Zeiterfassungssysteme & Zeiterfassungssoftware | Intelligente Software zur Arbeitszeiterfassung

Experten-Interview: Zeiterfassungssysteme & Zeiterfassungssoftware. In den letzten Interviews hinterfragte ich unterschiedliche Aspekte für Zeiterfassungssysteme. Was mir noch nicht klar ist: welche Zeiterfassungssoftware ist die richtige für mich und welche Zeiterfassungssysteme gibt es am Markt?

Ich frage die Anbieter von Zeiterfassungssoftware direkt, welche Zeiterfassungssysteme sie auf Lager haben und schließe die – für mich viel spannendere – Frage an, was der Markt über die eigene Software hinaus noch zu bieten hat. Für mich insofern spannend, als sie mir zeigt, wer den Markt kennt und wer konkrete Antworten geben möchte. Legen wir los:

Experten-Interview

Welche Zeiterfassungssysteme haben Sie im Programm?

Anm.d.Red: Die zugehörigen Links zu den einzelnen Anbietern & deren Produkten finden Sie unterhalb des Interviews unter „Interview-Partner“

Michael Kral (ATOSS Software): Unsere Lösungen gehen über reine Zeiterfassungssysteme weit hinaus. Wir erfüllen alle Anforderungen an ein zukunftsfähiges Arbeitszeitmanagement – ob Zeiterfassung und Zutrittskontrolle, klassische Zeitwirtschaft, intuitive Self Services, mobile Apps, präzise Personalbedarfsermittlung oder anspruchsvolle Einsatzplanung. In der Cloud und On Premise. Für alle Anforderungen, Unternehmensgrößen und Branchen – und natürlich auch mit Schnittstelle zu SAP SuccessFactors. Wir bieten für alle Unternehmensgrößen von Kleinbetrieb über Mittelstand bis hin zum Großkonzern eine passende Zeiterfassungssoftware an.

Johannes Kreiner (Sage): Die Zeiterfassung ist eines der Kernmodule von Sage DPW, unserer Gesamtlösung für alle Bereiche der Personalarbeit. Anwender, also Mitarbeiter und Führungskräfte gleichermaßen, erhalten damit ein klares Bild von Arbeitszeiten, Urlaubstagen und Überstunden. Sage DPW unterstützt Verantwortliche in vielen Bereichen des Arbeitszeitmanagements. Ob Gleitzeit oder Fixzeit, Vollzeit oder Teilzeit – die Software ist flexibel aufgebaut und kann individuell an die Anforderungen eines Unternehmens angepasst werden.

Das Modul bildet sämtliche gesetzliche Vorgaben sowie Vereinbarungen ab – von Arbeitszeitgesetz und Kollektivvertrag bis hin zu Betriebs- und Sondervereinbarungen. Automatische Berechnungen, beispielsweise von Überstunden und Zuschlägen, sowie umfassende Auswertungen, etwa von Zeitnachweisen und freien Kapazitäten, sind mit der Zeiterfassung von Sage DPW ebenfalls möglich. Mit der Auswertungsfunktion des Moduls ist es auch möglich, Arbeitszeitlimits wie Ruhe- oder Gleitzeiten zu überprüfen. Das erhöht die Sicherheit für Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermaßen. Die Sage DPW Zeiterfassung ist via Touchterminal, Web-Bildschirmterminal oder über das Zusatzmodul Sage DPW mobil auch per Tablet oder Smartphone von unterwegs aus und zu jeder Zeit nutzbar.

Welche noch?

Florian Walzer (rexx systems): Für uns ist die Zeiterfassung nur eine Facette des Personalmanagements. Das bedeutet, dass rexx systems die Zeiterfassung gemeinsam mit dem rexx HR anbietet und damit neue Möglichkeiten zur effizienten Abbildung der Prozesse rund um Arbeitszeiten und Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit oder Bildung abbildet. Bei rexx Zeitwirtschaft handelt es sich um eine mandantenfähige Software, mit der Unternehmen Arbeitszeit- und Abwesenheitsdaten für verschiedene Standorte, Geschäftseinheiten oder Abteilungen zusammenführen oder getrennt halten können – je nach Bedarf und unternehmensinternen Berechtigungen. rexx Zeitwirtschaft ist international verfügbar. Als Teil der rexx HR Software bietet sie national spezifische Regelwerke gemäß lokaler Gesetzgebung und ist in diversen Sprachen verfügbar.

Patrick Attanasio (Infoniqa): Infoniqa ONE Time deckt alle Arten der Zeiterfassung ab: vom einfachen Bildschirmstempeln über das Nutzen von Terminals bis hin zur App für jedes Smartphone. Darüber hinaus kann man mit Infoniqa nicht nur Zeiten erfassen, sondern auch planen und steuern – das reicht von Workforce Management (PEP) über grafische Schichtplaner und Betriebsdaten/Projektzeiterfassung bis hin zu ausgeklügeltem Controlling. Hilfreiche Zusatzmodule wie z. B. die Erfassung von Kantinendaten, Kostenstellen und verschiedene Frühwarnsysteme ergänzen die Basisfunktionen.

Mag. Gregor Gutzelnig (Workflow EDV): Wir bieten für KMUs und moderne Unternehmen unsere Online HR Software “Personalwolke“ an, welche neben einer Projektzeiterfassung, Reisekostenabrechnung und einem Personalmanagment-System inkl. Digitaler Personalakt auch ein Zeiterfassungssystem beinhaltet.
Für Unternehmen mit hohen Anpassungswünschen oder welche die Zeiterfassung im Haus betreiben wollen, besteht die Möglichkeit unser Zeiterfassungssystem Webdesk EWP als klassische Kauf-Software im Haus zu betreiben.

Weitere Erfahrungen?

Reza Madjidi (kiwiHR): Wir selbst nutzen unsere eigene Software kiwiHR zum Erfassen unserer Arbeitszeiten und Überstunden.
Als Unternehmen mit knapp 20 Mitarbeitern haben wir kiwiHR speziell den Bedürfnissen von KMU angepasst und profitieren daher auch selbst von unserer Lösung.
Wir ermöglichen digitale Arbeitszeiterfassung als Teil unserer Web-App. Mitarbeiter können von überall unter Verwendung jeglichen Endgerätes Ihre geleisteten Stunden erfassen und erhalten automatisch einen Überblick über möglicherweise geleistete Überstunden.

Günther Fernbach (Danielle Software & Service): Unsere Zeiterfassung erfolgt über Chatsysteme, die meist mobil betrieben werden. D. h. auf dem Smartphone benötigen Sie eine Chatsoftware wie Telegramm oder Skype, über die Sie Ihre Zeit natürlichsprachig eingeben. „Start“, „Pause“, „Gehe“ ist das Einzige, was Sie dort eintragen müssen. Zusätzlich können Sie die Zeiterfassung auch sprachgesteuert über Google Assistant über Ihr Smartphone oder Alexa erfassen, und haben Ihre Hände dazu frei.

Welche Zeiterfassungssoftware – abgesehen von Ihren Produkten (=NICHT Ihre Produkte) – ist verbreitet & worin liegt der Vorteil der unterschiedlichen Angebote?

Patrick Attanasio (Infoniqa): Ich kenne ATOSS und die Zeiterfassung von Geco-Soft. Beides sind hochwertige Zeitwirtschaftsprodukte, die sich ausschließlich auf die Zeiterfassung konzentrieren. Wichtig ist, den Schwerpunkt der Zeiterfassung zu kennen; nicht jede Zeiterfassung ist auf Schichtpläne und flexible Arbeitszeitmodelle zugeschnitten. Hier empfehle ich nachzufragen, worauf sich die jeweilige Zeiterfassung spezialisiert hat. Wichtig ist auch, das Große und Ganze im Blick zu behalten und zu überlegen, welche weiteren HR-Bereiche für das eigene Unternehmen mittelfristig relevant werden könnten. Denn neben dem reinen Datenaustausch und der Integration in die bestehende IT-Landschaft ist es auch wichtig, wie die an das Zeiterfassungssystem angeschlossene HR-Software gegebenenfalls ausgebaut und funktional an steigende Anforderungen angepasst werden kann. Immer mehr Unternehmen greifen daher zu einer HR-Suite wie Infoniqa ONE, mit der aufgrund des modularen Baukastensystems alle Möglichkeiten offen stehen.

Michael Kral (ATOSS Software): Es gibt natürlich eine breite Palette von Zeiterfassungssoftware auf dem Markt. Unserer Meinung nach ist entscheidend, ob die Software die Funktionen Arbeitszeitmanagement und Personaleinsatzplanung integriert. Denn ein kosten- und mitarbeiterorientierter Personaleinsatz ist nur dann möglich, wenn planungsrelevante Daten wie Zeitsalden, An- und Abwesenheiten, Zuschläge, individuelle Arbeitszeitmodelle, aber auch die Wünsche der Mitarbeiter sofort in Echtzeit zur Verfügung stehen. Genauso wichtig ist es, dass die Software technologisch und funktional State-of-the-Art ist und, im Falle der Expansion, mit dem Unternehmen und dessen Anforderungen wächst. Und ganz wichtig: sie muss zukunftsfähig sein.

Reza Madjidi (kiwiHR): Mittlerweile gibt es auf dem Markt eine ganze Reihe verschiedener Anbieter von Zeiterfassungssoftwares. Es gibt Insellösungen, deren einzige Funktion darin besteht Arbeitszeiten zu erfassen. Ich bin mir sicher, dass viele Lösungen dies auch einwandfrei tun. Wenn man jedoch auf der Suche nach einem Weg ist, das Personalwesen im Ganzen zu verbessern sollte man eine HR Software nutzen, die auch andere Bereiche optimiert.

Die Gesprächspartner

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