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Social Media Richtlinien | Social Media ist nicht „anders“

Ich habe bereits in den letzten Monaten einiges geschrieben, warum Personalabteilungen sich mehr für  den gezielten Einsatz von IT sowie Social Media Richtlinien im Unternehmen interessieren müssen [link, link]. Heute habe ich nun einige konkrete Vorschläge zum Thema Social Media für Sie, die letztlich alle auf der gleichen Erkenntnis beruhen: Kommunikation läuft im Internet nicht besser sondern „nur“ schneller. Sowohl gewollte als auch ungewollte Äußerungen werden im Internet schneller und konsequenter unter die Leute gebracht.

Girl presenting a tablet with colorful social icons and signs

Der wichtigste Aspekt dürfte die Homogenität von Regeln und Strukturen sein. Sie können entweder Social Media Richtlinien entwickeln, die „stand alone“ alle möglichen Themen für die Nutzung des Internets umsetzen – oder aber (das empfehle ich im Verlauf dieses Artikels) sämtliche Verträge, Regeln und Richtlinien Ihres Unternehmens auf das Thema anpassen.

Social Media Richtlinien: same procedure

Als knappe Beispiele: Wenn ein Mitarbeiter sich aufgrund seiner Dienststellung zu bestimmten Themen auf einer Messe nicht äußern darf, dann sollte er es im Internet auch nicht dürfen. Wenn Ihr Unternehmen einen Code of Conduct aufgestellt hat, dann sollten entweder die gleichen Regeln im Rahmen der Social Media Richtlinien gelten – oder aber der Code of Conduct muss das Thema Internet selbst bereits explizit umfassen.

Letzteres führt dazu, dass die Dinge übersichtlich bleiben, leichter einzuhalten sind und vor allem dazu, dass die Dinge alle in die gleiche, gewollte Richtung wirken.

Es gibt keinen Grund, warum Ihre Mitarbeiter in Sozialen Netzwerken andere Aufgaben, Rechte und Pflichten haben sollen, als es in anderen Bereichen der Fall ist. Sorgen Sie deshalb in Arbeitsverträgen und Richtlinien dafür, dass Social Media explizit als eine der Ausdrucksformen von Unternehmen und Mitarbeitern erwähnt wird und klären Sie, dass sämtliche Richtlinien zur Unternehmenskommunikation, zu Compliance-Themen und zum Leitbild etc. auch für die Kommunikation im Internet vorgesehen und anzuwenden sind. Eigentlich nur ein einziger Satz in allem was Sie schon haben:

„Der Inhalt dieser Richtlinie / Arbeitsanweisung / Vertrages gilt auch für die Kommunikation bzw. das Verhalten der Mitarbeiter im Internet – sei es in Foren, Sozialen Netzwerken, in Chats oder auf Mailinglisten.“

Damit sind Sie eigentlich schon fertig

Wenn Sie mit dieser Aussage ein Problem haben, dann liegt das möglicherweise gar nicht an Social Media Themen, sondern daran, dass in Ihrem Unternehmen einige Dinge ohnehin noch unklar bzw. ungeregelt sind. Da hilft dann eine Social Media Richtlinie allein aber auch nicht weiter!

Haben Sie klare Vorstellungen davon, wie Ihre Mitarbeiter Ihr Unternehmen nach außen darstellen sollen? Wissen Ihre Mitarbeiter das? Oder überlassen Sie dieses Thema mehr oder weniger dem Privatleben Ihrer Mitarbeiter – und somit letztlich dem Zufall? Falls das so ist, brauchen Sie vorerst keine Social Media Richtlinien sondern klare Vorstellungen, wie Ihre Mitarbeiter in der Öffentlichkeit mit dem Namen und den Inhalten Ihrer Firma umgehen solen.

Was wissen Sie?

Sie wissen „diffus“, dass Ihre Mitarbeiter definitiv privat im Internet „unterwegs sind“ und dabei ihren Arbeitgeber zumindest nicht generell verheimlichen. Bei genauerem Hinsehen wissen Sie, dass Ihre Mitarbeiter im Internet ein Bild von Ihrem Unternehmen gestalten – bewusst oder unbewusst – aber sie gestalten ein Bild!

Ich möchte diesen Artikel nun aber nicht umfunktionieren und sämtliche Aspekte der Unternehmenskommunikation abklappern. Lesen Sie z.B. zu Themen wie „Leitbild“, „Compliance“, „Code of Conduct“ – und wo auch immer Sie derartige Dinge in Richtlinien oder Verträgen aufschreiben, denken Sie künftig auch an das Internet und denken daran, dass die Gesamtheit Ihrer Regularien letztlich eine komplette Social Media Richtlinie enthält – und enthalten muss.

Mein konkreter Rat sagt also nicht, dass Sie Social Media Richtlinien brauchen – sondern Sie müssen den Social Media Aspekt überall dort unterbringen, wo Sie ohnehin auch heute schon Regeln aufstellen.

Eigentlich wäre hier Schluss!

Wenn das Internet nicht so erbarmungslos schnell wäre (real time online und für immer sichtbar!),
– dann wäre der Artikel hier fast schon fertig. Und wenn das Internet nicht ganz so „anarchistisch“ wäre, dann gäbe es an dieser Stelle sowieso nicht mehr viel zu sagen.

Aber das Internet ist halt mal so wie es ist. Und da es sich jeden Tag verändert, möchte ich meinen konkreten Rat auf zwei Aspekte beschränken, die meines Erachtens generell gültig bleiben werden, und die man an alles !! anlegen sollte, was man im und mit dem Internet tut:

  • Spontanität ist sicher gut für ein lebendiges Internet – aber wie führt man Diskussionen in Social Media so, dass sie nicht ungewollt entgleisen (Shitstorm etc.) oder schlicht in eine falsche Richtung gehen (nicht abgestimmte Meinungsbilder etc.) – ohne gleichzeitig zu langsam oder gar zu träge für dieses attraktive Medium Internet zu werden?
  • Wie erhält man die Internetpräsenz in Social Media für das eigene Unternehmen, wenn die Internetprofile in Sozialen Netzwerken doch gar nicht dem Unternehmen sondern den Mitarbeitern gehören? Noch mal deutlicher: Stell Dir vor, der @pontifex Ratzinger hätte sein Twitter-Passwort nicht herausgegeben, als er abgetreten ist. 

Für HR bedeutet Social Media vor allem eines: Die einzelnen Mitarbeiter sind durch das Internet unabhängiger und somit schlechter lenkbar geworden. Das Internet entzieht z.B. mit seinen z.T. anonymen Accounts die Mitarbeiter dem Zugriff ihrer Arbeitgeber, – wenn ein Mitarbeiter zum Beispiel mit Firmenwissen im Gepäck an Open Source Projekten mitwirkt. Falls das unerwünscht ist (was ja gar nicht der Fall sein muss) und sein Arbeitsvertrag ihm das nicht verbietet, dann nutzt eine Social Media Richtlinie auch nicht recht viel.

Übrigens nur mal so am Rande: Es denkt doch sicher niemand, dass Produkte wie OpenOffice, Mozilla oder Linux von lauter ungeübten Hobbyisten hergestellt werden 😉

Ich habe keine feste Meinung, was die richtige Dosis an Einflußnahme auf das Social Media Verhalten ist und allgemeingültige Antworten auf die beiden genannten Schlüsselfragen kann ich auch nicht geben. Ich kann nur sagen, dass man zu diesen beiden Aspekten ein klares Bewusstsein und einen tauglichen Plan braucht. So ein Plan dürfte je nach Unternehmenskultur und Unternehmensziel sehr unterschiedlich aussehen.

Wenn Sie jedenfalls das Gefühl haben, dass bei Ihnen im Unternehmen zu viele Dinge in Bezug auf Social Media ungeregelt sind (z.B. wer sich in Image-Fragen öffentlich äußern darf), dann liegt das nicht an fehlenden Social Media Richtlinien – sondern daran, dass diese Dinge halt sauber geregelt gehören. Das Internet macht einfach nur schneller und härter die Konsequenzen klar, wenn man in diesem Bereich wichtige Themen ausgelassen hat.

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