Use-Cases, die wirklich etwas bringen! | KI-Einsatz in Unternehmen

Use Cases

Bitte geben Sie mir Use-Cases, die wirklich etwas bringen!

Hermann Pavelka-Denk (Pavelka-Denk Personalberatung)

Ein besonders erfolgreicher Use-Case ist das automatische Matching von Kandidatenprofilen mit spezifischen Jobanforderungen. Hierbei analysiert die KI die Skills und Erfahrungen von Kandidatinnen und Kandidaten und kombiniert diese mit öffentlich zugänglichen Onlineprofilen wie LinkedIn, um eine passgenaue Empfehlung für eine Position zu erstellen. Das hat den Prozess der Kandidatenansprache erheblich beschleunigt, da wir nun schneller und genauer die richtigen Talente identifizieren können. Zudem setzen wir KI ein, um die Elevator Pitches von Kandidaten zu erstellen – das hilft uns, ihre Stärken klar und überzeugend zu kommunizieren.

Ein weiteres Beispiel ist die Nutzung von KI für hyper-personalisierte Ansprache: Unsere Software erstellt maßgeschneiderte Nachrichten, die auf die spezifischen Bedürfnisse und Interessen der Kandidaten abgestimmt sind, das erhöht die Response-Rate deutlich und macht den gesamten Recruiting-Prozess effektiver.

Johannes Kreiner (Sage)

KI bietet vielfältige Möglichkeiten, die Effizienz und Qualität von HR-Software zu steigern. Hier einige Beispiele:

• Fehlererkennung: In der Personalverrechnung können aus den verschiedensten Gründen Fehler entstehen, wie z.B. manuelle Eingabefehler, veraltete Daten, Inkonsistenzen oder im schlimmsten Fall Betrug. KI erkennt Muster, Anomalien und Abweichungen in den Daten, weist auf mögliche Fehler hin und macht Vorschläge, wie diese Fehler korrigiert werden können. Das hilft, die Genauigkeit und Compliance der Personalverrechnung zu gewährleisten und so Zeit, Geld und Ärger zu sparen.
• KI-gestützte Prognosen: Durch die Analyse historischer und aktueller Daten können Algorithmen zukünftige Entwicklungen wie Mitarbeiterfluktuation, Schulungsbedarf oder Veränderungen im Personalbedarf vorhersagen. Diese Vorhersagen ermöglichen es Unternehmen, frühzeitig Maßnahmen zu ergreifen, Ressourcen effizient zu planen und sich proaktiv auf Marktveränderungen einzustellen. Besonders in dynamischen Branchen bietet diese vorausschauende Planung einen klaren Wettbewerbsvorteil.
• Workforce-Management: KI optimiert die Schichtplanung, indem sie Präferenzen und Verfügbarkeiten der Mitarbeitenden berücksichtigt, und unterstützt das Abwesenheitsmanagement durch die Vorhersage von Fehlzeiten. Historische Daten werden genutzt, um den Personaleinsatz effizient zu planen und Ressourcen bestmöglich zu nutzen.
• Recruiting:  KI kann Mitarbeiterdaten analysieren, um Faktoren zu identifizieren, die zu hoher Leistung beitragen. So lassen sich Muster in Ausbildung, Berufserfahrung oder Soft Skills erkennen, die erfolgreiche Kandidaten auszeichnen. Außerdem kann KI die HR-Teams durch diese Datenanalyse dabei unterstützen, besser geeignete Kandidaten schneller zu identifizieren und die Erfolgsquote bei Neueinstellungen zu erhöhen.
• Mitarbeiterentwicklung: KI hilft, Lernbedarfe zu erkennen, maßgeschneiderte Lernpläne zu erstellen, individuelles Feedback bereitzustellen und den Lernfortschritt zu verfolgen. Unsere HR-Studie fand heraus, dass Weiterbildungsmaßnahmen dadurch um 40 % effizienter genutzt werden. Das trägt dazu bei, dass die Mitarbeitenden ihre Potenziale entfalten, ihre Fähigkeiten verbessern und ihre Karriereziele erreichen.

Katherine Loranger (Safeguard Global)

• Payroll Compliance Automation: KI-gestütztes Monitoring globaler Arbeitsgesetze minimiert Compliance-Risiken in der Lohnverrechnung.
• Attrition Prediction: Auf Basis historischer Daten erkennt KI frühzeitig Mitarbeitende mit Abwanderungsrisiko – so kann HR gezielt gegensteuern.
• Smart Onboarding: Automatisierte KI-Workflows gestalten das Onboarding individuell – abgestimmt auf Rolle, Standort und rechtliche Vorgaben.
• Workforce Planning: KI hilft dabei, Talentmärkte mit hoher Nachfrage zu identifizieren und Einstellungsstandorte nach Kosten und Skill-Verfügbarkeit zu optimieren.

David Schuller (JobCloud HR Tech)

Ein herausragendes Beispiel für unsere Effizienz ist die beeindruckende Zahl von über 100 Millionen Parsings, die wir jährlich durchführen. Unsere Kunden erleben einen enormen Zeitgewinn von bis zu 90%, insbesondere wenn zuvor keine Parsing-Lösung im Einsatz war. Durch die sofortige Verfügbarkeit der extrahierten Daten können Personalverantwortliche fundierte Entscheidungen wesentlich schneller treffen, was zu einer erheblichen Steigerung der Effizienz und einer optimalen Ressourcennutzung führt.

Im Bereich des Programmatic-Recruitings bedienen wir unterschiedliche Kundenbedürfnisse. Einige unserer Kundinnen nutzen die Lösung, um wirklich jeden Cent aus ihrem Budget herauszuholen, während andere den Wert in der umfassenden Übersicht sehen, die unser Dashboard bietet. Diese Übersicht ermöglicht es ihnen, den gesamten Recruiting-Prozess im Blick zu behalten und schnell auf Veränderungen zu reagieren.

Andreas Grohn (rexx systems)

Hier sind drei Praxisbeispiele, die zeigen, wie KI im HR-Alltag echte Mehrwerte schafft:

• Schnelle Unterstützung durch (unser Rai) im Kundenforum: HR-Teams haben häufig ähnliche Fragen zur Software. Statt lange zu suchen oder den Support zu kontaktieren, können sie Rai direkt befragen. Dank der Verknüpfung mit dem gesamten rexx Wissen liefert Rai sofort passende Antworten – inklusive direkter Links zu weiterführenden Inhalten.
• KI-gestützte Erstellung von Stellenanzeigen: Ein Unternehmen schreibt regelmäßig neue Stellen aus. Statt jeden Text manuell zu formulieren, nutzt es die KI-gestützte Generierung von Stellenanzeigen. Sie schlägt Formulierungen vor, die sich mit wenigen Klicks optimieren lassen. So sparen Fachkräfte erheblich Zeit im Recruiting.
• HowTo Bot als interne Wissensdatenbank: In vielen Unternehmen haben Personalfachkräfte immer wieder dieselben Anfragen: „Wie läuft der Onboarding-Prozess ab?“ oder „Wie beantrage ich Homeoffice?“. Mit dem HowTo-Bot kann internes Wissen einfach strukturiert und KI-gestützt bereitgestellt werden, sodass Mitarbeitende sofort Antworten erhalten – ohne Rückfragen oder langwierige Suchen.

Hinada Neiron (aconso)

1/3 der Dokumente werden immer noch per Hand in Personalakten hochgeladen und müssen entsprechend händisch am richtigen Ort abgelegt werden. Genau diese repetitive Arbeit wollten wir durch zahlreiche Automatisierungen optimieren – eine davon ist eine KI-assistierte Ablage. Unser System erkennt dabei, was das Dokument ist und welchem Mitarbeitenden das Dokument zuzuordnen ist. Dabei lernt es laufend dazu, da sich auch Dokumente von Wording, Inhalt und Layout weiterentwickeln sowie sich Ablagestrukturen ändern können.

Ganz klassisch ist die Informationsgewinnung aus unstrukturierten Daten – nichts anderes sind HR-Dokumente – ein Anwendungsfall von KI. Das ist jedoch nichts Neues. Mit ChatGPT, Gemini oder ganz neu DeepSeek wurde es jedoch auch für „Normalos“ möglich, KI zu nutzen, um sehr schnell sehr viele Informationen zu verarbeiten und nutzbar zu machen. Aus diesem Grund arbeiten wir daran, dass aus der simplen Ablage „Personalakte“ ein intelligenter Wissenspool wird, der Entscheidungsprozesse unterstützen kann. So verstecken sich z.B. wertvolle Informationen zu den Qualifikationen von Mitarbeitenden in Personalakten, die aktuell ungenutzt rumliegen. Diese könnten für die prädiktive Personalplanung genutzt werden.

Ganz klassisch wird ChatGPT und Co. für die Generierung von Text verwendet. Aus diesem Grund werden wir in letzter Zeit häufiger gefragt, ob man nicht einfach alle HR-Dokumente damit automatisiert schreiben kann. Genau das ist jedoch bei Dokumenten, die rechtliche Relevanz haben, der falsche Weg – stellen Sie sich vor, wenn jeder Arbeitsvertrag in der Firma anders aussieht und gewisse firmenspezifische Passagen beinhaltet, vielleicht aber auch nicht. Bei KI-generierten Texten kann man sich hier nicht so sicher sein, diese sind schließlich dafür geschaffen, dass sie gut klingen und das tut ein solcher Arbeitsvertrag sicher auch. Aus diesem Grund erstellt man für solche Dokumente Templates mit fest definierten Regeln, damit jedes Dokument auch die genauen rechtlichen Rahmenbedingungen erfüllt und alles Nötige enthalten ist. Genau bei dieser Template-Erstellung, die aktuell noch relativ aufwendig ist, kann jedoch KI unterstützen. KI kann den riesigen Berg an bereits vorhandenen Dokumenten nutzen, um einen ersten Draft der Templates zu generieren und diese dann auch gleich auf die Einhaltung von aktuellen Gesetzen – hier ist jedoch Vorsicht geboten, nicht umsonst hat ChatGPT den Disclaimer „keine Rechtsberatung“ bzw. „Ergebnisse können fehlerhaft sein“ – überprüfen.