ChatGPT und HR | Eine Revolution, die Sie nicht verpassen sollten

Interview

Barbara, ChatGPT ist in aller Munde. Ist die Aufregung berechtigt?

Aus meiner Sicht ja. Wir erleben aktuell den Beginn einer völlig neuen Ära, vergleichbar mit dem Aufkommen des Internets. Was bisher nur Programmierenden mit technischem Know-how vorbehalten war, findet jetzt Einzug in den Arbeitsalltag von vielen. Umso wichtiger ist es aus meiner Sicht, dass HR für diesen Game-Changer gut aufgestellt ist – und sich aktiv neuen Entwicklungen widmet.

Wie reagieren Personalverantwortliche in Österreich auf das Aufkommen von ChatGPT und Co.?

Aktuell noch eher verhalten. Das zeigt eine Studie von PricewaterhouseCoopers Österreich. Zwar erkennen die Personal Manager durchaus das Potenzial der Anwendungen, aber dennoch überwiegen Vorbehalte und Unsicherheiten. Nur 18 % der österreichischen Bevölkerung nutzen das KI-Tool oder haben es bereits genutzt. Allerdings möchte rund ein Viertel ChatGPT schon bald selbst einsetzen – Anlass genug, sich hier rechtzeitig um Weiterbildungsmöglichkeiten für Mitarbeitende zu kümmern.

Wie können Personalverantwortliche und Recruiter selbst Tools wie ChatGPT und Co. in ihrem Berufsalltag einsetzen?

Die Möglichkeiten sind schier unbegrenzt: Neben dem Verarbeiten großer Datenmengen, etwa bei Bewerbungen, kann ich mir von ChatGPT etwa Stellenanzeigen schreiben lassen, Lebensläufe mit Jobanforderungen abgleichen oder Strategien zur besseren Mitarbeiterbindung entwickeln lassen. Wenn man die richtigen Prompts dafür kennt, ist der Umgang mit den KI-Chatbots im Grunde so einfach wie Googeln.

Das ist ein gutes Stichwort: Prompts sind ja nichts anderes als Befehlsaufforderungen an die Künstliche Intelligenz, Aufgaben umzusetzen. Was sollte man dabei beachten?

Mein Tipp: Keep it simple. Fangen Sie mit einem einfachen Befehl an, etwa „Schreibe ein Mail an Kandidierenden XY“. Damit das Ganze persönlicher wird, kann man ChatGPT mithilfe von Plug-ins darum bitten, sich das LinkedIn-Profil des jeweiligen Kandidierenden anzusehen und den Mailtext daraufhin abzustimmen. Einen Schritt weiter gehen kann man, indem man ChatGPT Textteile füttert und es dann bittet, sich dazu eine passende Antwort zu überlegen.

Hast du uns ein paar Beispiele für gute Prompts in der Personalarbeit mitgebracht?

Natürlich! Hier sind drei mögliche Beispiele, wie man sich das Leben als Personalverantwortlicher leichter machen kann:

1. Kompetenzen weiterentwickeln:

„Ich möchte, dass Sie mir bei der Ausarbeitung von Entwicklungsplänen für jemanden in meinem Team helfen. Ich werde Ihnen eine bestimmte Kompetenz nennen, die der Betreffende besser beherrschen sollte, und Sie erstellen eine konkrete Strategie für die Weiterbildung inklusive Zeitplan und mögliche Quellen.“

2. Absagen formulieren:

„Bitte formulieren Sie drei verschiedene Absage-E-Mails an einen Bewerbenden, der sich bei uns beworben hat. Um dafür passende Informationen zu erhalten, fragen Sie mich nacheinander folgende Dinge:

1. Welche Kompetenzen wir bei dem Bewerbenden gesehen haben
2. Was wir an seiner Bewerbung geschätzt haben
3. Über welche Kompetenzen unsere finale Wahl für die Stelle verfügt, die der abgelehnte Kandidierende nicht hat

Bitte formulieren Sie die E-Mails so, dass der Bewerbende das Gefühl hat, dass wir seine Stärken wirklich gesehen haben. Geben Sie auch Tipps, wie sich der Kandidierende weiterbilden kann, damit er jene Kompetenzen erlangt, die unsere finale Wahl bereits hat. Verstanden?“

3. Jobanzeigen checken

„Bitte überprüfen Sie meine Stellenbeschreibung auf problematische Formulierungen, die eine bestimmte Gruppe von Bewerbenden davon abhalten könnte, sich zu bewerben. Markieren Sie die jeweiligen Stellen und machen Sie Vorschläge, wie man es eleganter schreiben könnte.“

Danke für diese Tipps! Du berätst ja Personen und Unternehmen auch beim Verfassen von Texten. Wie kann ChatGPT Fachkräften dabei helfen, bessere Texte zu schreiben?

Auch hier gibt es mannigfaltige Möglichkeiten: Sie können ChatGPT etwa bitten, einen Text von Ihnen gekonnter zu überarbeiten, ihn zu kürzen oder auszuformulieren. Wenn Sie einen komplett neuen Text schreiben, können Sie Prompts auf Basis der FAZIT-Formel schreiben.

Was ist die FAZIT-Formel genau?

Es geht dabei darum, ChatGPT schon ganz zu Beginn klarzumachen, in welchem Format es welchen Inhalt in welchem Tonfall an welchen Adressaten formulieren soll – und mit welchem Ziel. Heruntergebrochen auf die einzelnen Aspekte, lässt sich die Formel so beschreiben:

Format: Welches Format brauchen Sie? Schreiben Sie ein Mail, ein Briefing oder ein Memo? Jede dieser Formen der schriftlichen Kommunikation hat ihre eigenen spezifischen Anforderungen und Merkmale, die es zu beachten gilt. Auch die Länge des Textes können Sie bei ChatGPT vorgeben. Eine konkrete Angabe der Wortanzahl ist dabei besser als unscharfe Begriffe, wie etwa: „Verfasse einen kurzen Text zum Thema XY.“

Adressat: An wen ist der Text gerichtet? Geht es um Kundschaft, Mitarbeitende, Liefernde oder Investierende? Es ist wichtig, bei der Erstellung von Businesstexten immer die Zielgruppe im Auge zu behalten, um sicherzustellen, dass die Informationen und Botschaften passend und verständlich sind und den Bedürfnissen der jeweiligen Zielgruppe entsprechen. Zum Beispiel: „Erklär mir das Thema Künstliche Intelligenz, als wäre ich ein Zehnjähriger.“

Ziel: Business-Texte werden in der Regel mit einem bestimmten Ziel verfasst, etwa um zu informieren, zu überzeugen oder zu verkaufen. Das sollten Sie gleich zu Beginn des Schreibprozesses berücksichtigen und ChatGPT mitteilen. So stellen Sie sicher, dass der Text auf das gewünschte Ziel ausgerichtet ist.

Hast du einen Prompt für ChatGPT für uns als Beispiel?

Natürlich! Geben Sie einfach folgenden Befehl ein: „Ihre Aufgabe ist es, einen vorgegebenen Text so umzuformulieren, dass das Vertrauen der Kundschaft und der Investierenden gestärkt wird und gleichzeitig ein positives Image Ihres Unternehmens nach außen hin entsteht. Ihre Antwort sollte klar, prägnant und ansprechend sein und die wichtigsten Stärken und Werte Ihres Unternehmens hervorheben. Achten Sie auf eine Sprache, die Ehrlichkeit, Transparenz und Integrität vermittelt, und betonen Sie Ihr Engagement, qualitativ hochwertige Produkte oder Dienstleistungen zu liefern. Außerdem sollten Sie alle einzigartigen Merkmale oder Innovationen hervorheben, die Sie von Ihren Mitbewerbenden unterscheiden. Ihre Antwort sollte auf Ihr Zielpublikum zugeschnitten sein und dessen Interessen und Anliegen berücksichtigen. Bitte vermeiden Sie Jargon oder Fachbegriffe, die die Lesenden verwirren oder abschrecken könnten. Und schließlich sollten Sie darauf achten, dass Ihr umformulierter Text mit der Markenidentität und der Kommunikationsstrategie Ihres Unternehmens übereinstimmt.“

Inhalt: Eine klare Struktur und Organisation sind unverzichtbar, um Business-Texte leicht lesbar und verständlich zu machen. Vermitteln Sie die Hauptbotschaft eindeutig und führen Sie den Lesenden durch den Text, indem Sie klare Überschriften, Absätze, Schlüsselwörter, Listen und Diagramme verwenden.

Hast du auch dafür einen Prompt für ChatGPT?

Ja klar! Geben Sie einfach folgenden Befehl ein: „Ihre Aufgabe ist es, einen vorgegebenen Text klar und übersichtlich zu strukturieren. Bitte lesen Sie den Text durch und suchen Sie nach wichtigen Abschnitten oder Ideen, die Sie gruppieren sollten. Verwenden Sie Überschriften, Aufzählungspunkte oder nummerierte Listen, um die Informationen zu strukturieren. Ihre Antwort sollte eine strukturierte Version des Originaltextes enthalten, die leicht zu lesen und zu verstehen ist. Sie können auch zusätzliche Details oder Klarstellungen hinzufügen, um die Lesbarkeit zu verbessern.“

Tonfall: Business-Texte erfordern eine formelle und sachliche Sprache, die gleichzeitig professionell und seriös wirkt. Geschäfts- oder Branchenterminologie sollte korrekt und angemessen verwendet werden, und die richtige Schreibweise und Grammatik sind ebenfalls wichtig.

Vielen Dank für diese Tipps! Was würdest du Menschen raten, die sich näher mit dem Thema auseinandersetzen möchten?

Auf LinkedIn und Twitter finden sich aktuell einige Influencer, die Themen wie Künstliche Intelligenz auf einfache und leicht verständliche Art und Weise herunterbrechen. Auch in Foren wie Reddit und Discord finden sich Interessierte zusammen, um sich fachlich auszutauschen und neue Ideen für Prompts zu besprechen. Mittlerweile gibt es allerdings so viele Fachleute zu dem Thema, dass man leicht den Überblick verliert.

Mein Tipp: Auf www.txtpwr.academy sammle ich die besten Tipps, Tools und Prompts, die ich bei meinen täglichen Recherchen finde, und stelle sie kostenfrei zur Verfügung. Wer als Einzelperson oder als Unternehmen mehr erfahren möchte, nimmt am besten an einem individuelln Coaching rund um ChatGPT und Co. teil – und bringt damit auch das ganze Team in Sachen KI auf den neuesten Stand.