem menschlichen, nahbaren Zugang, den wir bereits im Bewerbungsprozess zeigen. Wir nehmen uns sehr viel Zeit und lassen viele Überlegungen und Herzblut in unser Onboarding fließen.

Ein weiterer Erfolgsfaktor ist die kooperative und enge, fachbereichsübergreifende Zusammenarbeit unserer Zentralfunktionen (HR, IT, Marketing und Finance). Wir verstehen uns als ein Team und damit als ein „Wir“, das sich gegenseitig unterstützt und wertschätzt. Wir stellen gemeinsam sicher, dass unsere neuen Mitarbeitenden eine reibungslose Onboarding Journey erleben. So sind wir z. B. eng im Austausch mit unserer IT, die verantwortlich dafür ist, die Arbeitsgeräte zu den neuen Mitarbeitenden zu senden. Den Onboarding-Prozess richten wir gemeinsam mit unseren Consulting-Teams immer an den Bedürfnissen der Organisation und der neuen Mitarbeitenden aus und arbeiten iterativ, also schrittweise daran, diesen noch besser zu machen. Dabei setzen wir auf kontinuierliches Feedback und Verbesserungsvorschläge, die wir sehr ernst nehmen und wirklich umsetzen.

Welche zusätzlichen Tipps haben Sie für ein reibungsloses Gelingen?

Neben regelmäßigen Bildschirm- und langen Mittagspausen zum Essen und Spazierengehen, hat es sich für uns bewährt, auf die Bedürfnisse der neuen Mitarbeitenden zu achten und entsprechend zu agieren.

Wir schaffen von Anfang an eine angenehme Atmosphäre und zeigen, wie wir sind: samt Kindern, Haustieren, dem Postboten, der klingelt, und allem Drum und Dran. Damit schaffen wir Vertrauen und geben den neuen Mitarbeitenden sofort das Gefühl, dass wir ihre individuellen Lebenssituationen schätzen und sie bei uns sie selbst sein können.

Wie reagieren die Mitarbeitenden darauf?

Wir bekommen sehr positives Feedback für unser Remote Onboarding. Viele unserer Mitarbeitenden haben bei vorherigen Arbeitgebern leider die Erfahrung gemacht, dass die Technik nicht funktioniert, Zugänge wochenlang nicht aktiviert wurden, Vorgesetzte und Teammitglieder keine Zeit hatten und kaum jemand mitbekommen hat, dass sie gestartet haben. Hohe Ansprüche an uns selbst und unseren Prozess sorgen dafür, dass diese Hygienefaktoren bei uns gegeben sind. Und das überwiegt die nicht vorhandene physische Präsenz. 

Ist eine Weiterentwicklung im Remote Employee Onboarding Prozess geplant?

Unsere sich aktuell in der Testphase befindliche, externe Onboarding-App beinhaltet das Wissen unserer bisherigen Onboarding-Mappe sowie unserer Tools und Prozesse. Damit gehen wir einen nächsten wichtigen Schritt, um den Prozess für unsere stark wachsende Organisation weiter zu skalieren. Zur Mappe gehören zum Beispiel erste To-dos zum Start, die wichtigsten Infos zum Unternehmen in Form von Organigrammen und Videos sowie Guidelines für die technische Einführung.

Die App ist optisch anschaulich gestaltet und wir legen sehr viel Wert auf User Experience. Wissen erarbeiten sich unsere neuen Mitarbeitenden dann kollaborativ und ganz im Sinne von Gamification selbst und spielerisch. Der persönliche Kontakt bleibt über das gemeinsame Starten und Beenden des Tages und dem Reflektieren und Beantworten von Fragen erhalten. Das „betreute Lesen“ weicht damit einer Quelle als “One single point of truth” für die Mitarbeitenden: Sie finden alle wichtigen Infos und Inhalte in der App und bekommen einen spielerischen Zugang zum Unternehmen. Das macht Spaß und sorgt dafür, dass sie sich die Informationen leichter merken und wiederfinden.

Was ist Ihr Zukunftsmodell nach der Pandemie?

Aus unserer Sicht ist ein Remote Onboarding die Antwort auf die Zeichen unserer Zeit und wird so auch langfristig auf Akzeptanz stoßen. Die Vorteile für die Organisation und die neuen Mitarbeitenden überwiegen. Dennoch setzen wir nun wieder stärker auf quartalsweise, physische Zusammentreffen innerhalb der Teams und halbjährliche Zusammentreffen aller Mitarbeitenden sowie ein schönes Sommer- und Weihnachtsfest. Denn der regelmäßige, physische Kontakt kann und sollte aus unserer Sicht keinesfalls komplett ersetzt werden.

Mag. Eva Selan, MSc | HR-Redakteurin aus Leidenschaft

Theoretischer Background: MSc in HRM & OE. Praktischer Background: HR in internationalen Konzernen und KMUs in Österreich und den USA.
Nach der Tätigkeit beim Print-Medium Magazin TRAiNiNG als Chefredakteurin, wechselte sie komplett in die Online-Welt und gründete Ende 2010 das HRweb.

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