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Onboarding neuer Mitarbeiter – die Macht des ersten Tages

Das Onboarding neuer Mitarbeiter, insbesondere der erste Tag in einem Unternehmen, sind für diese eine prägende Phase. Der erste Eindruck des neuen Arbeitgebers bleibt oft lange haften. Positive Überraschung oder Enttäuschen – ein jedes Unternehmen hat das erfolgreiche Onboarding neuer Mitarbeiter in der Hand. Aber worauf sollte man achten?

Erinnern Sie sich noch an den 227. Tag in Ihrem derzeitigen Job? Nein? An den 117. Tag in Ihrem Job? Auch nicht? Und erinnern Sie sich an den 1. Tag in Ihrem derzeitigen Job? Vermutlich schon! Denn das ist die Macht und der bleibende Eindruck des ersten Tages bei einem neuen Arbeitgeber.

Der 1. Tag zählt

Obwohl so gut wie jeder der generellen Aussage zustimmen wird, dass die Einarbeitungsphase eine wichtige und prägende Phase für eine neue Arbeitnehmer-Arbeitgeber-Beziehung ist, lässt die Qualität in der Realität oft zu wünschen übrig. Nicht, dass diese fachliche oder juristisch „falsch“ wäre, das meine ich nicht. Aber ich spreche von einem administrativ-langweiligen Einheitsvorgang. Mitarbeiter füllen Formulare aus, erhalten Belehrungen (Compliance, Datenschutz,…) und starren auf leere Mailboxen bzw. Bildschirme.

Die Gefahren werden oft nicht gesehen: Ist der Einstieg in den neuen Job und die Einarbeitung neuer Mitarbeiter nicht gut vorbereitet, kann anfängliche Motivation rasch zur Demotivation umschlagen. Und hinzu kommt, dass neue Mitarbeiter oft mehrere Bewerbungsgespräche geführt haben und vielleicht just in der Probephase, in dieser unsicheren ersten Zeit, weitere Angebote erhalten und ggf. wieder gehen. Frühfluktuation –  fühlt man sich im Unternehmen nicht vom Start weg wohl, lockt ggf. die Konkurrenz und der Ausstieg fällt wieder leicht. Gelingt es einem Unternehmen vom Start weg zu begeistern, gewinnt man nicht nur die körperliche Anwesenheit sondern Herz + Hirn der Neuen!

Die wichtigsten Themen beim Onboarding neuer Mitarbeiter

Man kann sicher darüber streiten was genau die wichtigsten Themen für einen gelungenen Einstiegsprozess und die Einarbeitung neuer Mitarbeiter sind. Hier meine persönlichen Top 5:

1. Das Onboarding beginnt NICHT am ersten Tag

Sie kennen es sicher von vielen Situationen im Leben: Gerade wenn man etwas „kauft“ und dann darauf warten muss, stellen sich oft nach der Kaufentscheidung erste Zweifel ein. Ob man es wirklich braucht. Ob man es nicht woanders billiger hätte kaufen können. Und was einen begeistert sind Bestätigungen der eigenen Kaufentscheidung. Die Neuroforschung sagt uns dies schon seit Jahren. Bei einem neuen Job ist es sicher nicht anders. Oft liegen zwischen Zusage und Eintritt einige Wochen. Wer sagt, dass Sie bis zum ersten Arbeitstag warten müssen, um mit dem Onboarding zu beginnen? Wer sagt, dass Sie erst über Ihr Unternehmen und dessen Kultur sprechen können, wenn der betroffene Mitarbeiter ein Namensschild trägt? Überlegen Sie gezielt wie Sie Mitarbeiter schon vor dem ersten Arbeitstag von Ihrem Unternehmen begeistern und eine „Bestätigung ihrer Kaufentscheidung“ erhalten. Und ein „Wir freuen uns auf Ihren Start in 14 Tagen!“ kann ggf. sogar als simples Email ein Lächeln auf das Gesicht neuer Kollegen zaubern.

2. Rollen Sie den roten Teppich aus

Ein erster Arbeitstag sollte etwas besonderes sein. Inszenieren Sie ihn auch so. Ich spreche nicht gleich davon so extrem zu werden wie vielleicht Zappos, die davon sprechen neue Mitarbeiter als „Rockstars“ zu feiern. Nein. Aber ich rede davon den ersten Tag nicht in Alltäglichkeit untergehen zu lassen. Ein erster Tag braucht Zeit und Aufmerksamkeit. Er braucht Bezugspersonen, nicht Herumsitzen und auf die Decke starren. Ein erster Tag lebt davon Menschen und Unternehmen kennenzulernen, nicht nur Formulare auszufüllen. Eine Mindestanforderung ist, dass ein neuer Mitarbeiter einen eingerichteten Arbeitsplatz vorfindet, und sich nicht die eigenen Arbeitsmaterialien erst mühsam zusammensuchen muss.

3. Unternehmenskultur vor Unternehmensregeln

Natürlich muss ein neuer Mitarbeiter viele Dinge kennenlernen. Aber seien wir uns ehrlich: häufig dominieren zum Start eines neuen Arbeitsverhältnisses Vorträge und Belehrungen zu Vergehen und deren negativen Konsequenzen. Von Compliance bis Datenschutz, von dienstlicher Schweigepflicht bis sexuelle Belästigung. Es ist sicher wichtig einem Mitarbeiter all jenes näher zu bringen, für das er oder sie gekündigt werden kann…..aber bitte nicht gleich am ersten Tag. Die Startphase sollte sich stark mit der Unternehmenskultur befassen, nicht nur Unternehmensregeln. Es sollte eine Expedition in die unbekannte Welt eines neuen Arbeitgebers sein. Unterstützen Sie daher alle Elemente die einem neuen Mitarbeiter helfen in die Kultur ihres neuen Unternehmens zu finden. Buddy- oder Mentoren-Systeme haben sich dabei schon oft als sehr erfolgreich erwiesen.

4. Die Welt mit den Augen des Mitarbeiters sehen

Versuchen Sie den Onboarding Prozess nicht nur aus dem Blickwinkel eines Personalisten oder Juristen zu sehen, sondern aus dem Blickwinkel der neuen Kollegen. Sie haben vermutlich viel Zeit damit verbracht, einen neuen Kollegen zu Rekrutieren. Sie kennen aus Gesprächen, Potenzialanalysen und Assessment Centern sehr genau die Stärken und Schwächen eines Kandidaten. Denken Sie daher darüber nach, was für die neuen Mitarbeiter wirklich wichtig ist und entwickeln Sie eine Lern-Strategie, die zu deren Interessen und Leidenschaften passt.

5. Onboarding ist nicht HR-Aufgabe

Eine gelungene Onboarding-Phase ist keine (oder nicht nur) HR-Aufgabe sondern ganz stark eine lokale (Führungs-)Aufgabe. Es gilt daher den neuen Vorgesetzten und die neuen Kollegen ganz stark in den Prozess einzuspannen. Es soll keine HR-Parallelwelt entstehen, die von Vorträgen, Kamingesprächen und Werbevideos verzerrt ist. Es soll einen realistischen und authentischen Einstieg in die neue Arbeitswelt bieten. Es soll begeistern und produktivieren.

Onboarding neuer Mitarbeiter verbessern

Die ersten Wochen eines neuen Mitarbeiters entscheiden oft über dessen Motivation und Produktivität. Daher lohnt sich ein kritischer Blick auf vorhandene Prozesse in Ihrem Unternehmen. Bei der Planung und Neugestaltung sollten Sie sich unbedingt Feedback von Mitarbeitern einholen, die sich maximal ein halbes Jahr im Unternehmen befinden. Zapfen Sie dieses Wissen an! Schließlich wissen die neuen Kollegen am besten, was Ihnen bei der Eingewöhnung geholfen bzw. gefehlt hat. Durch einen guten Onboarding-Prozess stellen Sie entscheidende Weichen für den Erfolg des neuen Mitarbeiters, der sich positiv an seine ersten Tage in der neuen Firma erinnern wird. Vielleicht ein Leben lang!

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