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Meeting Policy – nicht nur familienfreundlich, sondern auch gesundheitsfördernd

Familienfreundlichkeit wird häufig mit großen Initiativen, etwa einem Betriebskindergarten oder einer Ferienbetreuung, gleichgesetzt. Aber es gibt auch eine Vielzahl an kleinen Initiativen, die Mitarbeitern mit Betreuungspflichten und außerberuflichen Interessen helfen, ihre Lebenswelten besser vereinbaren zu können. Eine davon ist eine Meeting Policy, die regelt, dass Zusammenkünfte eben nicht an Tagesrandzeiten stattfinden. Aber nicht nur das lässt sich damit erzielen. Ein klarer Umgang mit Meetings kann sogar die Gesundheit und Motivation der Belegschaft erhöhen.

Regeln der Zusammenarbeit für eine bessere Vereinbarkeit

Flexible Arbeitszeiten, die einen maximalen Spielraum zu eigenen Gestaltung ermöglichen, sind eine zentrale Maßnahme für familienfreundliche Arbeitgeber. Allerdings helfen selbst die ausgefeiltesten Arbeitszeitmodelle wenig, wenn die Kultur im Unternehmen nicht mitzieht. Unternehmen, in denen es üblich ist, dass etwa Besprechungen zeitig in der Früh beginnen oder erst am späten Nachmittag enden, benachteiligen damit automatisch Mitarbeiter, die familiären Verpflichtungen nachkommen müssen oder zum Beispiel in Teilzeit arbeiten. Familienfreundlichkeit im Unternehmen benötigt also auch Regeln der Zusammenarbeit. Eine solche Regel ist eine sogenannte Meeting Policy.

Aktive Gesundheitsförderung durch produktivere Meetings

Aber nicht nur der Familienfreundlichkeit ist eine Meeting Policy dienlich. Eine Untersuchung aus dem Jahr 2013, die im Personal Quarterly erschienen ist, hat auch gezeigt, dass überbordernde und vor allem ziellose Meetings sogar krank machen können. Außerdem ist die schlechte Kommunikation, also etwa das dauernde Jammer, Suchen nach Schuldigen, Seitengespräche, Verantwortung abschieben oder Verlieren in Details ein Belastungsfaktor.

Was sollte die Meeting Policy enthalten?

Eine Meeting Policy kann also neben den Zeiten eine Vielzahl an Themen beinhalten, die nicht nur Mitarbeitern mit Betreuungsverpflichtungen entgegen kommen, sondern allen Mitarbeitern. Vor allem jenen, die die ewig andauernden Besprechungen ohne klares Ziel und absehbares Ende satt haben.
Inhalte können zB sein:

  • Jedes Meeting muss eine konkrete Zielsetzung und Agenda haben, die den Teilnehmern rechtzeitig vor Beginn kommuniziert wird
  • Alle Teilnehmenden haben sich auf Basis der Agenda entsprechend vorzubereiten
  • Es ist vor jedem Meeting zu klären, wer teilnehmen muss und wer kann und das den Personen auch klar zu kommunizieren
  • Alle Meetings beginnen pünktlich und enden spätestens zum angegebenen (realistischen) Zeitpunkt
  • Störfaktoren wie Handies, Tablets u.ä. sind während der Dauer des Meetings zu vermeiden.
  • Meetings sollen nicht länger als …. Minuten dauern
  • Meetings sollen außer in absolut notwendigen Ausnahmefällen ausschließlich zwischen 9 und 12 bzw. 13 und 16 Uhr stattfinden.

Es kommt wie immer auf die Kultur an

Ob eine Meeting Policy ihre gewünschte Wirkung entfaltet, hängt wie so oft vor allem an der Kultur und damit nahtlos am Verhalten der Führungskräfte. Dort wo Führungskräfte außerberufliche Interessen und Lebenswelten respektieren und die Einhaltung ernst nehmen, dort kann über eine entsprechende Regelung ein echter Mehrwert generiert werden.

In Österreich etwa setzt IKEA auf eine familienfreundliche Meetingkultur. Das Unternehmen wurde bereits drei Mal mit dem staatlichen Gütezeichen des Audit berufundfamilie ausgezeichnet und hat die Meetingkultur für sich als Maßnahme definiert.

Besonders Unternehmen mit einem hohen Anteil an Teilzeitkräften sollten die Erarbeitung einer Meeting Policy in Erwägung ziehen. Aber auch, wenn Ihnen die „Wir-setzen-uns-wegen-jedem-Schmarrn-zusammen-Haltung“ Ihres Betriebs auf die Nerven geht, ist eine solche dringend anzuraten.

Mag. (FH) Peter Rieder

Mag. (FH) Peter Rieder ist Gründer der Arbeitswelten Consulting sowie geschäftsführender Gesellschafter des Diversity Think Tank Austria und begleitet Unternehmen in den Themen Vereinbarkeit von Beruf und Familie (Audit berufundfamilie), Diversity Management und nachhaltiges Personalmanagement.

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